В делопроизводстве организаций широко используются различные виды документов, обеспечивающие информационный обмен между подразделениями и внешними организациями. Среди них особое место занимают докладные и служебные записки, а также справки.
Докладные и служебные записки - это, как правило, внутренние документы, носящие вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам.
Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.
Служебная записка в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует, однако широко используется на практике. Предлагается оформлять Служебную записку в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов для единства оформления документации.
Основные различия между докладной и служебной запиской:
- Направление: Докладные записки направляются снизу вверх, от нижестоящего должностного лица вышестоящему. Служебные записки, наоборот, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, между сотрудниками одного уровня.
- Цель: Докладная записка - информирование руководства и побуждение к принятию решения. Служебная записка - решение вопросов материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения, взаимодействие между подразделениями.
Оформление докладных и служебных записок:
- Оформляются на стандартном листе бумаги, с указанием всех необходимых реквизитов: наименование структурного подразделения, вид документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись составителя.
- Текст оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.
- Реквизиты заголовочной части располагаются в угловом или продольном варианте.
- Текст докладной записки делится на части:
- Первая часть - факты, послужившие поводом для составления документа.
- Вторая часть - выводы, просьбы и предложения.
- В третьей части (при необходимости) - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения.
- Служебная записка оформляется аналогично докладной.
Справка - это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера. В отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.
Виды справок:
- Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения.
- Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности.
- Информационные справки составляются для информирования руководства о положении дел.
Оформление справок:
- Оформляются на стандартном листе бумаги или на общем бланке организации.
- Содержат те же реквизиты, что и докладные записки.
- Текст может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы.
Основные отличия справки от докладной записки:
- Цель: Справка - подтверждение фактов и событий. Докладная записка - информирование и побуждение к действию.
- Требование к принятию решения: Справка не требует принятия решения. Докладная записка требует принятия решения.
Важно: при подготовке проекта любой справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения полноты и достоверности фактов, правильности оформления средств обратной связи, точности датирования и соблюдения уровня подписания.
В заключение, важно понимать различия между докладными, служебными записками и справками для правильного оформления и использования этих документов в делопроизводстве.
Поделиться
