Объем проекта - это важный элемент, который необходимо определить, когда ваша команда или организация работает над проектом, независимо от его масштаба. Без определенного объема проекта возможно, что проект может выйти за рамки бюджета или графика, что может привести к разочарованию. Если вы работаете в команде, которая создает проекты, вам может понадобиться глубокое понимание того, что такое объем и почему он важен для вашего проекта.
В этой статье мы объясним, что такое сфера охвата в управлении проектами, обсудим, как определить сферу охвата вашего проекта, приведем шаблон и пример сферы охвата проекта с заявлением о сфере охвата проекта и перечислим советы, которые следует учитывать при избежании сползания сферы охвата .
Что такое объем в управлении проектами?
Объем проекта в управлении проектами - это элементы и задачи, которые включены в конкретный проект. Команды управления проектами обычно четко определяют объем работ, чтобы обеспечить четкие ожидания всех участников. Четкое объяснение объема работ посредством обсуждений и документов является важным способом поддержания проекта в организованном и плановом состоянии. Отсутствие определенного объема может привести к проблемам, поскольку клиенты или заинтересованные стороны могут столкнуться с разочарованием, если команда не выполнит все, что они ожидали.
Пример объема проекта
Вот пример объема проекта с формулировкой объема для справки:
Потребность: Клиенту Wine Leaders необходимо приложение для iOS и Android, которое позволит клиентам найти подходящее вино в пару к блюду или мероприятию.
Сфера деятельности: Wilder Development создаст приложение для Wine Leaders, включающее все необходимые алгоритмы и данные для предоставления пользователям вина, подходящего для их потребностей, а также функциональность для покупки вина через приложение. Это включает в себя сложные данные о блюдах, винах, бюджетах и типах пользователей.
Сдаваемые материалы:
-
Функциональное приложение с исчерпывающими данными о том, какие вина подходят для сотен блюд и случаев
-
Страница профиля для каждого типа вина со списком лучших сочетаний с блюдами и подходящими случаями
-
Функциональность пользовательского профиля, чтобы пользователи могли сохранять рекомендации и избранное
-
Ссылки, ведущие на сайт клиента, чтобы пользователи могли приобрести вино из профиля каждого рекомендуемого вина
Исключения:
-
Веб-сайт клиента не входит в объем проекта, поэтому все ссылки должны быть предоставлены клиентом.
-
Логотип и другие элементы графического дизайна, связанные с бизнесом клиента, исключены, если только они не являются непосредственно необходимыми для приложения.
Ограничения: Проект должен быть завершен не позднее октября 2022 года и на сумму менее $500 000.
Допущения: Wilder Development предполагает, что клиент уже разработал соответствующие логотипы, графический дизайн, шрифты, основные цвета и создал все необходимые веб-страницы.
Шаблон объема проекта
Вот шаблон, который вы можете использовать для создания заявления об объеме проекта:
Потребность: [Выявленная потребность клиента или заинтересованной стороны, объясненная в одном-двух предложениях.]
Объем: [Описание объема проекта на высоком уровне, объясненное в абзаце или двух, в зависимости от размера проекта.]
Цели: [Необязательно: Если это внутренний проект с заинтересованными сторонами, а не клиентами, вы можете включить бизнес-цели проекта как минимум в двух-трех предложениях. В зависимости от масштаба проекта этот раздел может быть длиннее.]
Результаты: [Сокращенный список результатов проекта, которые команда будет производить для удовлетворения потребностей и целей клиента или акционеров.]
Исключения: [маркированный список всего, что исключено из проекта, который может включать детали, касающиеся изменений, необходимых для бюджета или графика, если клиент попросит добавить их.]
Ограничения: [Описание любых ограничений для проекта, которые могут включать такие вещи, как деньги, объем, время, ресурсы и риск.]
Допущения: [Список любых предположений, сделанных в отношении проекта, например, предположения о том, когда будут получены определенные ресурсы].]
Как определить рамки проекта
Вот шаги, которые вы можете предпринять для определения объема проекта:
1. Понимание потребностей клиента или заинтересованных сторон
Первым шагом в определении масштабов проекта является общение с клиентом или, если проект запрашивается внутри вашей компании, со всеми заинтересованными сторонами. Встречи, электронные письма и другие коммуникации определяют, что нужно клиенту или заинтересованной стороне от проекта, чтобы команда управления проектом могла определить рамки проекта. Здесь также могут обсуждаться необязательные дополнения к проекту, которые могут быть включены, если позволяют время и бюджет.
2. Определите ключевые цели
После того, как команда управления проектом обсудит потребности клиента или заинтересованной стороны, может быть полезно определить ключевые цели проекта. Эти цели помогают определить результат проекта. На этом этапе может потребоваться несколько пересмотров как со стороны руководства проекта, так и со стороны клиента или заинтересованной стороны, поскольку обе стороны уточняют ожидаемые результаты. Эти цели могут быть SMART, что означает, что они конкретны, измеримы, достижимы, актуальны и привязаны ко времени.
Например, если клиент нанял команду для создания своего веб-сайта, некоторые из ключевых целей проекта могут включать новый логотип, новые фирменные цвета и шрифты, а также функциональный веб-сайт с пятью целевыми страницами, оптимизированными для поисковых систем, к определенной дате.
3. Набросайте формулировку объема проекта
Заявление о масштабах проекта - это документ, который объясняет намерения, лежащие в основе проекта, и требует согласия всех участвующих сторон. Существуют и другие, более подробные документы, необходимые для определения объема проекта для его завершения, но это основной документ, которому все согласны следовать. Это включает в себя определение ключевых целей, основных результатов, важных этапов, любых ограничений проекта и любых элементов, которые исключаются из объема работ.
4. Получение согласия от клиентов или заинтересованных сторон
После составления формулировки объема проекта все заинтересованные стороны соглашаются с ней до начала работы. Могут быть некоторые обсуждения и переговоры по таким вопросам, как объем, бюджет и график, в зависимости от приоритетов участников проекта. После того, как все согласятся с определением объема проекта, команда управления проектом может приступить к его реализации. Письменное соглашение обычно является стандартным методом, поскольку оно создает запись для всех участников проекта.
5. Доработка плана управления объемом проекта
После согласования формулировки объема проекта команда управления проектом обычно создает план управления объемом проекта, который включает все детали проекта. Сюда входят более мелкие детали, которые не нужны для определения объема проекта, например, сроки выполнения частей проекта, необходимых для конечного продукта, или информация о том, как выполнять определенные задачи. Это гораздо более полный документ, чем заявление об объеме проекта.
Советы по предотвращению изменения масштаба
Если вы обеспокоены проблемой сползания объема в вашем проекте, вот несколько способов ее избежать:
-
Создание документации. Создание таких документов, как заявление об объеме проекта, с которым должны согласиться все участники, может помочь четко определить проект, чтобы клиенты или заинтересованные стороны с меньшей вероятностью могли добавлять элементы в проект на более поздних этапах процесса.
-
Четко сформулируйте ожидания. Обсуждение с клиентом или заинтересованными сторонами того, чего следует ожидать и что вы можете предоставить, в ясной и понятной форме позволяет всем понять, что происходит.
-
Получите согласие всех. Требование к клиентам или заинтересованным сторонам и команде управления проектом согласовать формулировку объема проекта обеспечивает документ, на который вы или команда могут ссылаться при любых разногласиях по поводу объема.
-
Определить затраты на дополнения к объему проекта. Если есть потенциальные дополнения к проекту, если позволяет бюджет или график, определение затрат в терминах времени и денег может помочь клиенту решить, хотят ли они добавить эти пункты.
- indeed.com
Поделиться
