Передача личных карточек работников на архивное хранение

Личная карточка – это документ, содержащий персональные данные работника. Согласно требованиям, личная карточка сотрудников организаций всех форм собственности должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Особенности оформления личных карточек

• Формы: существуют две формы личных карточек: форма N Т-2 (для всех сотрудников) и форма N Т-2 ГС(МС) (для государственных служащих).
• Содержание: личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.д.) и заполняется при поступлении его на работу. В течение трудовой деятельности в нее вносятся сведения о назначении на должность, перемещениях, отпусках и увольнении.
• Воинский учет: личные карточки важны для ведения воинского учета, что обуславливает необходимость формирования картотеки. Ведение такой картотеки установлено Инструкцией Генерального штаба Вооруженных Сил РФ (рекомендательный характер) и Положением о воинском учете (Постановление Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719).

Срок хранения и обработка личных карточек

• Срок хранения: личные карточки относятся к делам временного (свыше 10 лет) хранения. Согласно Типовому перечню, их срок хранения составляет 75 лет (отметка ЭПК).
• Обработка: личные карточки подлежат полной обработке: нумерация листов, оформление листа-заверителя, обложки, переплет.

Передача личных карточек на архивное хранение

• Систематизация: личные карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов – по алфавиту фамилий.
• Объем дел: при больших объемах производится деление личных карточек на тома.
• Сдаточная опись: при передаче личных карточек на архивное хранение составляется сдаточная опись, которая присваивается номер, состоящий из порядкового номера подразделения (кадровая служба), аббревиатуры л/с и года увольнения сотрудников.
• Образец описи: опись составляется на весь комплект дел по личному составу за конкретный год, включая приказы, личные дела и другие документы со сроком хранения более 10 лет.

Проблемы при передаче личных карточек

• Отсутствие сведений об увольнении: часто кадровики забывают указывать даты увольнения и основания в личных карточках.
• Недостающие листы: иногда личные карточки не содержат всех страниц. В этом случае возможно как восстановление недостающих листов, так и передача документов по фактическому состоянию.

Примерные образцы сдаточной описи

В статье представлены примеры сдаточной описи:

• Опись для всех личных карточек, уволенных за год: включает информацию о количестве листов и примечания.
• Опись для одной личной карточки: оформляется, если за год уволился только один сотрудник.

Литература

В статье приведен список использованных источников:

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000).
• Положение о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719).
• Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
• Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации.