Эта статья посвящена принципам составления нормативных документов, таких как положения о структурных подразделениях, регламенты выполнения рабочих операций и персональные должностные инструкции. Мы рассмотрим 12 правил, которые помогут сделать документы ясными, понятными и пригодными для использования в реальной жизни.
1. Цель инструкции: Что делать? и Кто виноват?
Главная задача инструкции — ответить на два вопроса: Что делать? для исполнителя перед началом работы и Кто виноват? для руководителя в случае неудовлетворительного результата. Все остальное, например, призывы, пожелания, обороты типа исполнитель обязан... — лишнее и только усложняет документ.
2. Избавляемся от лишних слов и фраз
Должностная инструкция должна содержать простые и четкие предложения: Он побежал..., Она сделала.... Избавьтесь от ненужных эпитетов и призывов, чтобы сделать документ более лаконичным и понятным.
3. Пишем инструкции конкретным людям
Не стоит писать инструкцию для всех, как для детей или для злоумышленников. Представьте себе того человека, которому вы пишете инструкцию. Чем опытнее специалист, тем меньше ему нужна подробная инструкция.
4. От общего к частному: цели, задачи, функции
Раздел Общие положения — дело традиций и вкуса юристов и кадровиков. Раздел Цели и задачи — самое важное. Именно здесь руководитель должен четко сформулировать, зачем вообще нужен этот документ. Раздел Функции можно поручить составлять подчиненному, который будет эти функции выполнять.
5. Цели должны быть одного масштаба
Цели должны быть одного масштаба и не должны смешивать задачи глобального уровня с конкретными задачами. Например, строительство коммунизма и починка сарая — это разные уровни задач.
6. Избегайте второстепенных целей
Если вы указали конечную цель, то не стоит упоминать промежуточные этапы.
7. Цели и задачи должны быть достижимыми и измеряемыми
Цели могут быть в принципе недостижимыми, но задачи должны быть конкретными и измеряемыми (штуки, тонны, километры). Формулируя задачу, вы тем самым определяете форму отчетности.
8. Задачи должны соответствовать целям
Каждой цели может соответствовать несколько задач, и каждая задача может вести к достижению нескольких целей. Главное — чтобы задача не лежала в стороне от общей цели.
9. Функции соотносятся с целями и задачами
То, что руководитель ставит как задачу начальнику отдела, для специалиста является общей целью. Конкретная задача специалиста — это его функция, которую определяет начальник отдела.
10. Единый стиль
Важно придерживаться единого стиля формулировок, чтобы избежать ненужной путаницы и отвлечений. Используйте одинаковые конструкции предложений для формулировки целей, задач и функций.
11. Должностная инструкция должна быть исчерпывающей
Включите в регламент операции раздел Обязанности должностных лиц. Проверьте, что все функции распределены между должностными лицами и нет лишних функций или должностей без функций.
12. Люди — для принятия решений
В инструкции нужно предусмотреть действия в нештатных ситуациях.
Если вы не решаетесь доверить подчиненному принимать решения, то включите в инструкцию обязанность доложить о ЧП.
Важно обеспечить целостность регламента операции, создав блок-схему всего процесса.
Заключение
Следование этим правилам сделает нормативные документы ясными, понятными и пригодными для использования в реальной жизни.
Проблема краткости и ясности документов не сводится к техническим вопросам. Часто заказчики и авторы документов бессознательно размывают и раздувают инструкции, создавая люфт в отношениях и избегая четкой ответственности.
Поделиться
