Что делать если слишком много работы и недостаточно сотрудников: варианты решения

Убедитесь, что в вашей организации достаточно сотрудников для выполнения текущих задач, это поможет сохранить требуемую производительность труда и моральный дух на рабочем месте. Нехватка персонала, также называемая недоукомплектованностью, может увеличить объем работы, выполняемой каждым сотрудником, и потенциально повлиять на ваш бизнес. Понимание того, что означает нехватка персонала, поможет вам распознать эту ситуацию. В этой статье мы дадим определение дефицита кадров, перечислим некоторые причины и дадим полезные советы о том, что делать в этом случае.

Что является причиной нехватки персонала?

Недоукомплектованность штата, или нехватка персонала, - это состояние, когда у вас недостаточно людей для выполнения ежедневных задач вашего бизнеса. Это также может означать, что работников достаточно для выполнения поставленных задач при условии, что все или большинство из них работают настолько, насколько могут. В этой ситуации, даже если ваша команда выполняет свои ежедневные обязанности, у нее больше нет времени или ресурсов для выполнения дополнительной работы.

Нехватка персонала бывает двух видов: временная и долгосрочная. При временной нехватке персонала возможно одновременное нахождение нескольких работников в отпуске или на больничном. Это может длиться день или неделю, но обычно вскоре после этого всё возвращается в нормальное русло. Если вы испытываете нехватку персонала в течение длительного периода времени, это может повлиять на ваш бизнес и производительность труда, если вы не предпримете шаги для решения этой проблемы.

Причины нехватки персонала

Существует множество ситуаций, которые могут привести к нехватке персонала в вашем бизнесе. Некоторые из этих причин находятся вне вашего контроля. Понимание ситуаций, которые могут привести к нехватке персонала, поможет вам распознать проблему до ее возникновения и подготовиться соответствующим образом.

К числу наиболее распространенных причин нехватки персонала относятся:

• Сокращение штата: Сокращение штата происходит в бизнесе по нескольким причинам, включая замедление продаж или слишком большие расходы. Хорошо спланированное сокращение штата может помочь предотвратить лишние расходы, но иногда это приводит к тому, что у вас много работы, а сотрудников недостаточно.

• Отсутствие квалифицированных кандидатов: Иногда процесс найма может занять больше времени, чем обычно, потому что недостаточное количество претендентов соответствует требованиям к работе. В результате, возможно, членам команды придется взять на себя обязанности по открытой вакансии.

• Высокая текучесть кадров: Некоторые сотрудники могут понять, что их работа им не подходит, и захотят найти что-то другое. Если это происходит с несколькими сотрудниками в течение короткого промежутка времени, это может привести к нехватке персонала.

• Увеличение бизнеса: В вашем бизнесе могут увеличиться продажи или количество клиентов, что приведет к увеличению объема работы по сравнению с количеством сотрудников. Увеличение бизнеса обычно хорошо для компании, но подумайте о том, что вы адекватно "нагружаете" своих сотрудников.

• Сезонный рост: Сезонный рост - это предсказуемое увеличение бизнеса, покупателей или клиентов в зависимости от популярности ваших товаров или услуг от одного сезона к другому.

Что делать, если у вас слишком много работы и недостаточно сотрудников

Если у вас больше работы, чем сотрудников, вы можете сделать несколько вещей:

1. Общайтесь со своими сотрудниками

Положительным способом поддержания морального духа сотрудников во время работы в условиях нехватки персонала является сохранение честности с ними на протяжении всей ситуации. Сообщайте сотрудникам о проблеме нехватки персонала и о том, какие усилия вы предпринимаете для ее решения. Ваши сотрудники могут предложить возможные решения или высказать идеи о том, как лучше выполнить работу.

2. Расставьте приоритеты в своих проектах и задачах

Когда кажется, что работы больше, чем людей для ее выполнения, полезно определить, какие проекты и задачи необходимо выполнить в первую очередь. Рассмотрите возможность создания схемы или диаграммы для отображения важности каждого текущего и предстоящего проекта, задач, необходимых для выполнения каждого проекта, и сроков выполнения каждой задачи и проекта.

Определив, какие задачи являются наиболее важными и когда они должны быть выполнены, вы можете создать документ с указанием приоритетов, который поможет вам и вашим сотрудникам вовремя завершить важные проекты, чтобы ваш бизнес оставался продуктивным.

3. Возьмите на себя дополнительные обязанности

Если наиболее логичным решением для вашего бизнеса при нехватке персонала на работе является просьба к сотрудникам взять на себя дополнительные обязанности, подумайте о том, чтобы взять на себя несколько обязанностей. Помимо выполнения дополнительной работы, это помогает подать положительный пример на рабочем месте, если вы делаете то же самое, о чем просите своих сотрудников. Это поможет поднять им настроение в процессе выполнения задач.

4. Поощряйте командную работу

Чтобы поднять моральный дух, пока ваши сотрудники выполняют больше работы, чем обычно, полезно побудить их работать в команде, поощряя их просить о помощи, когда она им нужна. Это может помочь повысить производительность труда, позволив тем сотрудникам, которые выполнили свои задачи раньше, помочь тем, у кого еще есть работа. Полезно также поощрять членов команды обмениваться заданиями между собой, чтобы каждый сотрудник мог выбрать для выполнения те задачи, в которых он наиболее силен. 

5. По возможности нанимайте временный персонал

В зависимости от специфики вашего бизнеса и если позволяет бюджет, иногда можно найти временных сотрудников для помощи на рабочем месте в периоды нехватки персонала. Уточните те функции, которые могут выполнять временные работники, а также специфику трудового законодательства в их отношении.

6. Сохраняйте позитивный настрой

Ваши сотрудники смотрят на вас как на человека, задающего тон на рабочем месте. Сохраняя позитивный настрой, вы можете помочь членам команды сохранить позитивный настрой, что поможет улучшить моральное состояние и мотивировать их на выполнение работы.

7. Убедитесь, что сотрудники делают перерывы

Хороший способ обеспечить сохранение высокого морального духа при нехватке персонала на работе - позаботиться о том, чтобы у сотрудников было время на отдых во время работы. Поощряйте сотрудников делать перерывы в течение рабочего дня. Будь то целый час на обед, короткий перерыв для "выпить чаю" или просто минутка для себя, предоставление времени для отдыха может их освежить и позволит им вернуться к своим обязанностям с большей энергией.