Организация работы: как оптимизировать свой день с помощью инструментов

Организация – ключевой элемент продуктивного рабочего места. Ее важность трудно переоценить в любой сфере деятельности. Существуют многочисленные инструменты, которые помогают сотрудникам повысить свою эффективность и научиться управлять временем. Если вы хотите добиться большей продуктивности или научиться грамотно распоряжаться временем, вам стоит познакомиться с некоторыми распространенными организационными инструментами.

В этой статье мы подробно расскажем о том, что такое инструменты организации работы, рассмотрим их преимущества и предоставим список из 78 инструментов, которые вы можете использовать. Также мы дадим вам советы по выбору оптимальных инструментов для себя.

Что такое инструменты организации работы?

Инструменты организации работы – это все, что помогает вам упорядочить пространство, время и задачи, чтобы сделать ваш рабочий день более продуктивным. Это могут быть как физические предметы, такие как планировщики или календари, так и программные платформы.

Эти инструменты позволяют сотрудникам записывать идеи, организовывать свое рабочее пространство, структурировать мысли, сотрудничать с коллегами, устанавливать напоминания и создавать рабочие процессы. Некоторые инструменты могут представлять собой программное обеспечение, которое помогает организовать расписание и эффективно расставлять приоритеты в задачах.

Преимущества инструментов организации работы

Использование инструментов организации работы на рабочем месте может принести следующие преимущества:

• Улучшение сотрудничества: Многие инструменты позволяют сотрудникам более эффективно взаимодействовать в рамках проектов компании. Они способствуют структурированию мыслей и идей, делая их доступными для коллег, что позволяет совместно обсуждать и дополнять идеи.
• Повышение памяти: Организационные инструменты часто служат отличным способом освежить память и не забыть о датах, задачах, сроках и рабочих событиях. Это способствует повышению эффективности и позволяет выполнять несколько задач одновременно.
• Экономия времени: Организационные инструменты помогают четко понимать задачи и знают, где найти необходимые материалы и информацию в нужный момент. Это сокращает время, необходимое для выполнения задач или переключения между проектами.
• Повышение производительности: Организация позволяет справляться с большим количеством задач, сокращая затраты времени и ресурсов и уточняя обязанности. Инструменты организации могут стать мощным инструментом для достижения этих преимуществ в работе.
• Снижение ошибок: Организационные инструменты помогают уточнять и правильно расставлять приоритеты в рабочих задачах. Это сокращает количество ошибок, вызванных неясными инструкциями, сроками и стратегиями коммуникации.

14 инструментов для организации работы, которые стоит попробовать

Существует множество организационных инструментов, поэтому вам, возможно, придется поэкспериментировать, чтобы найти подходящий для себя вариант. Вот список инструментов, которые помогут вам организовать время, пространство и задачи, делая ваш день более продуктивным:

1. Планировщик или календарь: Один из самых простых инструментов – это планировщик или настольный календарь. В календаре вы можете записывать встречи, задачи на день или сроки сдачи проектов. Этот инструмент идеально подходит для тех, кто предпочитает физические напоминания и любит записывать заметки для себя. Вы также можете использовать цветные маркеры, стикеры и штампы для выделения определенных событий.
2. Таймер: Работа короткими интервалами с перерывами между ними способствует повышению производительности. Таймеры являются полезным инструментом для такого режима работы. Существует множество таймеров – от приложений для смартфонов до физических устройств, которые можно поставить на рабочий стол. Для некоторых проверка таймера на телефоне или компьютере может отвлекать, в то время как другие могут оценить возможность настройки звуков на цифровом таймере. Выберите тот метод, который вам больше подходит.
3. Электронные таблицы: При реализации крупных проектов часто бывает полезно разбивать их на более мелкие задачи и отслеживать прогресс в достижении цели. Одним из эффективных способов разделения и контроля работы является использование электронных таблиц. Существует множество приложений и веб-платформ, предлагающих возможности работы с электронными таблицами, так что вы можете протестировать решения и выбрать то, что вам больше подходит. Рассмотрите возможность использования этих приложений для создания визуального представления задач, которое вы можете обновлять по мере выполнения.
4. Напоминания в смартфоне: Смартфоны часто поставляются с множеством инструментов, которые могут помочь в организации работы. Одним из самых распространенных является функция напоминаний, доступная на большинстве телефонов. Эти инструменты позволяют устанавливать напоминания на день, неделю или даже на месяцы вперед.
   Вы можете получать текстовые уведомления или звуковой сигнал на телефон в нужное время или незадолго до него. Это поможет вам не забыть о важных датах и ​​обязательствах, что позволит вам расслабиться и сосредоточиться на других задачах.
5. Настольный органайзер: Организация рабочего пространства может быть очень полезной для минимизации отвлекающих факторов во время работы. Используйте настольный органайзер для канцелярских товаров и письменных принадлежностей или органайзер для проводов, чтобы упорядочить различные кабели и провода в вашем рабочем пространстве. Это поможет вам поддерживать порядок в офисе и легко находить нужные вещи в нужный момент. Для многих людей порядок на рабочем столе способствует упорядочиванию и мыслей.
6. Инструмент для ведения заметок: Инструмент для ведения заметок – еще одно распространенное приложение, поставляемое с большинством смартфонов. Эти приложения позволяют писать напоминания для себя и обращаться к ним позже. Они могут стать отличной альтернативой бумажным планировщикам и блокнотам, если вы предпочитаете цифровые инструменты или хотите сэкономить место в рабочей зоне. Если вы решили использовать инструмент для ведения заметок на работе, рекомендуется упорядочивать записи и удалять их по завершении работы.
7. Список дел: Списки дел – это простой и эффективный способ организовать мысли и задачи, не прибегая к новым технологиям. Перед началом работы каждый день составьте упорядоченный список всех дел, которые вы хотите выполнить, с указанием сроков для каждого из них.
   Это поможет вам оценить свой прогресс в течение дня и убедиться, что вы помните о своих обязанностях. Для составления списка дел можно использовать любой имеющийся у вас блокнот или бумагу, а также писать в текстовом редакторе или приложении для заметок.
8. Календарь совместной работы: Организация собственного времени и обязанностей очень важна, но также важно организовать групповую работу для повышения эффективности сотрудничества. Использование совместного календаря – эффективный способ организовать расписание и задачи с другими сотрудниками.
   Это приложения, которые позволяют создать цифровой календарь и поделиться им с коллегами. Каждый член группы может добавлять или удалять элементы в календарь, например, встречи, сроки и напоминания. Совместные календари гарантируют, что у всех в офисе есть одинаковая информация и понимание своих обязанностей.
9. Виртуальный помощник: Виртуальные помощники – это независимые подрядчики, которых можно нанять для выполнения административных задач. Обычно они работают удаленно и поддерживают связь по телефону, электронной почте и через приложения для обмена сообщениями.
   Они также могут помочь вам управлять расписанием, организовывать встречи и собрания, устанавливать напоминания и общаться с клиентами и другими сотрудниками от вашего имени. Наем виртуального помощника может быть хорошим вариантом, если вы работаете на руководящей должности, имеете дело с клиентами или у вас напряженный график. Это может сократить количество задач, которые вам нужно выполнять самостоятельно.
10. Наушники с шумоподавлением: Некоторые люди могут лучше сосредоточиться на одной задаче, если они ограничивают количество отвлекающих факторов, что может помочь им организовать свой рабочий день. Многие люди используют наушники с шумоподавлением, чтобы воспроизводить фоновый шум или успокаивающую музыку во время работы, заглушая звуки коллег, техники или окружающей среды. Подумайте о создании плейлиста со звуками или музыкой, чтобы помочь вам сконцентрироваться на задаче без перерывов.
11. Система подачи документов: Хотя цифровые файлы часто удобны, некоторые люди лучше работают, когда у них есть бумажные копии важных документов. Если вам нравится видеть и аккуратно раскладывать свои бумаги, подумайте об инвестировании в папки или скоросшиватели и создании продуманной системы для их упорядочения.
    Например, если вы работаете административным помощником, у вас может быть папка с документами для командировочных расходов. Внутри нее вы можете разместить папки для хранения квитанций каждого руководителя отдельно от других, чтобы поддерживать порядок.
12. Повестки дня: Составление расписания рабочих сессий и встреч поможет вам убедиться, что вы успеете сделать все запланированное в отведенное время. Повестки дня похожи на списки дел, но в них обычно указывается, сколько времени может занять каждый пункт и какие темы вы хотите обсудить. Это поможет придать структуру вашим совещаниям, мозговым штурмам и фокус-часам.
13. Электронная почта: При правильном использовании электронная почта может стать мощным организационным инструментом. Подумайте о создании фильтров и папок в вашем почтовом ящике для сортировки сообщений, чтобы быстро найти важную информацию и отфильтровать ненужные сообщения.
    Большинство почтовых сервисов также позволяют помечать сообщения, чтобы напомнить вам о необходимости на них ответить. Использование инструментов, доступных в вашем почтовом ящике, может помочь вам эффективно общаться с членами команды и отслеживать разговоры.
14. Липкие записки: Если визуальные напоминания помогают вам помнить о важности задач, липкие записки могут стать полезным инструментом. Держите под рукой стопку стикеров, которые вы можете разместить на компьютере, столе или в блокноте, чтобы стимулировать себя к выполнению определенных задач.
    Например, если вы получаете электронное письмо непосредственно перед тем, как уйти со своего рабочего места на встречу, вы можете быстро написать записку с напоминанием о необходимости ответить. Поскольку вы уже открыли письмо, оно может затеряться среди остальных в вашем почтовом ящике. Наличие напоминания, ждущего вас, когда вы снова сядете за рабочий стол, поможет вам выполнить задачу перед началом новой деятельности.

Еще 64 инструмента для организации работы

Если вы предпочитаете использовать цифровое приложение, платформу или программу для организации задач, существует множество вариантов. Вот еще 64 инструмента, которые вы можете попробовать, чтобы помочь себе и своей команде организовать работу в цифровом формате:

• Zapier
• Trello
• Basecamp
• Своевременный
• Asana
• TickTick
• Lucidchart
• Понятие
• Воздушный стол
• ClickUp
• Wrike
• Jira
• CintaNotes
• Инфинити
• MindMeister
• Понедельник
• Dropbox
• Evernote
• Backlog
• Конфлюенс
• ProofHub
• TimeCamp
• TeamViewer
• Nifty
• EssentialPIM
• Nimble
• Карманный
• WebWork
• Calendly
• Scoro
• Привычки
• Todoist
• Toggl Track
• Box
• Тайга
• Командная работа
• nTask
• Процесс-стрит
• Pipefy
• Hive
• Слайт
• Сделать
• Франц
• PerfectForm
• Zendesk
• 24me
• ActiveInbox
• Podio
• WeKan
• Agendex
• GoReminders
• Bookafy
• Точка
• Doodle
• Pinterest
• Проект ProProfs
• Рабочая зона
• Zenkit
• Quire
• Sortd
• DoneDone
• Чистая электронная почта
• Nuclino
• ObjectDock

Советы по выбору организационных инструментов

Вот несколько советов, которые помогут вам выбрать правильные организационные инструменты для вашего рабочего места:

• Рассмотрите аналоговые и цифровые технологии: При выборе инструментов важно решить, какие варианты вы предпочитаете – аналоговые или цифровые. Если вы работаете в Интернете и в течение дня используете несколько программных приложений, возможно, вам стоит найти платформу, которая упростит ваш процесс. Другие могут предпочесть использовать бумагу и ручку для составления списков и напоминаний.
• Определите направление: Чтобы найти подходящие организационные инструменты для вашей работы, подумайте, что вас больше всего интересует: управление временем, организация пространства или упорядочивание задач. Определение этого направления поможет вам найти инструменты, которые наилучшим образом соответствуют вашим потребностям.
• Учитывайте цену: Многие организационные инструменты бесплатны и легко доступны, в то время как другие могут требовать либо единовременных инвестиций, либо подписки. Прежде чем выбирать инструменты, подумайте о том, насколько важен инструмент для вашей работы, и определите, какие инвестиции вы готовы сделать.
• Выберите вариант, который подходит для вашей работы: Некоторые инструменты полезны для фрилансеров и удаленных работников, в то время как другие предназначены для совместной работы. Если вы работаете в одиночку, возможно, вам стоит выбрать простое решение. Если вы работаете в команде, ваши инструменты могут требовать больше функций.