- Новый отчет, опубликованный Harvard Business Review, сообщил главные детали 12-летнего исследования генеральных директоров, которое показало, как они управляют своим личным временем.
- Среди данных было то, чем руководители занимаются во время работы и за её пределами, а также обнаружило 5 привычек, нужные любому директору, желающему быть максимально успешным.
- Предпочтение личным встречам, короткие совещания и доверие подчинённым – вот лишь три примера из этого списка.
Работа генеральным директором в крупной компании – это необычайно тяжелая жизнь.
Конечно же, они получают солидные деньги за свою работу – в среднем около 12.1 миллиона долларов в 2017 году – и имеют массу ресурсов в своём распоряжении, включая других руководителей и сотрудников под их руководством.
Однако последний отчёт Harvard Business Review рассказал о главных деталях 12-летнего исследования генеральных директоров, которое показало, как руководители справляются с самым недостающим ресурсов в сфере их деятельности: временем. Генеральные директора являются внутренним и внешним лицом компании, они несут ответственность за всё, что происходит внутри организации. Они должны сотрудничать с «акционерами, клиентами, сотрудниками, советом директоров, средствами массовой информации, правительством, общественными организациями и так далее», - сообщает отчёт. Учитывая это, они могут работать буквально без остановки, но у них всё равно всегда будет невыполненная работа. Итак, как же им удаётся управлять своим личным расписанием?
Исследователи изучили то, как управляют своим временем 27 генеральных директоров – две женщины и 25 мужчин – в течение квартала, или трёх месяцев, каждый. Их компании имеют средний годовой доход в 13.1 миллиард долларов.
Данные продемонстрировали, чем занимаются генеральные директора на работе и за её пределами, а исследователи обсудили результаты и сферы потенциального улучшения.
Вот важные выводы о секретах продуктивности, которые каждый из нас может позаимствовать у самых «больших шишек» по всем Соединённым Штатам.
1. Предпочтение личным встречам
Все мы знакомы с потоком рабочих электронных писем. Генеральные директора тоже не защищены от этого давления. Исследование обнаружило, что электронная почта, несмотря на свою теоретическую эффективность, зачастую является неэффективным способом коммуникации и забирает много времени, но лидеры имеют проблемы с избеганием электронных писем. «Генеральные директора попадают в бесконечный поток информационных электронных писем. Они чувствуют давление, так как игнорирование этих электронных писем может быть знаком грубости», - отмечает HBR.
Решение этой проблемы, как для менеджеров, так и для всех остальных, достаточно простое: понять разницу между электронными письмами, которые требуют ответных действий, и теми, которые таковых не требуют. Слишком большое количество ответов, особенно в свободное время, даёт неправильный сигнал персоналу.
Вместо этого, стоит отдать предпочтение видеоконференциям или, что ещё лучше, личному общению. Это «лучший способ для генеральных директоров, чтобы оказывать влияние, понимать происходящее и продвигать актуальную повестку дня, которую нужно распространить и расширить», - сообщает отчёт. Кроме того, это умножает количество человеческого взаимодействия, которое способствует выстраиванию доверия и единства.
2. Формируйте понятную повестку дня – и давайте знать о ней остальным
Со столь большим потоком проблем, приходящих на их рабочий стол, генеральным директорам нужно определить наиболее приоритетные задачи. «Наше исследование обнаружило, что им следует составлять подробную личную повестку дня, и именно этим занимается большинство директоров», - сообщает отчёт. Без такой повестки дня их ограниченное время будет украдено разнообразными факторами, «а самое главное – работа не будет сделана».
Повестка дня может быть чем-то простым, вроде списка дел, записанного на стикеры, или более конкретизированный список целей на длительный период времени. В среднем, исследуемые директора тратили 43% своего времени на вещи, способствующие их планам, они чувствовали себя намного лучше, когда им удавалось выделить больше времени на эти задачи. Кроме того, важно обновлять эту повестку дня при необходимости, чтобы она соответствовала общим миссиям, а также сообщать о намеченных планах другим руководителям и членам команды, чтобы все могли работать в одном потоке.
3. Доверяйте и полагайтесь на людей, находящихся под вашим контролем
Человек на вершине служебной иерархии настолько хорош, насколько хороши его прямые указания. Люди, находящиеся ниже по служебной лестнице, «занимаются всеми ключевыми элементами бизнеса и предлагают генеральным директорам огромные возможности для использования», - сообщает отчёт.
«Команда руководителей, работая вместе, может стать тем самым связующим звеном, которое поможет генеральному директору объединить компанию и заставить её работать правильно». Исследование обнаружило, что 46% времени генеральных директоров тратится на работу с непосредственными подчинёнными, а лидеры склонны проводить больше времени с теми сотрудниками, в которых более всего уверенны.
С другой стороны, слабости вашей команды могут создать значительные проблемы. «Главная ошибка генеральных директоров – недостаточно высокие стандарты при отборе непосредственных подчинённых», - обнаружило исследование. Лидерам необходимо оставаться на связи с отделами по всей организации для реализации дальнейших целей. Если же они обособлены, то это задел для будущего провала.
4. Стараться проводить совещания быстро и эффективно
Многие из нас хотели бы сократить поток совещаний в корпоративной жизни. Но для генерального директора, который ответственен за всё происходящее, и который может сделать некоторые вещи только лично, выясняя насущные вопросы в групповом обсуждении и устанавливая необходимые решения и стратегии для достижения результатов. Исследуемые лидеры тратили поразительные 72% своего рабочего времени на совещания.
Впрочем, это вовсе не значит, что они всегда эффективны. Некоторые совещания проводятся без весомых причин, а лишь по привычке, обнаружило исследование. «Генеральным директорам следует регулярно пересматривать, какие совещания действительно необходимы, а какие могут быть делегированы, а также следует избавиться от совещаний, которые были привычкой на предыдущей должности», - утверждает HBR. Лидерам также следует обратить внимание на сокращение времени проведения совещаний, чтобы сделать их более эффективными. Многие из них могут быть запросто сокращены в половину, оставляя больше времени на другие дела, с которыми вам предстоит столкнуться.
5. Разделяйте профессиональную и личную жизнь
Работа генеральных директоров всепоглощающа, как подчёркивает HBR. Они постоянно работают и всегда могут работать ещё больше. Исследуемые лидеры работали в среднем по 9.7 часов в рабочий день, 3.9 часов в выходной и по 2.4 часа в дни отпуска. В общей сложности, за неделю они проводили по 62.5 часов за работой. «Работа генерального директора безжалостна», - говорит HBR. Он или она должны тратить время на каждую прослойку организации и не могут делегировать все свои дела. Путешествия являются жизненно важным элементом.
Чтобы бороться с этим авралом, генеральные директора не могут перегружать свой личный график, делая вид, что так и должно быть. «Генеральным директорам нужно устанавливать границы, чтобы они могли сохранить своё здоровье и свои взаимоотношения с семьёй и друзьями», - обнаружили HBR. В среднем исследуемые лидеры тратили примерно по 6.9 часов на сон. Многие регулярно занимались спортом, уделяя на фитнесс примерно по 45 минут в день.
«Чтобы поддерживать себя в условиях интенсивной работы, генеральным директорам нужно тренироваться – точно так же, как это делают профессиональные спортсмены», - подытоживает отчёт. Кроме того, лидеры проводят своё свободное время с семьёй или тратят его на свои увлечения. Все эти вещи вместе взятые помогают поддерживать ваше физическое и психологическое здоровье, чтобы подготовить вас к сложностям следующей рабочей недели. Без них же вы никогда не сможете быть полностью продуктивными.
businessinsider.com, перевод: Артемий Кайдаш