Знание того, как написать письмо с автоответчиком после увольнения, поможет вам сообщить всем, кто с вами связывается, что вы больше не работаете на этой должности. Независимо от характера вашей работы, автоответчик после увольнения может оказать непосредственное влияние на то, как вы будете поддерживать определенные отношения после увольнения. Написание эффективного автоответного письма - ценный шаг, но он требует исследования.
В этой статье мы обсудим, почему автоответчик после увольнения важен, как его написать и приведем шаблон и пример того, как следует составлять такое сообщение.
Почему важно автоответное письмо после увольнения??
Электронная почта - одна из самых распространенных форм коммуникации для компаний. Когда сотрудник решает покинуть организацию или его увольняют, его номер телефона обычно перенаправляется на телефон другого сотрудника, однако переписку с клиентами уходящего сотрудника обычно сложнее передать напрямую. Если работодатель просто решит удалить адрес электронной почты уволившегося сотрудника, любое письмо, отправленное клиентом этому сотруднику, не будет доставлено.
Автоответчик после увольнения решает эту проблему, информируя клиента об уходе сотрудника и предлагая ему альтернативные способы связи как с уходящим сотрудником, так и с организацией. Помимо того, что автоответчик после увольнения позволяет клиентам и потенциальным клиентам знать, как связаться с компанией и сотрудником, он может предложить альтернативные способы связи для других контактов по электронной почте, таких как поставщики, поставщики услуг, коллеги и другие.
Что включить в автоответчик после увольнения по собственному желанию?
При составлении автоответа по электронной почте после увольнения, подумайте о включении этих элементов:
1. Добавьте краткое и официальное приветствие и вступление
Учитывая тот факт, что письмо с автоответчиком после увольнения должно быть адресовано самой разной группе людей, формальное приветствие и вступление обычно являются лучшим способом его начать. Простое Здравствуйте и Спасибо за ваше сообщение или что-то подобное обычно является хорошим способом начать такое письмо.
2. Продолжите письмо заявлением о том, что вы покинули компанию
После краткого приветствия и вступления лучше сразу перейти к делу, чтобы получатель письма быстро понял ситуацию. Вы должны указать, что больше не работаете в компании, назвать дату прекращения отношений с организацией и повторить, что в связи с увольнением вы не можете ответить на это письмо или другие письма, отправленные на этот адрес.
3. Оставьте четкие инструкции относительно того, с кем должен связаться получатель письма
Как только вы сообщите получателю о сложившейся ситуации, вам необходимо предоставить ему контактные данные человека, который в настоящее время работает в соответствующей организации и которому поручено взять на себя ваши обязанности. Предложите получателю направлять любые текущие или будущие запросы этому сотруднику, указав его имя и фамилию, а также номер телефона и адрес электронной почты. Вы также должны упомянуть, что соответствующий сотрудник в курсе ситуации и будет рад помочь им всем, чем сможет.
4. При необходимости оставьте свои контактные данные
Если вы думаете, что некоторые бывшие клиенты, коллеги, сослуживцы или другие люди, с которыми вы поддерживаете личные отношения, могут попытаться связаться с вами через вашу рабочую почту, ваше автоответное письмо после увольнения также должно содержать вашу личную контактную информацию. Вы можете добавить свой номер телефона, личный адрес электронной почты и любой другой способ связаться с вами напрямую. Если вы считаете, что нет необходимости в том, чтобы кто-то из ваших рабочих контактов связался с вами непосредственно после увольнения, вы можете пропустить этот шаг.
5. Упомяните о том, что оригинальное письмо не пересылается автоматически
После включения всей важной информации, такой как контактные данные для профессиональных и личных вопросов, вы должны в конце сообщить получателю, что его первоначальное письмо, которое вызвало автоматическую отправку вашего автоответчика, не будет напрямую передано сотруднику, ответственному за поддержание существующих отношений с вашими контактами. Хотя некоторые компании могут решить не разрешать увольняющемуся сотруднику писать автоответчик и просто пересылать всю почту на другой адрес, это может вызвать логистические трудности, поскольку отправитель не сразу узнает о переходе на другой адрес.
6. Завершите письмо формальным приветствием и своим полным именем
Как и вступление, окончание письма должно быть коротким и официальным. Обычно достаточно простого Искренне или С уважением , за которым следует ваше полное имя.
Шаблон автоматического ответа на электронное письмо после увольнения
Рассмотрите возможность следовать этому шаблону при написании автоответного письма после увольнения:
Здравствуйте,
Поблагодарите за ваше письмо. Я прекратил сотрудничество с [название компании] с [дата вашего ухода] и, к сожалению, по этой причине я не могу ответить на это письмо. Пожалуйста, направьте этот запрос и все последующие запросы [имя сотрудника, который будет выполнять ваши обязанности] по [номер телефона] или [адрес электронной почты], так как они будут рады оказать вам любую помощь. Если вам необходимо связаться со мной по какому-либо личному вопросу, мой номер телефона - [ваш номер телефона], а мой личный адрес электронной почты - [адрес электронной почты].
Ваше первоначальное письмо не пересылается автоматически на [имя сотрудника, который будет выполнять ваши обязанности], поэтому я предлагаю вам связаться с ним напрямую по любому вопросу.
С уважением,,
[Ваше имя и фамилия]
Пример автоответа на письмо после увольнения
Рассмотрим этот пример автоответа на письмо после увольнения:
Здравствуйте,
Спасибо за ваше письмо. Я прекратил сотрудничество с OCB Industries со 2 апреля 2021 года и по этой причине, к сожалению, не могу ответить на это письмо. Пожалуйста, направьте ваш запрос и все последующие запросы моей бывшей коллеге Роксане Винтерс по телефону 541-754-3010 или roxanne.winters@ocb.org, так как она будет рада помочь вам в любом вопросе. Если вам нужно связаться со мной лично, мой номер телефона - 541-463-3949, а мой личный адрес электронной почты - mike4958@email.com.
Ваше первоначальное письмо не было автоматически переслано Роксане, поэтому я предлагаю вам связаться с ней напрямую для любого запроса.
С уважением,,
Майкл Ковальски
- indeed.com
Поделиться
