За последние 10 лет технологии почти целиком изменили рабочую среду, оставив традиционные представления далеко позади.
В наши дни люди могут работать откуда угодно, в любое время, с использованием любых платформ.
Сетевые сервисы, программное обеспечение как услуга и социальные сети позволяют работодателям нанимать сотрудников, которые ранее были недоступны. А новички получают настольные книги, которые никогда не касались столов!
Представителям сферы управления персонала зачастую бывает сложно доказать свою стратегическую ценность для бизнеса, однако с появлением новых технологий они могут работать еще более эффективно и систематично, чем прежде. Тем не менее, прогресс несет за собой новые обязанности, которые касаются соблюдения правовых норм при обработке личной информации.
Представляем вашему вниманию четыре технологии, которые меняют сферу управления персоналом, а также способы их эффективного использования.
1. Социальные сети
Наверняка ваш маркетинговый отдел обожает социальные сети.
Ну еще бы! Они позволяют взаимодействовать с клиентами в режиме реального времени, получать от них мгновенную отдачу и быстро реагировать на любые изменения.
За пределами офиса ваши сотрудники тоже наверняка пользуются социальными сетями, выражая мнения, которые могут идти вразрез с ценностями компании. Такое поведение может создавать неловкие ситуации, с которыми вам придется разбираться.
Для регулирования способов использования социальных сетей потребуется создать политику, которая защищала бы интересы компании, но не ущемляла права сотрудников.
В некоторых источниках предлагается включить в свод правил следующую исключающую оговорку: "Ни один пункт этого документа не имеет целью нарушить права сотрудников, закрепленные в трудовом законодательстве".
Эта оговорка частично снимает с работодателя ответственность, однако авторы Findlaw с этим не согласны. Впрочем, вы всегда можете проконсультироваться по этому деликатному вопросу с местным юристом.
Необходимо понимать, что любая компания может составить свод правил, регламентирующих использование социальных сетей, но, если вы не подкрепите его необходимыми пояснениями, слова так и останутся на бумаге. Здесь, в Patriot, правила о социальных сетях входят в настольную книгу для новых сотрудников и не раз упоминаются в процессе реализации программы по адаптации.
Не бойтесь социальных сетей! Не относитесь к ним как к ядерной бомбе замедленного действия, в противном случае она когда-нибудь взорвется. Научитесь активно их использовать! Социальные сети предоставляют неограниченные возможности для совместной работы, которыми нельзя пренебрегать.
Специалист по управлению персоналом не должен препятствовать инновациям, а напротив, поощрять эффективное использование новейших инструментов как сотрудниками, так и клиентами.
Выработайте надежную политику, проведите обучение и проследите за тем, чтобы ресурсы использовались по назначению. Нет предела совершенству!
2. Программное обеспечение как услуга (SaaS)
В наши дни компьютерные программы используются повсеместно, даже в сфере управления персоналом. Существует немало программ, призванных помочь HR-специалистам, включая классические и веб-приложения.
В нашем отделе широко используются:
- Новый рекрутинговый сервис LinkedIn предоставляет все необходимое для поиска пассивных кандидатов и взаимодействия с ними, включая тех, кто не выложил резюме в открытом доступе.
- Еще одно впечатляющее приложение носит название Lucidchart. Lucidchart распространяется по модели SaaS и позволяет создавать диаграммы и блок-схемы. Мы применяем ее в процессе создания схем организационных мероприятий и ассоциативных карт.
- Google Docs позволяет без труда делиться информацией со всеми, кто в этом нуждается. С помощью этого сервиса мы рационализировали некоторые процессы и упростили процедуру сбора данных. В этом году мы составили полугодовой отчет о деятельности HR-отдела в электронном виде, используя только документы, формы и таблицы от Google.
- С помощью Google Forms мы рассылали сотрудникам анкеты с вопросами для анализа эффективности их работы. Когда они присылали обратно свои ответы, результаты собирались в единый документ при помощи Form Publisher. Затем документы автоматически рассылались руководителям, те проводили анализ и назначали встречи сотрудникам, чтобы обсудить с ними результаты. Таким образом, мы провели качественный анализ эффективности работы без использования бумажных документов. Кроме того, HR-специалисты получили неограниченный доступ ко всей информации, что значительно упростило аналитическую работу.
Это лишь одна из многих попыток рационализировать процессы управления персоналом с помощью программного обеспечения. Несомненно, существуют и другие варианы. К примеру, у нас есть собственное SaaS-приложение, которое отслеживает посещаемость и расходование рабочего времени для сотрудников предприятий малого бизнеса и не нуждается в скачивании и установке.
Некоторые приложения распространяются бесплатно, за другие приходится платить. Перед любым крупным приобретением необходимо провести комплексную проверку.
К примеру, вам не подойдут некоторые облачные сервисы, если вы работаете в сфере, деятельность которой регламентируется специфичным законодательством. Кроме того, некоторые приложения по умолчанию предоставляют третьим лицам доступ к введенной в них информации или передают данные другим агрегаторам.
Таким образом, перед приобретением программного обеспечения HR-специалистам необходимо учесть все риски и возможные проблемы с законодательством. Для этого необходимо задать себе следующие вопросы. Кому принадлежит информация? Надежно ли она хранится? Нужно ли приобретать лицензию? Как часто придется обновлять программу? Предвидятся ли дополнительные издержки в долгосрочной перспективе?
3. BYOT
BYOT (Bring Your Own Technology - "принеси технологию с собой").
Наш отдел разработки очень любит новые игрушки, а мы любим инновации, которые влечет за собой использование этих игрушек. Поэтому команда разработки может выбирать программные продукты по своему вкусу. Кроме того, мы не препятствуем сотрудникам, которые приносят из дома свои собственные мобильные устройства и работают с их помощью.
Многие компании поощряют стремление к последним достижениям техники, позволяя персоналу использовать личные компьютеры, телефоны и планшеты в рабочее время. Они считают, что такой подход предоставляет сотрудникам свободу действий, провоцирует появление свежих идей и повышает продуктивность труда.
Тем не менее, в нем существуют и подводные камни, о которых необходимо знать. Прежде всего, это касается безопасности. Компаниям, пропагандирующим BYOT-подход, рекомендуется выработать особую политику об использовании личных устройств, регламентирующую процесс работы с конфиденциальной информацией и порядок действий на случай, если устройство будет утеряно.
4. "Носимые" технологии
Это еще одна обширная и популярная тема для обсуждения.
Компании Google, Microsoft и Apple уже анонсировали свом "носимые" устройства - очки, часы и фитнес-браслеты. Эти устройства позволяют сотрудникам свободно передвигаться и управлять своим временем.
Тем не менее, использование этих устройств создает незнакомые ситуации для HR-специалистов. В последнее время компании начали задумываться о том, как "носимые" технологии влияют на частную жизнь людей и организации в целом. Таким образом, HR-специалистам пора начать оценивать потенциальные риски и продумывать стратегии решения проблем.
Кроме того, до сих пор неясно, как обращаться с данными о состоянии здоровья сотрудников. Если вы хотите внедрить "носимые" технологии, заранее узнайте, какую информацию собирает то или иное устройство, и позаботьтесь о соблюдении правовых норм.
Как идти в ногу со временем
Программное обеспечение и новые технологии постоянно развиваются, меняя свой облик.
Многие считают, что речь идет исключительно о новых языках программирования, устройствах и микросхемах, однако изменения напрямую затрагивают и сферу управления персоналом.
Именно от нее зависит качественный подбор технических специалистов, обучение и управление людьми, ответственными за инновации. Все компоненты бизнеса неизбежно влияют друг на друга, и для того, чтобы оставаться в строю, нам неизбежно придется выдвинуть технологии на первый план.
Первая публикация: 2016-04-26
- Eremedia.com
Поделиться
