7 простых шагов по организации почтового интерфейса с несколькими ящиками

На примере Gmail

Моя почта похожа на список неотложных дел. Некоторые письма касаются текущих проектов, в некоторых я просто общаюсь с новыми авторами. Каждое письмо обладает определенным приоритетом и ждет конкретного ответа.

Чтобы не запутаться, я использую инструмент от Gmail "Дополнительные папки".

Прежде всего, давайте определимся с терминами.

  • Основная папка: Это обычная почта на Gmail, которая есть у многих из нас. В ней хранятся все входящие письма, которые можно переместить в другие папки (например, в архив).
  • Дополнительные папки: Это новые папки, которые мы создаем вдобавок к основной, чтобы раскладывать в них письма по темам. Эта функция доступна для ящиков Gmail, в которых отсутствует вкладка Промоакции и ей подобные.

Хотите пользоваться несколькими почтовыми ящиками одновременно? Ниже представлены семь шагов, позволяющих это организовать. Такой подход сэкономит вам немало времени при работе с электронной почтой. Одним словом, он предназначен для тех, кто помешан на организации всего вокруг, как и я!

1. Зайдите в настройки Gmail

Для этого нажмите значок в виде шестеренки в правом верхнем углу основного окна. В выпадающем меню выберите пункт "Настройки".

2. В верхнем меню выберите пункт "Лаборатория"

3. Найдите функцию "Дополнительные папки" и включите ее

Обязательно нажмите кнопку "Сохранить изменения". После этого вы снова вернетесь в папку "Входящие". Но это еще не все...

4. Создайте ярлыки для сортировки писем в зависимости от типа

Все ярлыки хранятся в выпадающем меню "Еще", которое можно найти на левой панели. Прокрутите меню вниз и выберите пункт "Создать новый ярлык". Создайте ярлык для типа писем, которые вас интересуют.

Лично я сортирую письма по типу действий, которые необходимо с ними совершить. На некоторые письма надо ответить. Я кладу их в отдельную папку и возвращаюсь к ним, как только у меня освобождается время. Некоторые письма требуют определенных действий, и о них стоит помнить все время. Все остальные письма хранятся в качестве истории и позволяют получать нужную информацию по требованию.

- Совет -

Для дополнительной организации ярлыки можно раскрасить в разные цвета. Вернитесь к левой панели, наведите курсор на ярлык и нажмите на стрелку, указывающую вниз, и выберите нужный цвет в меню "Цвет ярлыка".

5. После создания ярлыков вернитесь в настройки

После вышеописанных действий вы можете не найти значок с шестеренкой на привычном месте, а все потому, что процесс еще не окончен. Прокрутите страницу вниз и найдите этот значок. Зайдите в настройки и выберите пункт "Несколько папок Входящие" в верхнем меню.

6. Распределите папки так, как вам удобно

В разделе "Текущие поиски в нескольких папках Входящие" введите фильтры для каждой дополнительной папки. Фильтры должны соответствовать ярлыкам, созданным в шаге 4. Чтобы фильтры работали корректно, они должны выглядеть так: "is:название_ярлыка". Фильтры прописываются в нижнем регистре, вместо пробелов используются знаки подчеркивания.

Вы также можете определить количество писем, отображаемых в каждой папке (по аналогии с главным окном, в котором отображаются 50 последних писем). Кроме того, можно выбрать расположение дополнительных папок (я предпочитаю, чтобы они находились справа от главного окна).

- Совет -

Чтобы не забыть о письмах, требующих каких-либо действий с моей стороны, я шлю сам себе письма-напоминания с помощью HubSpot Sales Free. Письмо приходит накануне важной даты, и я убеждаюсь в том, что ничего не забыл.

7. Нажмите кнопку "Сохранить изменения" и вернитесь в свой обновленный ящик

Вуаля! Вы должны увидеть нечто подобное:

Если этот пост вам пригодился, пожалуйста, сообщите об этом в комментариях. Если вы хотите использовать потенциал почтовых приложений по максимуму, прочтите пост о горячих клавишах для Gmail.

https://blog.hubspot.com, перевод: Айрапетова Ольга

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1