Как написать инструктивное письмо за 6 шагов (плюс пример)

Менеджер может написать инструктивное письмо, чтобы предоставить сотрудникам, которых он контролирует, шаги по выполнению проекта или задачи. Эти документы ценны тем, что дают сотрудникам четкую схему, помогающую им выполнять свои обязанности. Если вы занимаете руководящую должность на своем рабочем месте, то вам будет полезно узнать, как написать полезное инструктивное письмо. В этой статье мы расскажем, как написать инструктивное письмо, объяснив, что это такое и зачем его писать, а также приведем шаблон и пример этого документа.

Что такое инструктивное письмо?

Инструктивное письмо - это документ, в котором сотрудникам предлагаются шаги, которые отправитель просит их выполнить. Содержание письма может быть шагами для проекта, задания или презентации. Как правило, письма-инструкции четкие и краткие. Их основная цель - проинструктировать получателя о выполнении задания. Руководитель также может написать письмо с поручением, находясь вне офиса. Это дает сотрудникам четкие инструкции на время отсутствия руководителя.

Зачем писать инструктивное письмо?

Вы можете написать инструктивное письмо, чтобы описать шаги для других сотрудников. Это гарантирует, что люди, которыми вы управляете, правильно выполнят задание или завершат проект. Иногда люди предпочитают письменные инструкции устным, потому что это помогает им запомнить содержание. Наличие физического письма также позволяет читателю обращаться к документу в будущем. Вы также можете написать инструктивное письмо, чтобы проинформировать сотрудников об изменении политики или новых процедурах.

Как написать инструктивное письмо

Вот шесть шагов для написания инструктивного письма:

1. Создайте заголовок

Прежде чем писать содержание письма, создайте заголовок в левом верхнем углу документа. В заголовках указывайте дату, имя и контактную информацию получателя. Сюда входит их адрес, электронная почта и номер телефона. Добавление их контактной информации устанавливает, к кому вы обращаетесь в письме. Это поможет убедиться, что письмо попадет к нужному человеку. Если вы отправляете одно и то же письмо нескольким сотрудникам, то эту информацию можно опустить.

2. Обращение к читателю

Под заголовком обратитесь к читателю, добавив приветствие. Вы можете сказать Уважаемый (имя и фамилия) если вы отправляете письмо одному человеку. В качестве альтернативы вы можете написать Уважаемые уважаемые сотрудники если вы обращаетесь сразу к нескольким людям. Поприветствовав адресата, вы можете начать письмо, представившись сами. Письма-инструкции могут различаться по формальности. Если вы близки с читателем, то можете включить более непринужденное вступление. Аналогичным образом, вы можете сделать свое вступление более формальным, если письмо имеет более высокую степень важности или если вы незнакомы с получателем.

3. Объясните проект или задачу

В первом основном абзаце кратко расскажите о проекте или задании. Это дает читателям представление об инструкциях. Важно, чтобы они знали, в чем заключается задача, чтобы они понимали, что вы имеете в виду на каждом этапе. Постарайтесь включить соответствующие детали о проекте, например, сроки выполнения или цели. Возможно, будет полезно добавить контактную информацию того, кто возглавляет проект. Если вы пишете о политике или процедуре, постарайтесь указать, о чем идет речь, и дату ее начала.

4. Перечислите каждый шаг

Далее составьте нумерованный или маркированный список шагов. Постарайтесь сделать эти шаги читабельными и краткими, чтобы их было легко понять. Каждый пункт должен четко описывать задачу с конкретными процедурами. Это поможет читателям легко понять процесс. При необходимости добавьте соответствующую информацию, чтобы помочь читателям выполнить свои обязанности. Например, вы можете указать контактную информацию человека, которому сотрудники могут задать вопросы о некоторых этапах проекта. Старайтесь использовать короткий и понятный язык, чтобы повысить читабельность шагов.

5. Завершите свое письмо

После того, как вы перечислите свои шаги, вы можете завершить письмо так. Как правило, это краткий абзац, который повторяет любую важную информацию из документа. В заключении вы можете поблагодарить читателей или сказать им, что надеетесь работать с ними в будущем. Заключение может меняться в зависимости от содержания письма и от того, кому вы его отправляете. Завершите письмо, написав Искренне или С наилучшими пожеланиями за которым следует ваше имя и фамилия.

6. Пересмотрите документ

Перед отправкой письма прочитайте и пересмотрите документ. Редактирование письма гарантирует отсутствие в нем ошибок. Это поможет вам выглядеть профессионально и ответственно. Проверьте, нет ли грамматических, орфографических или пунктуационных ошибок. Вы также можете убедиться, что вся информация, которую вы поместили в письмо, например, имена или даты, является правильной. Подумайте о том, чтобы прочитать письмо-инструкцию вслух, чтобы услышать все ошибки, которые вы пропустили в противном случае. При желании попробуйте попросить коллегу или друга прочитать ваше письмо, чтобы узнать, не найдут ли они ошибок, которые вы не заметили.

Образец инструктивного письма

Вот шаблон инструктивного письма, который вы можете использовать в качестве справочника при написании своего собственного:

[Имя и фамилия получателя]
[Номер телефона]
[адрес электронной почты]
[Дата]

[Уважаемый] [Имя и фамилия],

[В нескольких предложениях укажите задачу или проект и кратко поясните ее. Включите любые важные детали о проекте, чтобы обеспечить контекст для получателя. Если это предпочтительно, представьте список шагов с помощью двоеточия.]

1. [Шаг плюс обязанности]

2. [Шаг плюс обязанности]

3. (Шаг плюс обязанности)

4. [Шаг плюс обязанности]

5. [Шаг плюс обязанности]

[В заключении повторите любую важную информацию и поблагодарите читателей за уделенное им время.]

[Искренне],
[Имя и фамилия]

Пример инструктивного письма

Рассмотрите этот пример письма-инструкции, когда будете создавать свое собственное письмо:

Мэтью Дэвис
555-555-555
Мэтью.Davis@email.com
3 октября 2021 г

Уважаемый Мэтью Дэвис,

Это письмо включает в себя подробные шаги, которые я хотел бы, чтобы вы выполнили к концу месяца. Эти задачи являются частью выпуска нового продукта компании летом 2022 года. Если у вас есть вопросы или сомнения по поводу этих шагов, пожалуйста, свяжитесь с нашим ведущим менеджером проекта, Эммой Ньюпорт. Ваши обязанности заключаются в следующем:

1. Сотрудничать с отделами продаж и маркетинга для проведения исследований рынка и потребителей.

2. Создайте дорожную карту продукта для данного пункта и распространите ее среди всех членов команды.

3. Встретиться с командой дизайнеров для утверждения эскизов нового продукта.

4. Встретиться с заинтересованными сторонами, чтобы проинформировать их о разработке продукта.

5. Создайте отчет, в котором кратко описаны ваши задачи и проведенное вами исследование.

Не забудьте выполнить эти задачи до конца месяца. Если у вас есть вопросы, свяжитесь с Эммой Ньюпорт. Благодарим вас за усердную работу и преданность делу.

Искренне,
Хуан Эрнандес