Как использовать функцию "Анализ данных" в Excel

Excel - это инструмент, который помогает записывать, организовывать и анализировать данные. Анализ данных позволяет вам получить представление о тенденциях поведения ваших данных, что может помочь вам улучшить стратегию и установить более глубокое понимание вашего бизнеса. Изучение различных инструментов анализа Excel поможет вам по-новому понять ваши данные. В этой статье мы обсудим, что такое анализ данных, как использовать инструмент Анализ данных в Excel и некоторые дополнительные советы по анализу данных.

Что такое анализ данных в excel?

Анализ данных в Excel - это процесс использования вычислительных возможностей программы Excel для новой интерпретации данных. Если у вас есть конкретная цель сбора данных, например, выявление тенденций или ведение учета операций, понимание различных функций excel поможет вам организовать свою электронную таблицу для наиболее эффективного и точного достижения этой цели. Основные функции Excel, такие как сортировка и фильтрация данных, добавление столбцов и построение диаграмм, помогут вам по-новому взглянуть на свои данные. Вот некоторые часто используемые инструменты, которые могут помочь вам проанализировать ваши данные

• Функция Vlookup: функция Vlookup помогает искать значение в данных и возвращать соответствующее значение. Например, если вы хотите узнать цену продукта, вы можете использовать функцию Vlookup для быстрого поиска списка продуктов и их цен.

• Функция if: Функция if возвращает заранее определенное значение, основанное на логическом анализе ваших данных. Например, если вы пытаетесь выяснить, каких товаров было продано больше, чем других, вы можете воспользоваться функцией if, которая возвращает значение высокая продажа для каждого продукта с количеством проданных единиц более 1 000 и низкие продажи для каждого продукта с количеством проданных единиц менее 100.

• поворотная таблица: Разворотная таблица - это таблица, которая организует данные в диаграмму, используя ваши конкретные спецификации. Вы можете назначить строки или столбцы в таблице, а Excel может интерпретировать ваши данные для заполнения таблицы.

Вы также можете использовать инструмент Анализ данных в Excel для проведения более сложного анализа.

Как анализировать данные в excel?

Вы можете выполнить эти шаги для использования функции анализа данных в Excel:

1. Откройте документ Excel

Вы можете открыть документ excel, найдя программу, сохраненную на вашем компьютере. В зависимости от операционной системы, вы можете найти его в папках приложений или программ. Найдите зеленый значок Excel и дважды щелкните, чтобы открыть программу. Если у вас есть существующий файл, нажмите кнопку открыть и найдите файл в ваших существующих электронных таблицах. Если вы хотите открыть новый файл, перейдите на вкладку Новый и введите данные.

2. Выберите диапазон ячеек

Найдите в электронной таблице данные, которые вы хотите проанализировать, и выделите диапазон данных. Диапазон данных - это ячейки в столбцах и строках, в которых находятся данные, которые вы хотите проанализировать. Вы можете выделить несколько ячеек, щелкнув одну ячейку, чтобы выделить ее, затем перетащите мышь, чтобы включить столбцы и строки, прилегающие к ячейке, пока не выделите все данные. Выделение диапазона ячеек помогает указать программе Excel, какие данные вы хотите изменить или исследовать.

3. Выберите кнопку Анализ данных

На панели инструментов в верхней части программы вы можете найти кнопку Анализировать данные на вкладке Главная. При выборе этой кнопки откроется диалоговое окно с опциями для анализа. В этом диалоговом окне показаны различные варианты манипуляций с данными и их отображения для демонстрации результатов анализа. В левой части окна вы можете увидеть отображение ваших данных, чтобы увидеть практическую эффективность ваших действий.

4. Задайте вопрос

Под заголовком диалогового окна, в поле с надписью, Задайте вопрос о ваших данных. В этом поле можно ввести утверждение или вопрос, поясняющий, какую информацию вы хотите получить из выбранного диапазона данных. Например, если у вас есть список продаж за год, вы можете ввести в поле в каком месяце были самые высокие продажи, и Excel может проанализировать ваш диапазон данных, чтобы найти ответ. Вы также можете найти предложения в выпадающем списке под полем, заполненном распространенными и недавно заданными вопросами.

5. Выберите интересующие вас поля

Под полем вопроса вы можете увидеть ссылку с надписью Какие области интересуют вас больше всего? Нажав на эту ссылку, вы увидите поля в ваших данных и их значения, рядом с которыми установлены флажки. Вы можете установить или снять флажки рядом с этими полями, чтобы включить или исключить их из анализа данных. Вы можете упорядочить значения по

• Не значение

• Сумма

• Среднее

Вы можете нажать кнопку обновить после установки параметров, чтобы увидеть, как эти изменения влияют на ваши данные.

6. Выберите визуальное представление

Панель Анализ данных может отображать различные визуальные эффекты в зависимости от вашего вопроса и поля, в которое вы включили данные. Эти визуальные данные могут представлять собой гистограмму или круговую диаграмму. Вы можете просмотреть различные варианты и выбрать визуальный вариант, который точно представляет анализируемые данные. Вы можете нажать на ссылку Показать результаты в нижней части вкладки, чтобы увидеть больше визуальных вариантов.

7. Вставка визуального представления

В нижней левой части панели есть возможность вставить созданный вами визуальный образ. Вы можете щелкнуть по этой ссылке, чтобы добавить визуальное представление в новый лист вашей электронной таблицы. Новый лист полезен, потому что вам не нужно создавать график вручную, и он не нарушает ваши данные, размещая их на том же листе. Нажатие этой кнопки может закрыть панель анализа данных, но вы можете открыть ее снова, выбрав ее снова.

Советы по анализу данных

Вот несколько дополнительных советов по анализу данных в excel:

• Используйте табличные данные: анализ данных excel использует машинное обучение для понимания тонкостей ваших данных, но лучше всего он работает с данными, оформленными в виде таблицы с четкими заголовками.

• Использовать меньше 1.5 миллионов ячеек: инструмент Анализ данных не поддерживает анализ для таблиц более 1.5 миллионов ячеек, поэтому вам может понадобиться сегментировать диапазон данных, если вы хотите включить столько данных.

• Форматировать значения: Excel читает даты, отформатированные как 2022-01-01 в виде текстовых строк, поэтому если в ваших данных используется такой формат данных, возможно, вы захотите изменить его или включить еще один столбец даты, в котором вы отформатируете дату как значение.

• Разъединить ячейки: Слияние ячеек может затруднить Excel точное чтение организации вашей таблицы, поэтому постарайтесь иметь как можно меньше объединенных ячеек перед использованием вкладки Анализ данных .