10 важных преимуществ ОУП (Офис управления проектами)

Разработка стандартных практик и методологий может помочь организации последовательно и более эффективно выполнять высококачественные проекты. Эта стандартизация является функцией ОУП - группы в организации, которая действует как хранилище проектов и система поддержки проектных групп. Если вы занимаетесь управлением проектами, вам будет полезно узнать, как ОУП может способствовать завершению проекта и согласованию целей. В этой статье мы объясним, что такое ОУП, рассмотрим три типа и опишем 10 преимуществ наличия ОУП.

Что такое ОУП?

ОУП - это офис управления проектами, централизованная группа или подразделение, которое координирует и обрабатывает проекты организации или отдела в ней. Основной целью ОУП является стандартизация процедур, с помощью которых организация осуществляет свои проекты. Благодаря стандартизации различные проектные группы в организации могут применять надежные методы для получения последовательных результатов, связанных с проектом. PMO может также управлять данными и отчетностью, обучать персонал, разрабатывать инструменты управления проектами и устанавливать методы повышения эффективности процессов. Другие обязанности ОУП включают:

• Определение приоритетности проектов в отношении стратегических целей организации

• Управление ресурсами проекта и решение вопросов, связанных с ресурсами

• Поддержание, обновление и представление данных по проекту заинтересованным сторонам

• Ведение документации по каждому проекту

• надзор за ходом выполнения проектов организации

• Поддержка команд и менеджеров, работающих над проектами

ОУП часто является высокопоставленной группой, расположенной ниже основных лиц, принимающих решения в организации. Его положение относительно руководства организации и руководителей групп помогает ОУП донести важную информацию о проекте до высшего руководства и потребности высшего руководства до персонала, работающего над проектами.

Наличие ОУП может быть полезно для организаций, которые управляют большим количеством проектов или реализуют проекты с участием нескольких отделов. ОУП также может помочь контролировать расходы на проект путем распределения ресурсов и поддерживать прозрачность, выступая в качестве канала для коммуникации.

Какие бывают типы PMO?

Конкретные характеристики ОУП могут варьироваться в зависимости от организации, в которой он работает, и целей, которые он стремится достичь. Однако между ОУП существует достаточно общих характеристик, чтобы их можно было разделить на три категории:

Поддержка

Поддерживающий PMO собирает и хранит все проекты организации и оказывает поддержку по мере необходимости. Он осуществляет незначительный контроль над различными проектами, вместо этого играя скорее консультационную роль, чтобы убедиться, что команды следуют передовому опыту и обладают знаниями, необходимыми для того, чтобы не сбиться с пути. Влиятельный PMO может также давать советы о том, как действовать в новых проектах, основываясь на результатах предыдущих проектов.

Контроль

Контролирующий ОУП выполняет ту же консультативную роль, что и поддерживающий ОУП, но имеет полномочия принуждать команды следовать организационной практике, например, использовать определенные инструменты и придерживаться конкретных методологий. Контролирующий ОУП осуществляет умеренный уровень контроля над проектами организации.

Директива

Директивное ОУП может полностью руководить проектами организации, осуществляя высокий уровень управленческого контроля. Он назначает руководителей проектов, получает отчеты от этих руководителей и несет ответственность за результаты каждого проекта. Функционируя в качестве централизованного органа организации по проектам, директивное ОУП может помочь обеспечить согласованность всего портфеля проектов.

10 преимуществ ОУП

Наличие PMO в вашей организации может оптимизировать управление проектами и обеспечить дополнительные преимущества в результате. Вот список из 10 преимуществ, которые может обеспечить наличие ОУП:

1. Стандартизация

PTO может унифицировать проектный подход организации путем стандартизации методов и процессов. Стандартизация может помочь руководителям проектов, устанавливая правила выполнения заданий. Например, два разных руководителя проектов могут иметь разные ожидания в отношении написания отчетов, но стандартизация может гарантировать, что каждый отчет будет иметь одинаковый формат, типы деталей и многое другое. Это также может помочь высшему руководству сравнить работу менеджеров проектов, установив базовые показатели.

2. Последовательные, точные результаты

Стандартизация может быть особенно полезна, если команда сталкивается с трудностями при выполнении проекта. Стандарты, установленные ОУП, могут помочь команде преодолеть трудности и добиться прогресса. Кроме того, благодаря постоянной документации, которую ведет ОУП, он может создать более четкое и точное представление о том, как оценивать продолжительность проектов, устанавливать бюджеты и распределять ресурсы для будущих проектов.

3. Снижение затрат

Повышение точности может привести к дополнительной выгоде в виде снижения стоимости проекта. Наличие точных оценок времени, денег и материалов, необходимых для реализации проекта, снижает вероятность пересмотра или адаптации проекта в середине его реализации, что может привести к увеличению расходов, не учтенных в бюджете. PMO также постоянно отслеживает детали проекта, такие как стоимость, позволяя управлять в режиме реального времени, чтобы команда оставалась в рамках бюджета.

4. Содействие завершению проекта

ОУП может способствовать завершению проекта, позволяя руководителям проекта и командам сосредоточиться на выполнении плана, завершении работ и достижении контрольных точек, в то время как ОУП занимается документацией, отчетностью, коммуникацией и анализом. Его анализ также может способствовать завершению работы, поскольку он дает информацию о пересмотренных методологиях, которые могут повысить производительность.

5. Согласование с целями организации

Одной из важнейших функций ОУП является определение соответствия проекта долгосрочным целям организации. Если ОУП видит, что завершение конкретного проекта не продвигает организацию к ее целям, он может отменить проект, чтобы перенаправить время, деньги и ресурсы на другие проекты, которые лучше согласованы. Таким образом, ОУП помогает обеспечить, чтобы деятельность организации всегда приносила пользу.

6. Центр знаний

PTO вашей организации может функционировать как центр знаний в различных формах. Будучи координационным центром всех проектов организации, PTO может быть в курсе любых сходств в масштабах проектов разных отделов и может делиться знаниями, которыми могут руководствоваться проектные команды. PTO также понимает требования каждого проекта и поэтому может направлять команды к образовательным ресурсам, которые могут облегчить завершение проекта.

7. Централизованные данные

Аналогично, ПТО является единицей хранения всех данных по проекту в организации. Централизация может упростить усилия команд по поиску необходимых данных. Он также обеспечивает видимость для всех заинтересованных сторон деталей проекта, таких как зависимости и причины остановки прогресса. Такая наглядность может быть полезна для обсуждения проблем между проектными группами и высшим руководством и позволяет им совместно разрабатывать решения, основанные на конкретных данных.

8. Обучение, наставничество и коучинг

ОУП может выявить лучшие лидерские качества среди руководителей проектов и помочь в их развитии посредством обучения, наставничества и коучинга. Помогая оттачивать навыки управления проектами, PTO обеспечивает профессиональную поддержку, которая может привести не только к появлению более квалифицированного персонала, но и к тому, что лидеры команды будут чувствовать себя ценными сотрудниками, что может способствовать удержанию персонала.

9. Обеспечение качества

ОУП может помочь в обеспечении качества, предлагая уникальную точку зрения на выполнение проекта. Взгляд со стороны часто может выявить области, нуждающиеся в улучшении, которые не видны тем, кто находится ближе к проекту. Например, сотрудник ОУП может понять, что команда проекта могла бы использовать свои ресурсы более оптимально, и предоставить информацию о том, как это можно сделать. Это может помочь команде достичь показателей качества и более точно завершить проект.

10. Более эффективное принятие решений

PMO - это место, где пересекаются стремления и опыт высшего руководства, руководства команды и проектных групп, что дает PMO обширный справочный материал, из которого можно почерпнуть действенные идеи. Это может быть ценным в случае срыва или препятствий на пути проекта. Чтобы обойти это препятствие, менеджер проекта может проконсультироваться с ОУП, чтобы рассмотреть альтернативные действия, основанные на прошлых проектных решениях.