Чем занимается ночной аудитор? Описание работы

Если вам нравится работать с цифрами и общаться с людьми, вам может понравиться работа в качестве ночного аудитора. Ночные аудиторы работают в индустрии гостеприимства и помогают гостиницам, мотелям и курортам управлять своей деятельностью в ночное время. Более подробная информация о том, что подразумевает и требует эта профессия, поможет вам решить, хотите ли вы работать именно в этой сфере.

В этой статье мы объясним, что такое ночной аудитор и чем он занимается, обсудим требования к образованию и подготовке для этой профессии и ответим на часто задаваемые вопросы о профессии.

Что такое ночной аудитор?

Ночной аудитор является первым контактным лицом для поздних гостей отеля и управляет многими аспектами их визита. Ночной аудитор действует как агент на стойке регистрации, с дополнительной обязанностью балансировать отчеты предыдущих дневных смен. Эти люди часто обладают сочетанием навыков счета и бухгалтерского учета, а также умением обслуживать клиентов, что помогает им справляться с поставленными задачами. Они также служат центральной фигурой для других сотрудников, работающих в ночную смену, например, для обслуживающего персонала и службы безопасности.

Что делает ночной аудитор?

Ночные аудиторы, как правило, выполняют целый ряд обязанностей по обслуживанию гостей, бухгалтерскому учету и административной работе. Они удовлетворяют потребности гостей во время ночной смены, проверяют финансы отеля за предыдущий день и готовятся к приходу обслуживающего персонала на следующее утро. В обязанности ночного аудитора часто входит:

• Приветствие и регистрация гостей по прибытии и предоставление им соответствующей информации об отеле

• Аудит и балансировка отчетов дневных смен

• Отвечать на телефонные звонки, планировать пробуждение гостей и принимать заказы на бронирование

• Проверка выполнения всех заданий других отделов на конец рабочего дня

• Отвечают на запросы, вопросы и жалобы гостей по мере необходимости

• Выполнение отчетов по итогам дня до окончания смены

• Подготовка счетов для гостей к выписке на следующий день

• Обработка и проверка платежей по бронированию

• Балансировка денежных ящиков и сверка с квитанциями

• Контроль и управление сейфом отеля, обеспечение сохранности ценностей гостей

• Общение с отделами технического обслуживания и домоводства для обеспечения надежности и чистоты гостиничных удобств

• бронировать для гостей столики в местных ресторанах, развлекательных заведениях и других местных достопримечательностях

• Организация такси или трансфера и предоставление полезных рекомендаций, когда вас об этом просят

• Предоставление информации о номерах, тарифах и удобствах отеля

• Отвечать на звонки гостей отеля и документировать детали каждого звонка для последующего использования

• Продажа номеров гостям и продвижение возможностей и услуг отеля

Пример должностной инструкции ночного аудитора

Ниже приведен образец описания вакансии ночного аудитора в вымышленной организации:

Курорт Dolphin Pod Resort ищет опытного ночного аудитора, чтобы немедленно присоединиться к нашей команде. Идеальными кандидатами являются амбициозные, трудолюбивые профессионалы с опытом работы в сфере бухгалтерского учета и обслуживания клиентов. Ночной аудитор отвечает за выполнение всех бухгалтерских функций в конце дня, а также за взаимодействие с командами охраны, уборки и технического обслуживания для обеспечения безопасности и комфорта наших гостей.

Этот сотрудник работает автономно и выполняет основные функции самостоятельно, такие как регистрация и выписка гостей, сверка сумм по кредитным картам и решение любых проблем или вопросов без надзора. Эта должность предполагает исключительно ночную работу, и частое привлечение к сверхурочной работе.

Исключительное обслуживание гостей требует следующего:

• Опрятный, профессиональный внешний вид

• Способность поднимать и переносить до 50 фунтов время от времени

• Дружелюбное, отзывчивое отношение к гостям и другим сотрудникам

• Способность работать точно и эффективно

• Знание местных достопримечательностей, ресторанов и транспортных услуг

• Свободное владение испанским языком (желательно, но не обязательно)

Требования к образованию ночного аудитора

Многие работодатели предпочитают, чтобы ночные аудиторы имели опыт работы в гостиницах или гостиничном бизнесе, чтобы они могли предвидеть потребности гостей отеля и обеспечить им приятный отдых. Требования к образованию у разных работодателей могут различаться, но вот некоторые общие требования к работе ночного аудитора:

Образование

Большинство работодателей предпочитают иметь по крайней мере диплом о среднем образовании или его эквивалент для работы ночным аудитором. Хотя это и не является обязательным требованием, получение степени младшего специалиста в области бизнеса, управления или гостиничного бизнеса может быть полезным для тех, кто хочет продвинуться по карьерной лестнице. Наличие степени бакалавра также может быть полезным, особенно если вы надеетесь в будущем занять должность управляющего гостиницей.

Обучение

Обучение на рабочем месте является довольно стандартным для этой карьеры. Большинство ночных аудиторов приобретают основные навыки и знания, необходимые для их роли, работая в качестве портье или другой должности начального уровня, ориентированной на обслуживание клиентов. Обучение, как правило, является частью процесса ориентации в новом работодателе. Обучение часто включает в себя период просмотра учебных видеоматериалов и инструкций по технике безопасности, а затем тень действующего ночного аудитора в течение одной-двух недель или до тех пор, пока стажер не почувствует себя достаточно опытным, чтобы выполнять задания самостоятельно.

Сертификация

Профессиональные сертификаты позволяют ночным аудиторам получить больше практических знаний о своих обязанностях, отточить навыки ведения бухгалтерского учета и сверки записей, а также эффективно работать на стойке регистрации в одиночку в ночное время. Эти документы необязательны, но они могут помочь вам доказать свою кандидатуру работодателям. Вот некоторые из наиболее распространенных сертификатов для этой профессии:

Сертифицированный представитель на стойке регистрации

Диплом Certified Front Desk Representative, выдаваемый Американским образовательным институтом гостиниц и отелей (AHLEI), основывается на навыках и знаниях успешных агентов ресепшн и ночных аудиторов. Чтобы получить этот сертификат, кандидаты сдают экзамен из 30 вопросов с результатом 70% или выше. Этот сертификат действителен в течение пяти лет.

Сертифицированный специалист по обслуживанию гостей

Сертификация Certified Guest Service Professional, также проводимая AHLEI, является высшим уровнем признания для работников сферы обслуживания гостей в индустрии туризма и гостеприимства. Для получения сертификата необходимо пройти четырехчасовую программу обучения и сдать экзамен из 30 вопросов с результатом не менее 70%. Этот сертификат действителен в течение пяти лет.

Как стать ночным аудитором

Наиболее распространенный путь к должности ночного аудитора включает следующие шаги:

1. Приобрести соответствующий опыт

Работа в сфере гостиничного бизнеса, розничной торговли, обслуживания клиентов и на начальных должностях ресепшн может помочь вам приобрести навыки, необходимые для работы ночным аудитором. Выполнение задач, требующих обработки партий кредитных карт и работы с бухгалтерским или учетным программным обеспечением для выполнения ежедневных бухгалтерских и аудиторских функций, также является полезным.

2. Получать соответствующее образование

Хотя наличие ученой степени часто необязательно, большинство должностей ночных аудиторов требуют от кандидатов технических навыков, навыков обслуживания клиентов и математических навыков для выполнения функций аудита и обслуживания гостей. Вы можете усовершенствовать эти навыки, пройдя сертификационную, ассоциативную или бакалаврскую программу в местном колледже или профессиональном училище или в профессиональной организации. Эти программы также могут обеспечить базовую подготовку для работы в качестве ночного аудитора, включая обработку текстов, ввод данных, бухгалтерский учет, ведение документации и делопроизводство. Другая доступная подготовка может включать обучение гостиничным технологиям и процедурам выставления счетов.

3. Подготовьте свое резюме

Укажите свой высший уровень образования, сертификаты, связанные с отраслью, и историю работы. В разделе "Опыт работы" укажите название компании, даты работы и краткое описание ваших обязанностей. Резюме, демонстрирующее ваш карьерный рост, а также личностный рост, может сделать вас более привлекательным претендентом на желаемую должность ночного аудитора. Сосредоточьтесь на выделении соответствующих навыков, рассказав о том, как вы управляли деньгами и финансовыми отчетами и помогали решать проблемы клиентов.

4. Применить к позициям начального уровня

Проверьте объявления о вакансиях в вашем регионе и подайте заявление на соответствующие должности. Знание того, какими навыками вы обладаете, может помочь вам найти и получить желаемую работу. Подчеркните свои навыки и квалификацию в сопроводительном письме, в котором кратко описана ваша способность выполнять эту конкретную роль. Вы можете найти работу ночного аудитора на досках объявлений и на сайтах гостиничных групп.

Часто задаваемые вопросы

Каков процесс ночного аудита?

Ночной аудит обычно включает следующие этапы:

1. Проверять транзакции гостей. Проверьте каждую операцию по выезду из номера за день, чтобы убедиться, что отель выставил правильную сумму и получил оплату от гостя.

2. Отметить статус номера. Поговорите с обслуживающим персоналом, чтобы определить состояние каждого номера при выезде, чтобы выяснить, не взимается ли дополнительная плата за уборку или ремонт.

3. Подтвердить цены на номера. Убедитесь, что вы взимаете с гостей соответствующую плату в соответствии с ценами дня.

4. Повторное составление списка свободных номеров. Проверьте всех неявившихся гостей за предыдущий день, отметьте их номера как свободные и взимайте с них плату, которую ваше заведение взимает за неявку.

5. Балансировать все счета. Подводить баланс всех счетов гостей и внутренних счетов и составлять документацию для передачи руководству.

Как выглядит смена ночного аудитора?

У разных работодателей могут быть разные ожидания, но ночные аудиторы обычно начинают свою смену ранним вечером, регистрируя гостей и отвечая на вопросы о наличии свободных номеров. Ночью они обычно выполняют свои финансовые задачи, например, балансируют счета и готовят отчеты. Утром они могут будить гостей и помогать им выписаться из отеля.

Какова рабочая среда ночного аудитора?

Ночные аудиторы работают на видных местах, в гостиницах, мотелях и на курортах, ориентированных на обслуживание гостей. В основном они работают в одиночку, но взаимодействуют с гостями лично и по телефону. Эти аудиторы работают по графику ночных смен, поэтому при выборе этой профессии важно убедиться, что это соответствует вашему графику и образу жизни.

Навыки и опыт ночных аудиторов могут быть использованы в различных отраслях, включая:

• Розничная торговля

• Обслуживание клиентов

• Ведение бухгалтерского учета

• Администрация

Какие профессии похожи на ночного аудитора?

Ниже перечислены профессии, похожие на роль ночного аудитора, которые вы можете рассмотреть, если хотите работать в сфере гостиничного бизнеса или обслуживания клиентов:

• Консьерж

• Агент на стойке регистрации

• Портье

• Планировщик

С кем работает ночной аудитор в гостинице?

Ночные аудиторы могут координировать свои действия с другими сотрудниками отеля, чтобы обеспечить работу отеля в ночные часы в соответствии с планом. Они обычно общаются с командой технического обслуживания для решения проблем, подтверждения состояния номеров и информирования о потребностях гостей. Как правило, они также делятся отчетами и финансовыми данными с финансово-бухгалтерским отделом и высшим руководством, чтобы те могли расследовать проблемы и проверить, соответствует ли отель своим целям.

Какова средняя зарплата ночного аудитора?

Средняя зарплата ночного аудитора составляет $33 466 в год. Ночные аудиторы могут работать как полный, так и неполный рабочий день, а их зарплата зависит от опыта работы, навыков, образования и сертификатов. Отели и курорты могут платить по-разному в зависимости от их размера, местоположения и уровня обслуживания.

Чтобы получить самую свежую информацию о зарплате от Indeed, нажмите на указанную ссылку (ссылки).

Какими навыками обладают ночные аудиторы?

Ночные аудиторы ориентированы на детали и используют свои аналитические способности для анализа и сверки операций за предыдущий день и добавления расходов на счета гостей. Они также выполняют функции консьержа и обеспечивают обслуживание всех гостей отеля в течение всей ночи. Успешные ночные аудиторы обладают и используют следующие навыки:

• Бухгалтерский учет: Ночные аудиторы используют навыки ведения бухгалтерского учета для проверки дневных операций, расчета расходов гостей и сверки журналов, а также для составления соответствующих отчетов по этим обязанностям.

• Общение: Отличные навыки устного и письменного общения позволяют аудиторам приветствовать гостей, отвечать на телефонные звонки, общаться с другими сотрудниками и составлять подробные отчеты.

• Обслуживание клиентов: Ночные аудиторы используют навыки обслуживания клиентов для регистрации гостей в номерах, а также оперативного рассмотрения всех запросов и жалоб гостей.

• Организация: Важно, чтобы ночные аудиторы умели работать в режиме многозадачности и сохранять организованность, позволяя себе выполнять все задачи точно и эффективно.

• Технические навыки: Ночные аудиторы используют программное обеспечение для доступа к записям бронирования, обработки платежей и ведения финансовой отчетности.