Как написать ответ на письмо сотрудника об увольнении

Каждый работодатель ожидает, что в какой-то момент ему придется иметь дело с увольнениями сотрудников. Хотя это и нелегко при самых благоприятных обстоятельствах, важно отнестись к увольнению изящно, тактично и профессионально.

В этой статье мы рассмотрим важность ответа на заявление сотрудника об увольнении и дадим рекомендации по составлению письма о принятии заявления, которое одновременно прощается с сотрудником и соответствует нормам трудового законодательства. Мы также включили полезный шаблон и несколько образцов, чтобы помочь вам написать свой собственный ответ на письмо об увольнении.

Почему важен ответ на письмо об увольнении?

Когда сотрудник устно выражает свое намерение уволиться, работодатель должен позаботиться о том, чтобы детали увольнения были быстро дополнены официальным письменным заявлением об увольнении. Затем работодатель должен убедиться, что сотрудник подписал подтверждение о принятии его заявления об увольнении и окончательной дате приема на работу. Кроме того, работодатель должен попытаться получить причину увольнения сотрудника в письменном виде.

Наличие этих шагов и их подтверждение важно по нескольким причинам. Нередки случаи, когда сотрудник подает заявление об увольнении, а затем передумывает. Если работодатель официально (в письменной форме) не принял заявление об уходе, работник может утверждать, что заявление об уходе не было принято или что увольнение никогда не происходило. Работник может даже утверждать, что отставка на самом деле была увольнением, а затем подать заявление о безработице. По этой причине работодателю важно своевременно дать официальный ответ. Это позволит достичь следующих результатов:

• Зафиксируйте заявление работника об увольнении и согласие работодателя на будущее

• Опишите процесс увольнения, чтобы сотрудник знал, чего ожидать перед последним днем работы

• Установите даты выполнения задач, связанных с увольнением, например, возврата ключей от здания, идентификационного значка или ноутбука

Конечно, вы можете быть настроены сохранить сотрудника. Многие компании в ответ на увольнение своих сотрудников предлагают более привлекательное предложение, чтобы убедить их остаться. Каким бы способом вы ни собирались ответить, всегда полезно проконсультироваться с юристом компании, прежде чем вручить письмо сотруднику, поскольку в соответствии с трудовым законодательством штата могут потребоваться особые формулировки.

Как ответить на заявление об увольнении

Важно должным образом отреагировать на заявление сотрудника об увольнении. Хотя лучше всего проконсультироваться с юристом по трудовым спорам, чтобы уточнить, что именно требуется, вот несколько шагов, с которых можно начать, отвечая на заявление сотрудника об увольнении:

1. Предварительное признание

2. Формальный ответ

3. Принятие

4. Проявите сострадание

5. Защитите себя

1. Предварительное подтверждение

Подтвердить намерение принять отставку сотрудника. Если сотрудник устно заявил о своем намерении уволиться, ответьте устно, что согласие будет оформлено в письменном виде после получения письма об увольнении.

2. Формальный ответ

Используйте формальный формат делового письма. Это включает в себя оформление документа с указанием вашей контактной информации, даты и контактной информации сотрудника в левом верхнем углу и завершение письма собственноручной подписью и вашим именем, напечатанным под ней.

3. Заявите о своем согласии

Первый абзац вашего письма о принятии должен уведомлять сотрудника о том, что вы получили и приняли его заявление об отставке. Очень важно указать в этом пункте официальный последний день работы сотрудника в компании.

4. Проявите сострадание

Во втором абзаце выразите понимание. Ваш ответ - при сохранении абсолютно профессионального тона - должен выражать, что вам грустно видеть уход сотрудника, но вы уважаете и понимаете его решение. При необходимости вы можете предложить сотруднику предоставить рекомендательное письмо.

5. Защитите себя

Ведите учет. Продублируйте письмо о принятии, отправив одну копию сотруднику и сохранив одну для собственных записей.

Как ответить на заявление об увольнении по электронной почте

Отправка заявления об уходе по электронной почте обычно является приемлемым способом увольнения, в зависимости от культуры компании и особенностей, оговоренных в трудовом договоре. В этом случае допустимо ответить и по электронной почте. Соблюдайте правила профессионального этикета и старайтесь сделать взаимодействие как можно более позитивным. Вот несколько советов о том, как правильно принять заявление об увольнении по электронной почте:

1. Используйте профессиональный формат.

2. Будьте внимательны к теме письма.

3. Предложите сотруднику поддерживать связь.

4. Вычитайте письмо.

1. Используйте профессиональный формат

Вполне допустимо опустить блоки контактной информации и собственноручную подпись, однако остальная часть письма должна быть написана в формате официального делового письма. Используйте профессиональный язык, который соответствует профессиональной переписке.

2. Будьте внимательны к теме письма

Если вы считаете необходимым и уместным объявить офису об увольнении, составьте новое письмо, а не отвечайте всем на письмо об увольнении. Убедитесь, что вы используете подходящую строку темы письма, в которой кратко изложена тема письма. Например, Принятие отставки - Поздравляем с новым путем. Хорошая идея - быть прозрачным с другими сотрудниками относительно даты последнего рабочего дня увольняющегося сотрудника, но не причины или любых других деталей, чтобы дать им возможность попрощаться.

3. Предложите сотруднику оставаться на связи

Если уместно, укажите в ответе свой личный адрес электронной почты или связь с LinkedIn, а также укажите, что вы готовы предоставить рекомендацию или направление в будущем, если это потребуется. Вы также можете включить в резюме слова благодарности за проделанную работу и немного похвалы, чтобы отправить их на новый путь.

4. Проверить письмо

Всегда вычитывайте свое сообщение перед отправкой. Убедитесь, что в вашем сообщении нет ошибок, это обеспечит профессионализм и законность документа.

Шаблон письма о принятии отставки

Используйте этот шаблон письма о принятии увольнения, чтобы помочь вам составить свой собственный:

[Дата]
[Название работодателя]
[Адрес работодателя]
{номер телефона работодателя}

[Имя сотрудника]
[Должность сотрудника]
[Отдел]

Уважаемый [имя сотрудника],

Данное письмо служит подтверждением получения и принятия вашего заявления об увольнении, полученного [дата получения письма] на должность [название должности] в [название компании], с [дата последнего рабочего дня].

Пожалуйста, верните все имущество [компании] в последний день работы [дата последнего рабочего дня] или до него, включая ключи, ноутбук, мобильный телефон, выданный компанией, кредитную карту компании, пропуск, пропуск на парковку и любое другое имущество, принадлежащее компании.

В приложении вы найдете информацию для увольняющихся сотрудников относительно покрытия пособий, окончательной заработной платы и другую информацию, которая может вам понадобиться в будущем. Пожалуйста, обращайтесь в Отдел персонала по адресу [номер телефона отдела кадров] или [адрес электронной почты отдела кадров], если у вас возникнут вопросы или вам понадобится дополнительная информация.

По желанию, вы можете принять участие в выходном интервью, чтобы предоставить компании ценную обратную связь. Если вы хотите принять участие в выходном интервью, посетите следующий сайт, чтобы заполнить анкету для выхода из компании. Этот процесс является анонимным и совершенно необязательным. Если вы решили принять участие в личном собеседовании при увольнении, сообщите об этом в Отдел персонала, позвонив по телефону [HR phone] или написав по электронной почте [HR email].

Спасибо за вашу работу в [компания]. Мы желаем вам всего наилучшего в ваших будущих начинаниях.

Искренне,

[подпись руководителя]
[печатается имя руководителя]

Примеры письма о принятии заявления об увольнении

Ниже приведены полезные примеры ответов на письма об увольнении, чтобы помочь вам в процессе написания своего:

Пример 1: Принятие

1 мая 2020 г

Хулио Сантос
Старший финансовый менеджер
Powell Financial Group, Inc.
136 Main Street, Ste. 7
Миддлтон, Айова 41122

Джайлс Бронсон
Младший специалист по управлению активами

Уважаемый Джайлз,

Ваше заявление об отставке с должности младшего сотрудника по управлению активами получено и принято с 1 мая 2020 года, вступает в силу 15 мая 2020 года, как и было запрошено. Хотя нам грустно видеть, как вы уходите, команда PFG не сомневается, что ваши навыки и профессионализм помогут вам продвинуться в ваших будущих начинаниях.

Пожалуйста, верните все принадлежащее PFG имущество в последний день работы, 15 мая 2020 года, или до его наступления, включая ключи, ноутбук, мобильный телефон, выданный PFG, кредитную карту компании, пропуск, пропуск на парковку и любое другое имущество, принадлежащее компании.

В приложении вы найдете информацию о ваших льготах, последней зарплате и последних шагах. Пожалуйста, обращайтесь в Отдел персонала по телефону 816-278-9403 или hr@pfg.Если у вас возникнут вопросы или потребуется дополнительная информация, обращайтесь ко мне.

По желанию, вы можете принять участие в выходном интервью, чтобы предоставить ценную обратную связь для компании. Если вы хотите принять участие в выходном интервью, пожалуйста, посетите веб-сайт компании и нажмите на Выходной опрос во вкладке Ресурсы . Данный процесс является анонимным и совершенно необязательным. Если вы решили принять участие в очном выходном интервью, пожалуйста, сообщите об этом в Отдел персонала по телефону 816-278-9403 или по электронной почте hr@pfg.com по расписанию.

Было приятно работать с вами, и Powell Financial Group желает вам всего наилучшего в будущем. Пожалуйста, не стесняйтесь просить рекомендательное письмо.

Искренне,

Хулио Сантос (подпись)
Хулио Сантос (напечатано)

Пример 2: Электронная почта

Тема письма: Принятие отставки и пожелания

Уважаемая Лия,

Я с сожалением узнал, что вы переходите из JRS Inc., но я уверен, что вы добьетесь больших успехов в своей новой роли.

Это письмо является официальным подтверждением получения и принятия вашего официального заявления об отставке. Как и просили, вашим последним днем работы будет 27 июня 2020 года. Пожалуйста, не стесняйтесь поддерживать связь и не стесняйтесь спрашивать меня, если вам когда-нибудь понадобится рекомендательное письмо. Мой личный электронный адрес: JBarton@skymail.net и мой мобильный номер 764-897-3647.

Пожалуйста, не забудьте вернуть все принадлежащие компании материалы, выданные вам 27 июня 2020 года или ранее, включая ключи от офиса, ноутбук и мобильный телефон, выданный JRS. Эти предметы и любое другое имущество JRS, находящееся в вашем распоряжении, вы можете вернуть в Отдел персонала в обычные рабочие часы. Вы также получите письмо из отдела кадров о состоянии вашей последней зарплаты и любых других деталях, которые необходимо уладить до вашего ухода.

Спасибо за все, что вы сделали для JRS. Мы желаем вам всего наилучшего в будущем.

С наилучшими пожеланиями,

Джим Бартон
Менеджер по коммуникациям, JRS Inc.
Jbarton@jrs-mail.com
764-153-4577

Пример 3: Переговоры

13 марта 2020 г

Самуэль Б. Грабовски
Управляющий партнер
Pierson, Grabowski and Witt, LLP
176 Centre Street, Ste. 14
Киптон, Пенсильвания 61132

Кэтрин Бурж, помощник юриста

Уважаемая Кэтрин,

Данное письмо является подтверждением получения вашего заявления об отставке, полученного 12 марта 2020 г. Я обсудил вашу просьбу с другими партнерами, и мы все хотим найти способ поощрить вас остаться с нами.

Мы понимаем, какой стресс может вызвать работа на полную ставку в юридической профессии, когда человек заботится о члене семьи, как это делаете Вы. Мы хотим, чтобы вы знали, что вы всегда были образцовым сотрудником, которым мы гордимся в нашей фирме. При этом мы не готовы потерять ваш ценный вклад в работу фирмы.

Мы хотели бы предложить вам попробовать остаться в ограниченном качестве. До тех пор, пока ваше положение в семье сохраняется, фирма хотела бы предложить вам ограниченное рабочее время и возможность работать из дома по мере необходимости. Мы считаем, что это решение может дать вам больше свободы для эффективного баланса ваших личных и профессиональных обязанностей.

Пожалуйста, подумайте над этим и дайте мне знать, что вы думаете. Мы будем уважать ваше решение в любом случае, но надеемся, что вы решите остаться с нами.

Искренне,

Сэмюэль Б. Грабовски
Управляющий партнер, Pierson, Grabowski and Witt, LLP