Как сообщить клиентам, что вы уходите с работы (с примером)

Если вы решили уйти с должности, связанной с клиентами, очень важно сообщить об этом своим клиентам. Понимание того, как правильно информировать клиентов о том, что вы переходите на другую работу, поможет облегчить их переход к новому менеджеру по работе с клиентами, сохранить вашу профессиональную репутацию и обеспечить сохранение клиентов в качестве полезных контактов для будущих начинаний.

В этой статье мы обсудим, почему важно лично сообщить своим клиентам, что вы уходите с работы, объясним, как это сделать, и предоставим шаблон и пример, который вы можете использовать в качестве руководства.

Почему важно говорить клиентам, что вы уходите?

Когда вы решили уйти в отставку, очень важно сообщить об этом клиентам заранее. Многие считают это стандартной практикой и хорошим этикетом, особенно при прекращении долгосрочных отношений с клиентами. Предусмотрев переходный период, вы также можете:

• Предоставьте клиентам свою личную контактную информацию для поддержания связи

• Завершите ваши профессиональные отношения на позитивной ноте

• Соедините их с новым контактным лицом в компании

Кроме того, если вы планируете найти новую работу в той же отрасли, ваши бывшие клиенты могут быть заинтересованы в сотрудничестве с вами в другой компании, предложить вам работу, работать с вами в качестве фрилансера или предоставить вам рекомендации клиентов.

Как сообщить клиентам, что вы уходите с работы

Вы можете следовать этим шагам, чтобы сообщить своим клиентам, что вы переходите на другую работу:

1. Поговорите с вашим менеджером

В некоторых компаниях существует особый протокол о том, как сообщить клиентам об уходе контактного лица, поэтому очень важно уточнить у своего менеджера, понимаете ли вы суть процесса. Например, ваш менеджер может выступить в роли посредника, сообщив клиенту о вашем уходе и представив вашего преемника. Для сравнения, если ваша новая должность находится у конкурента, ваша компания может разрешить вам связаться с клиентом, но попросить воздержаться от обсуждения вашей новой работы. Убедившись в стандартной практике вашей компании, вы можете спросить у своего менеджера, как происходит процесс перехода на новую работу.

2. Начните свое прощальное письмо

Хотя вы можете сообщить своим клиентам о своем переходе в деловом письме, большинство современных компаний предпочитают электронную почту. Начните свое письмо с четкой и подходящей темы, например:

• Переезд

• Поблагодарите вас

• Новый контактный центр

• Поддерживать связь

После того как вы поприветствуете клиента, кратко сообщите, что вы увольняетесь, и сообщите ему последний день, когда вы планируете работать с его счетом. Вы можете определить, какой стиль языка использовать, исходя из отношений, сложившихся с клиентом, и характера вашей компании. Если ваши отношения с клиентом были непринужденными и дружескими, ваш клиент может оценить дружеский тон. Напротив, если ваш контакт с клиентом был формальным и сдержанным, он может предпочесть электронное письмо, написанное в традиционном деловом формате.

Идеальное время для того, чтобы сообщить им о своем уходе, - после того, как вы уведомите их за две недели и поймете детали процесса перехода. Таким образом, вы сможете ответить на любые вопросы клиента и дать вашей компании время начать поиск преемника.

3. Соедините клиента с вашим преемником

Вы можете представить своего преемника бывшему клиенту, указав имя, контактную информацию и рекомендацию. Например, вы можете заверить их в том, что ваш преемник способен управлять счетом, обладает отличными навыками работы с клиентами и имеет большой опыт работы в отрасли.

Чтобы переход был плавным, позвольте вашему заместителю постепенно взять на себя управление счетом, пока клиент привыкает к работе с новым человеком. Вы также можете предложить ответить на любые вопросы или поддержать нового сотрудника в процессе обучения. Если компания все еще находится в процессе найма вашего преемника, вы можете представить своего коллегу в качестве контактного лица в компании, пока ваш сменщик не займет эту роль.

4. Выразить свою признательность

В следующем абзаце письма подчеркните, как вам нравилось работать с клиентами. В зависимости от типа клиента, вы можете:

• Поделитесь внутренней шуткой

• Сделайте комплимент

• Перечислите конкретные вещи, за которые вы хотели бы поблагодарить клиента

• Упомяните, что вы надеетесь встретиться с ним в будущем

Включение этих деталей в ваше письмо поможет продемонстрировать, что отношения с клиентом были значимыми для вас, и гарантировать, что ваш бывший клиент получит позитивное сообщение.

5. Объясните, почему вы переходите на другую работу

Клиенты, с которыми у вас сложились дружеские профессиональные отношения, могут захотеть узнать, почему вы уволились. Хотя эта информация не является обязательной, она может продемонстрировать прозрачность, помочь сгладить процесс перехода и сохранить ваших бывших клиентов в качестве важной части вашей профессиональной сети. Чтобы избежать конфликта интересов с вашей нынешней компанией, оставьте в стороне подробные сведения о вашей новой работе, например, название компании, и сосредоточьтесь на позитивных изменениях, например, на том, как ваша новая должность может повлиять на вашу личную жизнь.

6. Включите профессиональную подпись

Электронное письмо, в котором вы сообщаете клиентам о своем уходе, обычно заканчивается словами

• Предложите ответить на любые дополнительные вопросы

• Профессиональное прощание с учетом пожеланий клиента

• Ваша профессиональная подпись

• Ваша личная контактная информация

В зависимости от ваших отношений с клиентом, вы можете указать свой личный адрес электронной почты, профессиональный сетевой профиль или номер телефона. Это поможет сохранить бывших клиентов как надежные связи в вашей профессиональной сети, что может привести к будущим предложениям о работе, рекомендациям клиентов и рекомендательным письмам.

Советы, как сообщить клиентам, что вы уходите

Вы можете воспользоваться следующими советами, чтобы сообщить своим клиентам о вашем профессиональном переходе:

• Будьте кратки в своих объяснениях. Хотя некоторые клиенты хотят знать подробности, ваша главная задача перед уходом - обеспечить клиенту и его преемнику простой переход.

• Подберите свой тон в соответствии с отношениями. Чтобы сохранить позитивные отношения с клиентом после того, как вы перейдете на другую работу, полезно придерживаться одного и того же стиля общения. Например, если вы обычно общались с клиентом в совместном, личном тоне, используйте тот же стиль письма, когда сообщаете ему о своем уходе.

• Сосредоточьтесь на положительных моментах. Независимо от ваших отношений с клиентом, вы можете поддерживать с ним профессиональную связь, сообщив ему, что благодарны за время совместной работы. Если это имеет отношение к вашему клиенту, вы также можете указать, чего вам не хватает в работе с ним.

• Вычитайте свое электронное письмо. Чтобы произвести наилучшее впечатление, перечитайте свое письмо перед отправкой, чтобы убедиться, что в нем нет ошибок.

• Используйте профессиональный формат. Хотя многие компании не требуют, чтобы вы сообщали клиентам о своем уходе в официальном деловом письме, вы можете повысить свой профессиональный авторитет, используя последовательный и легко читаемый шрифт.

Шаблон для сообщения клиентам о том, что вы уходите с работы

Чтобы начать писать письмо клиентам о своем уходе, вы можете следовать этому шаблону:

Тема: [Выберите тему, которая ясно показывает, что вы уходите]

Уважаемый [имя клиента],

Я пишу, чтобы сообщить вам, что я уволился со своей должности в [Название вашей компании]. Я буду доступен до конца дня в [дата, когда вы планируете уйти или передать счет], а после этого [Имя вашего преемника] возьмет на себя управление вашим счетом. [Перечислите несколько подробностей об опыте, навыках или качестве услуг вашего преемника]. Вы можете связаться с [имя преемника] по адресу [адрес электронной почты] или [номер телефона].

[Выразите свою признательность клиенту, поблагодарив его, сделав комплимент или сообщив, что вы надеетесь на новые встречи в будущем].

Я согласился на должность [название должности] в [название отрасли] в [местоположение]. Эта новая работа дает мне возможность [включите одну или две детали, относящиеся к вашему клиенту, о том, как новая должность может повлиять на вашу личную жизнь].

Если у вас есть какие-либо вопросы о процессе перехода, пожалуйста, свяжитесь с нами.

[Прощание, соответствующее вашим отношениям с клиентом],

[Ваше имя]
[Ваша соответствующая контактная информация]

Пример сообщения клиентам о том, что вы уходите на новую работу

Вот пример, основанный на приведенном выше шаблоне, который поможет вам написать собственное письмо:

Тема: Переход

Уважаемая Дженнифер,

Я пишу, чтобы сообщить вам, что я покинул свою должность в Sidenote Translation. Я буду доступен до конца дня 23 апреля 2021 года, а после этого мой новый коллега Верна Петерсбург займется вашим аккаунтом. Верна имеет более чем 15-летний опыт работы переводчиком и является способным менеджером по работе с клиентами, поэтому я уверен, что она сможет предоставить вам высококачественные услуги". Вы можете связаться с Верной по адресу vpetersburg@email.com или позвонив по телефону 123-456-7890.

Я искренне ценю сотрудничество с вами в течение последних пяти лет, адаптируясь к вашему контенту по мере его усложнения и расширяя нашу команду по мере масштабирования вашей компании, чтобы мы могли удовлетворить ваши производственные потребности. Мне посчастливилось многому научиться, работая с вами.

Я согласился на должность старшего менеджера по работе с клиентами в индустрии искусства и развлечений в Сиэтле, штат Вашингтон. Как вы знаете, мой брат живет в Сиэтле, поэтому, помимо продвижения по карьерной лестнице, эта новая должность даст мне возможность чаще навещать свою семью, чего я с нетерпением жду.

Если у вас есть вопросы о процессе перехода, пожалуйста, свяжитесь с нами.

Все самое лучшее,

Гленн Фишер
gfischer@email.com
098-765-4321