Печать в кадровых документах: когда нужна и как правильно ее ставить

Статья Романовой Ю.Э. из издания Кадровая служба и управление персоналом предприятия рассматривает вопросы использования печати в кадровых документах. В ней подчеркивается, что не все документы требуют обязательного заверения печатью.

Законодательные требования:

• Общее правило: Законодательство не содержит единого правила, обязывающего все документы скреплять печатью.
• Обязательные случаи: Печать необходима в трудовой книжке и для некоторых организационно-правовых форм юридических лиц (например, для обществ с ограниченной ответственностью, акционерных обществ, государственных и муниципальных унитарных предприятий, некоммерческих организаций).
• Регистрация юридических лиц: Закон о государственной регистрации юридических лиц не обязывает организации иметь печать.

Необходимость печати:

• Косвенное требование: Верховный суд РФ считает наличие печати у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей обязательным для надлежащего оформления документов, в том числе кадровых.
• Открытие расчетного счета: Печать необходима для открытия расчетного счета в банке.
• Удостоверение сделок: Печать необходима для надлежащего оформления сделок.

Реквизиты печати:

• Обязательные реквизиты: Полное фирменное наименование и местонахождение организации.
• Дополнительные реквизиты: Фирменное наименование на других языках, товарный знак, сокращенное наименование.
• Простые печати: Для подразделений организации, например, для отдела кадров, печать должна содержать все реквизиты основной печати.

Печать на документах:

• Трудовой договор: Печать на трудовом договоре не является обязательной, однако ее отсутствие может вызвать вопросы о правомерности документа.
• Приказ о приеме на работу: Печать на приказе не ставится, но на его копии, выдаваемой работнику, печать должна быть проставлена.
• Копии кадровых документов: Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью.
• Трудовая книжка: Печать необходима на титульном листе, при внесении изменений на внутренней стороне обложки и при заверении записей при увольнении.

Как избежать ошибок при проставлении печати:

• Проверяйте соответствие печати наименованию организации.
• Не допускайте перекрытия подписи печатью.
• Обеспечьте четкий и удобочитаемый оттиск печати.

Заключение:

Печать организации является важной частью кадровых документов, особенно при оформлении прав и обязанностей работодателя и работника. Правильное использование печати позволяет избежать проблем с правовым оформлением документов.