Как составить организационную схему малого бизнеса

Организационная диаграмма малого бизнеса помогает сотрудникам понять структуру отчетности и рабочий процесс компании. При наличии сотрудников, за которых нужно отчитываться, даже малому предприятию необходимо иметь метод, позволяющий определить иерархию должностей в компании. Если вы работаете в развивающемся малом бизнесе, вам будет полезно узнать больше об организационных схемах.

В этой статье мы объясним, почему организационная схема для малого бизнеса важна, расскажем, как ее создать, и поделимся примерами, которые можно использовать при ее создании.

Что такое организационная структура?

Организационная или оргсхема - это визуальное представление кадровой структуры предприятия. Сотрудники используют организационную схему как руководство для понимания потоков лидерства и сотрудничества в компании. Предприятия любого размера используют организационную диаграмму, чтобы показать иерархию управления сверху вниз, или они показывают, как команды или отделы взаимосвязаны в организации в более подвижном стиле.

Типы организационных схем

Малые предприятия могут выбирать различные стили организационных схем, чтобы соответствовать своей культуре. Наиболее распространенной формой является пирамида - первый тип организационной схемы, широко используемый в бизнесе. Некоторые компании сейчас предпочитают менее традиционную структуру, которая подчеркивает командную работу и взаимосвязанность отделов. Вот наиболее распространенные формы, которые компании используют для составления организационной схемы:

• Пирамида: В этой традиционной схеме сверху вниз изображен руководитель организации, а по нисходящей - все остальные сотрудники. Организационная диаграмма в виде пирамиды позволяет быстро увидеть поток управления от руководителей высшего и среднего звена до их подчиненных.

• Продуктовая или дивизиональная структура: Эта схема напоминает таблицу с ячейками, соответствующими подразделениям продукции. Графы для подкатегорий образуют колонку под основными подразделениями.

• Матрица: Этот тип оргсхемы функционирует аналогично продуктовой структуре с более сложными колонками и рядами внутри подразделений. Матрица может показать сотрудников, которые подчиняются руководителям различных команд в компании.

• Функциональная: Эта схема сгруппирована по отделам. Он использует стиль пирамиды и далее организует рабочие места по руководителям отделов вплоть до всех сотрудников данного отдела.

• Перевернутая: Перевернутая оргсхема движется из стороны в сторону, при этом руководство движется слева направо, а не сверху вниз. В перевернутой схеме высшее руководство находится внизу, а все остальные сотрудники - наверху.

• Круглый: При таком подходе к оргсхеме от внутреннего круга, где находится самая высокая должность, переходят к кольцам внешних кругов, состоящих из нисходящих должностей. Круглая оргсхема может быть использована для того, чтобы подчеркнуть культуру сотрудничества с многочисленными подразделениями, поддерживающими главную цель бизнеса.

• Холакратия: Холакратия использует круги для представления ежедневных задач, называемых обязанностями, которые далее группируются в роли. В этой модели роли являются гибкими по мере добавления или изменения обязанностей.

Почему для малого бизнеса важно иметь организационную схему?

Организационные диаграммы появились еще в середине 1800-х годов. То, что начиналось как сложный чертеж каждого отдела в железнодорожной системе Нью-Йорка и Эри, сегодня является одним из самых важных справочных документов для бизнеса.

Как только компании начали расширять свою деятельность в рамках современной промышленной системы, руководству и сотрудникам потребовался способ отслеживать многочисленные отношения подчинения и должностные обязанности. Хотя появились новые стили и форматы для представления современных бизнес-моделей, организационная схема по-прежнему используется как крупными, так и малыми компаниями.

Организационная схема может быть использована любым сотрудником или вне компании следующими способами:

• Графическое представление: Сотрудники используют оргсхему для визуализации структуры компании. Организационная схема похожа на карту, которая показывает должностные позиции и помогает прояснить пути руководства.

• Решения высокого уровня: Руководство может использовать организационную схему компании для уточнения должностных обязанностей и анализа того, где создавать новые должности.

• База данных отдела кадров: Отделы кадров отслеживают, кто приходит в компанию и уходит из нее, обновляя оргсхему. Именно Отдел персонала должен помочь сотрудникам разобраться в потоке информации и управлении в компании, содействуя составлению организационной схемы после ее создания.

• Ввод сотрудников в должность: Сотрудники, только что принятые на работу, используют оргсхему для ознакомления с внутренним устройством своей новой компании. Это помогает им понять структуру руководства для своей роли и компании в целом.

• Обеспечение клиентов: Клиенты, имеющие доступ к оргсхеме компании, видят стабильную структуру бизнеса. Это показывает ценность, которую компания привносит в деловые отношения, и успокаивает клиентов.

Как создать организационную диаграмму для малого бизнеса

Чтобы создать организационную схему для своего малого бизнеса, выполните следующие шаги:

1. Решите, какой стиль и формат оргсхемы лучше всего подходит для вашей компании

Подумайте о культуре вашей компании и выберите наиболее эффективный способ визуально представить движение руководства и отделов в вашей организации. Вы можете просто показать иерархию вашего малого бизнеса с помощью традиционной модели пирамиды или подчеркнуть командное мышление с помощью круглой организационной схемы.

2. Найдите подходящие цифровые инструменты для создания проекта вашей организационной структуры

Организационную схему малого бизнеса можно создать в цифровом виде с помощью программного обеспечения или приложений. Большинство программ позволяют легко загрузить фотографию и ввести информацию, чтобы создать профиль для каждого сотрудника. Возможно, ваш бизнес уже владеет лицензией на программное обеспечение, которое поможет вам разработать оргсхему, или вы можете купить программу. Некоторые приложения для создания оргсхем бесплатны, и они могут быть полезны для экспериментов с настройками, которые лучше всего подходят для вашей организации.

3. Введите информацию для заполнения оргсхемы

Определившись с типом диаграммы и выбрав программу, начните создавать записи для каждого сотрудника. Решите, сколько информации вы будете включать. Например, вы можете решить добавить описание должности и несколько контактов для каждого сотрудника. Некоторые компании предпочитают ограничиваться краткой записью с указанием имени, должности и адреса электронной почты каждого сотрудника.

4. Сохраните и поделитесь своей оргсхемой

Когда у вас будет готовый проект, просмотрите схему с другими сотрудниками вашего малого бизнеса. После того как вы убедитесь, что формат и информация соответствуют требованиям вашей организации, сохраните копию в месте, доступном для всех сотрудников. Это может быть общий диск для документов на сервере компании или в Интернете. Убедитесь, что Отдел персонала может вносить изменения в оргсхему по мере необходимости.

Пример организационной схемы для малого бизнеса

Организационная схема должна включать имена и должности всех сотрудников. По желанию вы можете добавить фотографии, контактную информацию и другие детали, относящиеся к каждой должности. Полезно указать хотя бы адрес электронной почты компании.

Вот как имена и должности должны быть расположены в традиционной структуре пирамиды, где каждый лидер начинает новый уровень иерархии:

Генеральный директор: Билл Брафф

Главный операционный директор: Иоланда Пауэлл - Финансовый директор: Санджай Агарвал

Менеджер по продажам: Салли Брайт - Координатор по продажам: Джошуа Риверс - Торговый представитель: Майкл Корбин - Торговый представитель: Дори Чемберс

Офис-менеджер: Дженна МакАлистер - Офисный ассистент: Брейден Тирелл - Секретарь: Ребекка Мосс

Менеджер по маркетингу: Сильвестр Парк - Координатор по маркетингу: Эндрю Миллер - Руководитель отдела контента: Ханна Фрост - Графический дизайнер: Джина Вудс

Менеджер по персоналу: Тоби Мэлоун