Как ответить на представление по электронной почте (с примерами)

Работодатели часто используют электронную почту для знакомства и представления себя потенциальным новым сотрудникам. Когда вы получаете письмо с представлением, полезно знать, как ответить на него профессионально и с соблюдением этикета. Правильный ответ на представление по электронной почте поможет подчеркнуть ваш профессионализм и продемонстрировать потенциальным работодателям ваши качества как кандидата.

В этой статье мы обсудим, что такое представление по электронной почте и как на него реагировать.

Описание изображения

Профессиональные советы по составлению приветствия по электронной почте:

1. Избегайте гендерной лексики

2. Избегайте восклицательных знаков

3. Избегайте непринужденных выражений, таких как Привет,

4. Избегайте слишком формальных формулировок, например Сэр или Мадам

5. Избегайте использования Кого это может касаться

6. Избегайте использования времени суток, например Доброе утро или Добрый вечер

7. Избегайте использования Уважаемый [название должности] , если это возможно

Что такое представление по электронной почте?

Представление по электронной почте - это сообщение, с которого начинается общение между двумя людьми. Профессионалы часто используют их в деловом мире для установления новых отношений и налаживания связей. Работодатели также используют вводные электронные письма для знакомства с потенциальными новыми сотрудниками и приглашения кандидатов подать заявление на открытые вакансии в их компании.

Работодатель может отправить письмо с рекомендациями, если найдет в Интернете профиль кандидата, обладающего необходимыми качествами и опытом. Вы также можете использовать вводные электронные письма, чтобы связаться с компаниями, в которых вы хотите работать, чтобы узнать об открытых вакансиях и сделать свое имя знакомым.

Типы представлений по электронной почте

Вот несколько различных типов представлений, которые вы можете получить по электронной почте:

1. Поиск работы

Электронное письмо о поиске работы связывает работодателей с потенциальными новыми сотрудниками. Работодатель может обратиться к вам по электронной почте с просьбой о поиске работы, чтобы представить себя и свою компанию, если он хочет быстро заполнить вакансию. Вы также можете отправить ознакомительное письмо о поиске работы в компанию, в которой вы заинтересованы работать.

2. Сетевой маркетинг

Сетевое письмо представляет отправителя, связывая его с получателем на профессиональном уровне. Сетевые электронные письма чаще всего встречаются в сфере бизнеса, и профессионалы, желающие наладить контакты с другими профессионалами, могут использовать их для создания своей деловой сети. Профессионалы также могут использовать электронные письма для налаживания контактов с людьми из других областей, связанных с их собственной, чтобы расширить свою сеть в различных сферах бизнеса.

3. Продажи

Письмо о продаже предлагает получателю приобрести товар или услугу. Продавец может отправить письмо о продаже, если он хочет увеличить свою клиентскую базу. Письма о продажах знакомят потенциального покупателя с продавцом и продуктом и обычно используют дружелюбный язык.

4. Поставщик

Письмо от продавца знакомит потенциального нового клиента с продавцом, которого отправитель уже знает. Электронные письма поставщикам могут быть полезны для налаживания связей и продаж, поскольку конечная цель письма - стимулировать деловые отношения между поставщиком и новым клиентом.

5. Удаленная проектная группа

Электронное письмо удаленной проектной группы представляет членов команды, которые работают удаленно из разных мест. Руководитель группы может отправить электронное письмо своей удаленной команде, чтобы открыть линию связи между сотрудниками, которые работают вместе, но, возможно, не встречались лично.

Советы по этикету

Использование надлежащего этикета электронной почты может сделать ваш ответ на вступительное письмо профессиональным и привлекательным, что может побудить отправителя продолжить разговор. Вот некоторые советы, которые вы можете использовать при написании ответа:

Незамедлительно откликнитесь

Отправьте ответ как можно скорее, чтобы отправитель знал, что вы цените его время. Идеально ответить в течение 24 часов после получения вводного письма.

Персонализируйте свой ответ

Убедитесь, что вы написали оригинальный ответ на электронное письмо, а не использовали шаблон или шаблонную форму. Это может подчеркнуть индивидуальность вашего ответа и показать отправителю, что вы серьезно настроены на сотрудничество с ним.

Продемонстрируйте искренний интерес

Включите подтверждение того, что вы заинтересованы в компании или должности, о которой отправитель сообщает по электронной почте. Это может повысить ваши шансы быть рассмотренным в качестве кандидата, так как вы даете понять, что намерены получить должность в компании.

Выразите благодарность

Сказать поблагодарить вас в своем ответе подчеркните, что вы благодарны отправителю за то, что он представил себя вам. Этими действиями вы можете заложить прочную основу для личного общения и взаимного уважения.

Как ответить на вводное письмо

Вот несколько шагов, которые следует предпринять, отвечая на представление по электронной почте:

1. Обращение к отправителю

Начните свое письмо с приветствия, например Уважаемый, далее следует имя, которым отправитель подписал электронное письмо. Отметив отправителя письма о знакомстве напрямую, вы сможете поддержать разговорный тон и показать, что вы помните, кто он такой.

2. Поблагодарите отправителя

В первой строке своего вступительного письма поблагодарите человека, который вам его отправил. Это может быть что-то простое, как Благодарность за письмо или Спасибо, что обратились к нам. Выражение благодарности сразу же в ответ может подчеркнуть вашу вежливость и выразить, что вы благодарны за сообщение.

3. Проявите интерес

Упомяните о своем интересе к компании или организации, от которой отправитель получил письмо. Если кто-то обращается по поводу конкретной должности, вы также можете включить пару предложений о том, почему эта должность вас заинтересовала или почему вы считаете, что хорошо подходите на эту роль.

4. Запросить дополнительную информацию

Попросить дополнительную информацию о должности или компании, о которой пишет отправитель. Запрашивая более подробную информацию, вы приглашаете отправителя продолжить разговор и подчеркиваете свою заинтересованность в том, что он предложил в своем первоначальном ознакомительном письме.

5. Создайте тему письма

Добавьте в свое письмо тему, отличающуюся от первоначальной темы полученного вами ознакомительного письма. Написание собственной темы письма показывает, что вы уделяете время составлению всего письма и отвечаете на все вопросы отправителя. Тема письма может выглядеть следующим образом Спасибо за представление или Ответ на ваше представление.

6. Включите подпись

Завершите письмо подписью, которая начинается с фразы типа лучший или приветствую и заканчивается вашим именем и контактной информацией. Вы можете указать свой номер телефона, адрес электронной почты и все, что может помочь отправителю связаться с вами в дальнейшем. Подпись завершает электронное письмо и сигнализирует о том, что оно окончено, предлагая при этом больше возможностей для продолжения разговора.

7. Вычитайте свою электронную почту

Перечитайте свой ответ по электронной почте, чтобы убедиться, что все звучит так, как вы хотите, и что написанное понятно. Вы также можете использовать эту возможность для поиска опечаток, орфографических ошибок или любых формулировок, которые вы хотите пересмотреть. Проверка письма перед отправкой помогает убедиться, что оно содержит правильную информацию и передано профессионально.

Примеры ответов по электронной почте

Вот несколько примеров ответов на вводные электронные письма:

Пример 1: Ответ на вступительное письмо при поиске работы

Тема: Ответ на ваше представление

Уважаемая госпожа. Джексон,

Спасибо, что обратились ко мне!

Я был очень рад получить от вас сообщение о вакансии младшего специалиста по маркетингу в компании Jackson Advertising и думаю, что мой пятилетний опыт работы в сфере маркетинга может принести пользу вашей компании. Я ценю вашу работу и буду рад присоединиться к команде.

Пожалуйста, пришлите мне любую дополнительную информацию о вакансии и не стесняйтесь задавать любые вопросы, которые у вас могут возникнуть ко мне.

С нетерпением жду вашего ответа!

Лучший,
Сандра Диорио
сотовый: (555)-987-3232
email: sandydiorio@email.com

Пример 2: Ответ на электронное письмо о налаживании контактов

Тема: Спасибо за знакомство

Здравствуйте, господин. Бейкер,

Спасибо, что нашли время представить себя и свою компанию, Bolo Industries. Мне также было приятно узнать, что вы слышали о моем бизнесе, Flashlight Productions.

Я считаю, что наш бизнес может улучшиться от совместной работы, и я был бы заинтересован в обсуждении партнерства для моего следующего проекта.

Дайте мне знать, если у вас есть идеи, как мы можем лучше сотрудничать. Возможно, мы сможем договориться о встрече в ближайшие недели, чтобы обсудить наши дальнейшие шаги.

Будь здоров,
Фрэнк Робело
сотовый: (555)-678-9900
рабочий: (555)-880-7654
email: frank@flashlightproductions.com