Эти навыки тайм-менеджмента помогут вам стать лучшим сотрудником и улучшить баланс между работой и личной жизнью

Тайм-менеджмент - один из тех важных навыков в работе и жизни, который, кажется, находит свое отражение в каждом собеседовании и аттестации. Это потому, что и рекрутеры, и руководители знают, что навыки управления временем сотрудника могут сделать или разрушить практически любой проект, над которым он работает. И наука это подтверждает: исследователи обнаружили прямую связь между навыками управления временем и эффективностью работы в сфере организации мероприятий и других отраслях.

Проблема в том, что, хотя большинство людей признают важность управления временем, вы можете не знать, как научиться этим навыкам. Возможно, вы даже ошибочно полагаете, что вы либо хорошо умеете управлять временем, либо нет, и между ними нет места для "серого" и нет потенциала для улучшения.

Мы готовы сказать вам, что эта концепция ошибочна: тайм-менеджмент на самом деле состоит из нескольких навыков - вы можете иметь способности в разных областях - и вы можете абсолютно точно улучшить их, чтобы сделать себя более продуктивным, получить более высокие оценки работы и найти лучший баланс между работой и личной жизнью.

Что такое навыки тайм-менеджмента (управления временем)?

Несмотря на то, что это словосочетание так часто используется на рабочем месте, тайм-менеджмент - это не то понятие, которое большинство людей могут легко определить.

Навык тайм-менеджмента - это все, что помогает вам экономить время и быть более эффективным, говорит эксперт по тайм-менеджменту и организации офиса Эйлин Рот, автор книги "Организация для чайников". "Сюда входит постановка целей, планирование, определение приоритетов, эффективное использование календаря, создание распорядка дня, принятие решений, делегирование полномочий, избегание таких растратчиков времени, как затягивание и прерывание, [и] продуктивное проведение совещаний", - говорит Рот. "Даже организация рабочего пространства - это навык управления временем".

Эти навыки не только помогают вам быть более эффективными в работе, но и улучшают вашу способность соответствовать срокам и ожиданиям. "Навыки управления временем - это умение использовать свое время таким образом, чтобы оно способствовало достижению ваших целей", - говорит коуч по тайм-менеджменту и лидерству Алексис Хасельбергер. "Речь идет о том, чтобы научиться не реагировать, а упреждать свое время". Другими словами: Сильные навыки тайм-менеджмента позволяют вам планировать заранее и правильно использовать свое время, чтобы вы не метались, пытаясь уложиться в сроки в последний час.

Почему навыки управления временем столь важны?

Эффективный тайм-менеджмент имеет множество личных и профессиональных преимуществ. Чаще всего вы сможете больше успевать. Но дело не только в этом, говорит Хасельбергер, который работала с сотнями профессионалов на индивидуальных коучингах по тайм-менеджменту и более 34 000 студентов на курсах по тайм-менеджменту.

"Когда у вас нет навыков тайм-менеджмента, вы часто чувствуете себя неуправляемым", - говорит Хасельбергер, добавляя, что также часто бывает, что вы перегружены всем, что есть в вашем списке дел. Результат? Спешка, отставание от графика и, в конечном итоге, несвоевременное или некачественное выполнение работы.

Отсутствие навыков управления временем "вызывает большой внутренний стресс, но также может вызвать стресс в отношениях, потому что другие не могут на вас положиться", - говорит Хасельбергер. "Кроме того, люди, которые не умеют управлять временем, подвержены большему риску выгорания из-за перегруженности и часто не имеют границ между работой и личной жизнью, которые могли бы поддержать их психическое здоровье".

Люди, которые не умеют управлять своим временем, часто сталкиваются с тем, что работа врезается в их личную жизнь, потому что они постоянно задерживаются на работе допоздна, чтобы наверстать упущенное, потому что им постоянно приходится приносить работу домой, или потому что они беспокоятся о работе в свободное время. Результатом этого является отсутствие границ между работой и домом и неспособность по-настоящему отключиться и отдохнуть от рабочего дня.

С другой стороны, сильные навыки тайм-менеджмента позволяют вам достигать своих целей и соблюдать сроки, а также освобождают вас от списка дел, когда день закончен. Работа остается на работе, а ваша домашняя жизнь - это ваша жизнь, с которой вы поступаете по своему усмотрению.

Виды навыков управления временем

Существуют десятки навыков управления временем, которые помогут вам максимально эффективно использовать свой день. Вот несколько наиболее распространенных из них, а также способы их применения на работе.

Постановка целей

В контексте управления временем постановка целей - это не столько постановка целей на будущее, сколько постановка целей на каждом этапе завершения проекта. Это может включать в себя разбивку процесса на конкретные цели и определение сроков достижения каждой цели. Например, упрощенная версия этого для планирования мероприятия может выглядеть следующим образом:

  • Установление бюджета: 4/15
  • Поиск места проведения: 4/25
  • Составление списка гостей: 4/28
  • Рассылка приглашений: 5/1
  • Определение поставщиков: 5/15

По словам Рота, вы с большей вероятностью достигнете поставленных целей, если будете привязывать к ним вознаграждение - например, вы можете заказать обед в ресторане, вместо того чтобы принести его из дома, после того как закончите то, что вы считаете самой сложной задачей для данного проекта.

"Цели должны быть посильными", - говорит Рот. Но это не значит, что на достижение целей должны уходить недели. Чтобы ставить разумные цели, Рот предлагает использовать систему SMART. Система постановки целей SMART подразумевает постановку целей, которые являются:

  • Конкретные;
  • Измеримые;
  • Достижимые;
  • Релевантные;
  • Ограниченные по времени.

(Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time bound)

Если вы занимаетесь продажами, примером SMART-цели может быть продажа двух ящиков определенного продукта к концу месяца. Цель конкретна (вы точно знаете, что вам нужно сделать, чтобы добиться успеха), измерима (вам нужно продать два ящика), достижима (два ящика в месяц - это реально, исходя из тенденций продаж в прошлом), актуальна (продажа двух ящиков в этом месяце повышает ваши личные цели и/или цели компании) и ограничена по времени (продажи должны быть завершены к концу месяца).

Успешная постановка целей включает в себя:

  • Уметь разбивать большие проекты на более мелкие цели;
  • Оценивать, сколько времени займет каждая из этих целей;
  • Постановка целей, которые находятся в пределах вашей досягаемости.

Расстановка приоритетов (приоритизация)

Каждый день вы определяете приоритетность задач и проектов, на которые тратите свое время. Но это не всегда осознанное решение - чаще всего люди просто расставляют приоритеты в пользу того, что находится непосредственно перед ними.

Когда речь идет о тайм-менеджменте, расстановка приоритетов требует от вас более стратегического подхода к принятию решений. "Существует ряд факторов, которые влияют на расстановку приоритетов, в первую очередь: важность и влияние, срочность, трудность и сложность, а также сроки", - говорит Хасельбергер. Важным элементом расстановки приоритетов является умение сказать "нет", потому что в конечном итоге мы не можем сделать все, говорит она.

"Затем вам нужно решить, когда и в каком порядке вы будете делать все, что вы решили сделать, чтобы уложиться в соответствующие сроки", - говорит Хасельбергер. Допустим, у вас есть три больших проекта, плюс все ежедневные задачи. Расстановка приоритетов означает разбиение каждого из этих крупных проектов на отдельные этапы, а затем ежедневное решение, какие задачи вы должны выполнить, чтобы не отстать от графика по каждому проекту, принимая во внимание важность и срочность, не забывая при этом о повторяющихся задачах, таких как электронная почта и звонки клиентам.

Точное количество задач, которые вы сможете расставлять по приоритетам каждый день, будет зависеть от того, насколько эти задачи трудоемки. Хасельбергер говорит, что она учит своих клиентов практиковать реализм задач, который заключается в том, чтобы реалистично оценивать, сколько времени у вас есть в сутках, сколько времени займут ваши отдельные задачи и сколько задач вы сможете реально расставить по приоритетам до конца дня.

Успешная расстановка приоритетов включает в себя:

  • управление ожиданиями;
  • разбиение крупных проектов на более мелкие задачи;
  • анализ важности и срочности отдельных задач;
  • Понимание влияния и сложности отдельных задач;
  • точное прогнозирование времени, необходимого для выполнения отдельных задач.

Планирование

Вы можете подумать, что если вы пользуетесь ежедневником или календарем в телефоне, то вы разбираетесь в планировании. Но существуют реальные методы составления расписания, которые выходят за рамки отслеживания ежедневных встреч.

Большинство методов составления расписания сводится к проведению встреч и выделению временных блоков. "При планировании встреч мы должны учитывать расписание тех, с кем мы хотим встретиться", - говорит она. Но для эффективного управления временем "хорошо иметь некоторые общие рекомендации для нашего собственного расписания относительно того, когда и зачем мы встречаемся с другими".

Вот несколько вопросов, которые следует задать себе при планировании встреч, которые помогут вам избежать ненужных встреч и сделать так, чтобы нужные встречи длились ровно столько, сколько нужно:

  • Чего я хочу достичь во время этой встречи?
  • Можно ли это сделать по электронной почте или по телефону?
  • Если нет, то как я могу помочь этой встрече пройти как можно эффективнее?

Основная цель блокирования времени - максимально реалистично планировать свой день даже вне встреч. "Назначьте в своем календаре блоки, соответствующие конкретным проектам, задачам или видам деятельности, - говорит Хасельбергер. Например, вы можете выделить первые полчаса своего утра на чтение и ответы на электронные письма. Затем следующий час можно посвятить выполнению задач, необходимых для продвижения большого проекта, над которым вы работаете. Следующие полчаса могут быть посвящены встрече с клиентом. И так далее, и так далее, даже выделяя время на перерывы и обед. Затем придерживайтесь своего расписания, следите за часами или установите будильник, который будет вам помогать.

"Блокирование времени может быть эффективной стратегией для улучшения оценки времени, реалистичного отношения к своему времени (и тому, что вы можете в него вместить), а также служит мягким напоминанием о необходимости вернуться к запланированным делам, если мы сбились с курса", - говорит Хасельбергер.

Успешное планирование включает в себя:

  • понимание того, сколько времени могут занять отдельные задачи;
  • намеренно распоряжаться своим временем;
  • Перенаправлять свое внимание на запланированные задачи, когда концентрация теряется.

Делегирование

"Делегирование - это передача кому-то другому проекта или части проекта вместо того, чтобы над ним работали вы", - говорит Рот. "Это освобождает вас для работы над проектами более высокого уровня и ускоряет выполнение делегированного проекта, поскольку над ним одновременно работает несколько человек".

Делегирование лучше всего работает с менее срочными или важными задачами и помогает расчистить путь, чтобы вы могли сосредоточиться на задачах, которые под силу только вам, говорит Хасельбергер. "Если все сделано правильно, мы делегируем проекты тем, у кого есть навыки, способности и интерес к ним; мы даем очень четкие ожидания и сроки; и мы просим, а не требуем".

Большинство людей считают, что для того, чтобы уметь делегировать полномочия, нужно быть руководителем высшего звена, но это не всегда так. Каждый раз, когда вы работаете в команде, вы можете иметь возможность делегировать полномочия другим ее членам. На практике это может означать обращение к члену вашей команды, у которого хорошие рабочие отношения с вашим клиентом, с просьбой взять на себя проведение совещания, которое запланировано для информирования клиента о текущем прогрессе. Или, возможно, это означает передать окончательное редактирование проектного предложения члену команды, который проявил склонность к выявлению ошибок в прошлом.

Люди часто не хотят делегировать полномочия по двум причинам:

  1. Они считают, что сами могут сделать это лучше и быстрее.
  2. Они не хотят перегружать других.

"Хотя в краткосрочной перспективе первый пункт может быть верен, в долгосрочной перспективе мы сэкономим кучу времени, делегируя повторяющиеся процессы, которые потом можно будет снять с себя", - говорит Хасельбергер. "Кроме того, делегирование часто является подарком, поскольку оно открывает возможности для тех, кто работает на нас" - или с нами.

При этом никогда не следует делегировать полномочия в крайнем случае (в случаях, когда ваше собственное время не было хорошо спланировано), потому что это создает нагрузку на других, говорит Хасельбергер. Вместо этого, упреждая "вопрос: "Когда у вас будет разумное время, чтобы сделать Х?", мы даем возможность поговорить, а не создавать ненужную нагрузку".

Успешное делегирование требует:

  • Умение оценить, какие задачи можете выполнить только вы, а какие могут взять на себя другие;
  • Готовность отпустить;
  • Команда, которой вы можете доверять и с которой хорошо работать;
  • Навыки лидерства;
  • Умение сотрудничать.

Управление задачами

В любой день у нас может быть 20+ задач, которые нам необходимо выполнить. Некоторые из этих задач могут быть небольшими (например, быстрый телефонный звонок коллеге), в то время как другие могут занимать больше времени (например, исследование для долгосрочного проекта).

Хитрость заключается в том, чтобы сначала определить, какие задачи необходимо выполнить, а затем работать над ними, не перегружаясь и не сбиваясь с пути из-за новых или неожиданных задач, попадающих на ваш стол.

Метод Хасельбергер по управлению задачами включает в себя создание единой системы, через которую она пропускает все свои задачи. Эти задачи могут возникать в любом количестве мест: электронная почта, Slack, встречи, разговоры, ваш мозг и т.д. И эта единая система может быть практически любой, которая помогает вам отслеживать задачи, которые вы должны выполнить в любой конкретный день. Например, упорядоченный список дел в электронной таблице может быть вашей надежной системой. Или это может быть приложение для управления задачами, такое как ClickUp, которое позволяет вам включать в свою систему и других людей. Просто убедитесь, что вы используете шаблон, который всегда напоминает вам о задачах, которые вы должны выполнять каждый день или неделю (например, проверка электронной почты, обновление бюджета и ответы на звонки клиентов). Таким образом, вам не придется тратить мозговые силы на запоминание (или забывание) повторяющихся задач, и вы сможете добавлять новые, уникальные или неожиданные задачи по мере необходимости.

Успешное управление задачами требует:

  • Организовать цели в необходимые задачи;
  • Создание собственной надежной системы;
  • Определение задач, которые вы выполняете регулярно;
  • Освободить место для новых, специфических для конкретного проекта или неожиданных задач, которые необходимо выполнить.

Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента

Если вы намерены улучшить свои навыки управления временем, первый шаг - это осознание. Активно отслеживайте происходящее, чтобы решить, на чем сосредоточить свои усилия.

На практике это требует, чтобы вы сначала в течение недели отслеживали, как тратится ваше собственное время. Записывайте все: когда вы идете на обед. Сколько времени вы тратите на личный звонок. Сколько времени в течение дня вы полностью сосредоточены на задаче. Как часто вы втягиваетесь в несвязные разговоры с коллегами. Сколько времени вы тратите на дневные сны. Если вы не хотите вручную записывать каждое свое движение, вам может помочь сайт или приложение для отслеживания времени, например, toggl или Clockify.

С помощью этой информации можно определить самые разные вещи. Спросите себя:

  • Тратите ли вы свое время на правильные задачи?
  • Сколько времени у вас отнимают отдельные задачи?
  • Сколько времени, по вашему мнению, эти задачи должны занимать в идеале?
  • Сколько времени вы проводите на совещаниях?
  • Как вы считаете, насколько важны эти встречи для вашей общей эффективности работы?
  • Что вы делаете такого, что можно было бы делегировать?
  • Как часто вы отвлекаетесь?
  • Сколько времени вы тратите с пользой?

"Я также советую взглянуть на календарь, - говорит Хасельбергер. Если вы обнаружите, что ваш календарь полон встреч, возможно, вы захотите потратить некоторое время на проверку важности этих встреч и на то, какие из них вы могли бы избежать, чтобы выиграть больше времени для выполнения работы.

После этого вы сможете определить, какие навыки управления временем вам необходимо улучшить, будь то составление расписания, делегирование или даже управление отвлечениями. Вы можете пойти на курсы, пройти онлайн-курс, нанять тренера или даже спросить у своего коллеги или друга, который всегда успевает и готов ко всему, как они это делают.

Количество доступных инструментов, которые могут помочь в управлении временем, действительно не ограничено. Главное здесь - определить, какие из них могут оказаться для вас наиболее подходящими, а затем взять на себя обязательство внедрить эти инструменты в свою жизнь и рабочий день.

Наконец, вам нужно будет практиковаться. Начните с выбора одной стратегии управления временем - той, которая покажется вам наиболее простой. Для вас это может быть составление ежедневного списка дел, а может быть разбивка крупных целей на SMART-цели. Что бы вы ни решили, возьмите на себя обязательство практиковать выполнение этой задачи ежедневно в течение месяца - достаточно долго, чтобы это вошло в привычку. А затем подумайте, какие еще инструменты вы можете добавить к своему набору инструментов для управления временем.

Возможно, поначалу это не будет получаться само собой, но при условии самоотверженности и практики каждый может улучшить свои навыки управления временем. Каждый раз, когда мы осваиваем новые навыки и пытаемся применить их на практике, это будет непросто. Привычки менять трудно. Изменение поведения - это трудно. Практика, практика, практика - вот путь вперед.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Автор: 
Источник: 
  • TheMuse.com
Перевод: 
  • Valeratal
+1
0
-1