Заявка на проведение оценки сотрудников (2)

Порядок Организация и проведение оценки персонала

1  Общие положения

1.1 Область применения

1.1.1 Настоящий документ является основным нормативно-организационным документом, регламентирующим процесс подготовки и проведения оценки персонала ООО "ХХХ" (далее – Компании).

1.1.2 Основная цель настоящего Порядка – формирование единого понимания системы оценки персонала Компании, описание принципов, этапов проведения оценочных процедур, распределение ответственности за использование полученных результатов.

1.1.3 Оценка персонала Компании осуществляется централизованно через Центр Оценки персонала (ЦО). ЦО является единственным структурным подразделением Компании, уполномоченным проводить оценочные мероприятия в отношении кадровой номенклатуры.

1.1.4 Порядок обязателен для применения всеми сотрудниками Компании, которые, так или иначе, участвуют в процессе оценки персонала.

1.1.5 Настоящий Порядок разработан в соответствии с Положением «О Департаменте персонала ООО "ХХХ" (ПП-17 от 21.05.2004 г.), Положением «О Центре Оценки персонала ООО "ХХХ" (ПП-18 от 21.05.2004 г.).

1.1.6 Данный Порядок является документом прямого действия и обязателен для исполнения со дня утверждения.

1.1.7 Ответственность за своевременную актуализацию Порядка несет автор настоящего документа.

1.2  Нормативные ссылки

В настоящем Порядке использованы нормативные ссылки на следующие документы:

1.2.1 Положение «О Департаменте по персоналу ООО "ХХХ" (ПП-17 от 21.05.2004 г.);

1.2.2 Положение «О Центре Оценки персонала ООО "ХХХ" (ПП-18 от 21.05.2004 г.).

1.3 Термины и определения

Центр Оценки персонала: структурное подразделение Департамента персонала Компании, образованное для оценки, отбора, сохранения и развития персонала, являющегося управленческим потенциалом Компании.

Оценка персонала: специальная комплексная процедура, позволяющая получать максимально полную и точную информацию о сотруднике Компании, потенциале его развития и т. д. Полнота и качество информации определяются особенностями используемой технологии, которая включает в себя процедуры:

-  индивидуально-психологического обследования;

-  интервьюирования;

-  профессионального тестирования;

-  деловых игр;

-  моделирования ключевых моментов профессиональной деятельности.

Индивидуально-психологическое обследование: процедура с использованием стандартизированных психодиагностических методик, направленных на выявление психологических качеств личности.

Интервьюирование: метод получения информации путем целенаправленной, структурированной беседы с респондентом, цель которой - выявление его личностных и поведенческих особенностей.

Профессиональное тестирование: стандартизированный метод диагностики уровня профессиональных знаний.

Деловые игры: условное воспроизведение, имитация, моделирование некоторой реальной деятельности, с целью определения уровня профессионализма оцениваемых по заданным компетенциям и критериям оценки.

Компетенции: интегральные характеристики (совокупность знаний, навыков, установок, ориентаций и качеств личности), необходимые для эффективной профессиональной деятельности. Компетенции оцениваются на основании критериев оценки.

Критерии оценки: Условия, предъявляемые к оцениваемому, ключевые показатели (психологические и психофизиологические особенности сотрудников, профессиональные качества), по которым проводится сравнение с профилем идеального сотрудника.

Эксперт Оценки: специально обученный наблюдатель, оценивающий действия Участников Оценки.

Программа обучения экспертов: обучение, направленное на формирование единого понимания критериев оценки компетенций и правильного применения техник и правил оценки.

Заказчик Оценки: руководитель, подавший заявку на проведение оценки сотрудников вверенного ему подразделения.

Участник Оценки: сотрудник, проходящий оценку.

2  Оценка персонала

2.1 Оценка персонала является неотъемлемой частью управления персоналом Компании, обеспечивающей максимальное использование управленческого потенциала менеджмента путем оптимальной расстановки номенклатуры кадров Компании.

2.2 Оценочные мероприятия проводятся в случае:

-  отбора кандидатов на вакантную должность;

-  горизонтальной и вертикальной ротации кадров;

-  отбора кандидатов в Кадровый резерв;

-  выявления сотрудников с высоким управленческим потенциалом;

-  составления индивидуального плана развития сотрудника;

-  регулярной оценки управленческих кадров;

-  сокращения кадров;

-  по запросу Заказчика.

2.3 Регулярная (ежегодная) оценка управленческих кадров и оценка с целью сокращения могут проводиться без согласия сотрудника.

3 Этапы оценки персонала

3.1 Подготовка и проведение оценочных мероприятий проходит в восемь основных этапов, которые осуществляются по следующей схеме:

ОЦЕНКА ПЕРСОНАЛА  

 

3.2 1 этап: Подача заявки в ЦО на проведение оценки персонала

3.2.1 Заказчик Оценки персонала – функциональный директор - направляет заявку по форме ЦО–1 на имя руководителя ЦО (см. Приложение А), согласованную с Директором по персоналу.

3.2.2 Заявки принимаются не менее чем за 20 рабочих дней до планируемой даты начала процедуры оценки персонала. В заявке следует подробно заполнять все пункты. Ответственный за своевременное оформление заявок – Заказчик.

3.2.3 В заявке указываются цель, задачи и предполагаемый результат (например, закрытие вакантной должности сотрудником Компании) оценки персонала. Заявка визируется Заказчиком Оценки, согласуется с Директором по персоналу и направляется Руководителю ЦО.

3.3 2 этап: Согласование целей проведения оценки персонала

3.3.1 Руководитель ЦО, ознакомившись с предложенными целями, задачами и сроками проведения оценки персонала указанными в заявке, в случае необходимости корректирует их, выносит на согласование Директору по персоналу и Заказчику Оценки.

3.3.2 Подготовительные мероприятия инициируются только после полного согласования целей, задач и сроков проведения оценки, что отражается в соответствующем листе согласования, подготовленном Руководителем ЦО (форма ЦО-2, см. Приложение Б).

3.4 3 этап: Подготовка и согласование Организационного плана проведения оценки персонала.

3.4.1 На этапе подготовки Организационного плана, сотрудниками ЦО совместно с Заказчиком оценки, производится выбор компетенций, по которым будут оцениваться Участники Оценки.

3.4.2 На основе имеющихся элементов технологии и методологии (материалов ЦО) сотрудниками ЦО разрабатывается программа проведения оценочной процедуры. Выбор оценочных методик осуществляется, исходя из целей, задач и оцениваемых компетенций.

3.4.3 В соответствии с целями, задачами, количеством участников, условиями и сроками проведения оценки специалистом ЦО составляется Организационный план (форма ЦО-3, см. Приложение В).

3.4.4 При составлении Организационного плана учитываются все необходимые условия для организации и проведения оптимального количества оценочных процедур, обеспечивающих получение необходимого и достаточного объема информации для выведения итоговой оценки и принятия кадрового решения.

3.4.5 Организационный план включает в себя перечень оценочных мероприятий с указанием сроков их проведения и предоставления обратной связи.

3.4.6 Организационный план проведения оценки согласуется с Директором по персоналу и Заказчиком Оценки.

3.4.7 При переносе сроков оценки, новые сроки согласовываются с Руководителем ЦО не позднее, чем за 1 неделю до предполагаемой даты начала оценки.

3.4.8 Согласованный Организационный план проведения оценки персонала в письменной форме под грифом «Конфиденциально» рассылается Заказчику Оценки, Участникам Оценки, экспертам Оценки, непосредственным руководителям Участников Оценки с Информационным сообщением (формы ЦО-4/1, ЦО-4/2, ЦО-4/3, см. Приложение Г).

3.5 4 этап: Подготовка к проведению оценочных мероприятий

3.5.1 В подготовительный этап входит:

-  отбор и обучение экспертов;

-  материально-техническое обеспечение: организация, оснащение помещения, подготовка материалов для проведения оценочных мероприятий и т. д.

3.5.2 Из числа ключевых сотрудников Компании специалистами ЦО совместно с Заказчиком Оценки отбираются эксперты Оценки (3 эксперта на оцениваемую группу из 15 человек). Эксперт Оценки должен иметь стаж работы в Компании Не менее 2 лет, на Должности не ниже начальника отдела. Экспертом Оценки не может являться сотрудник, занимающий должность, ниже должности оцениваемого.

3.5.2.1 Функции экспертов Оценки заключаются в наблюдении за Участниками Оценки в процессе тестирования, групповой работы, интервью. Каждый эксперт Оценки последовательно наблюдает за деятельностью нескольких Участников Оценки.

3.5.2.2 Ведущий специалист ЦО проводит специальную программу обучения экспертов, знакомит их с основными принципами и критериями оценки, с проявлениями психологических и профессиональных характеристик в поведении.

3.5.2.3 Сотрудниками ЦО разрабатывается Бланк эксперта Оценки позволяющий в стандартизированном виде зафиксировать наблюдения и комментарии об Участниках ЦО персонала.

3.5.3 Специалист ЦО готовит перечень материалов и оборудования, необходимых для проведения оценки персонала. Список передается офис–менеджеру Корпоративного Университета ООО "ХХХ", отвечающему за своевременность обеспечения материалами и оборудования, обозначенными в списке.

3.6 5 этап: Проведение оценки персонала

3.6.1 Время и место проведения оценочных процедур оговаривается заранее при согласовании Организационного плана.

3.6.2 Программа проведения оценки начинается с введения в процедуру Участников Оценки, в ходе которого оговаривается технология проведения оценки, цели, возможные результаты, конфиденциальность всей процедуры и результатов.

3.6.3 Проведение оценочной процедуры с использованием разных методов оценки, сопровождается обязательным инструктированием оцениваемых перед каждым новым заданием.

3.6.4 В процедуре оценки принимают участие:

-  Участники Оценки: выполняют все задания, в соответствии с инструкциями сотрудников ЦО;

-  Сотрудники ЦО: организуют и направляют групповую деятельность, вводят участников в ситуацию и подводят итоги, дают Участникам различные задания;

-  Эксперты: наблюдают за деятельностью и поведением Участников фиксируют свои наблюдения в бланке эксперта;

-  Заказчик Оценки (по согласованию с Руководителем ЦО в зависимости от цели оценки): выступает в роли эксперта Оценки.

3.6.5. В процессе проведения оценки эксперты Оценки не вмешиваются в деятельность Участников Оценки и сотрудников ЦО. Они имеют право конфиденциально сообщить свои замечания по поводу поведения и характеристик Участников Оценки, в соответствии с которыми сотрудник ЦО корректирует процесс групповой работы.

3.7 6 этап: Обработка результатов проведения оценки персонала

3.7.1 Обработка материалов и анализ полученных результатов проводятся сотрудниками ЦО.

3.7.2 Сроки обработки материалов и анализа полученных результатов определяются в зависимости от количества участников и используемых методов оценки персонала. Дата предоставления обратной связи указывается в Организационном плане проведения оценки.

3.8 7 этап: Обратная связь, рекомендации.

3.8.1 Обратная связь и рекомендации для Участника Оценки и Заказчика Оценки могут предоставляться в письменной или устной форме, в зависимости от конкретных задач, решаемых в ходе оценки.

3.8.2 Обратную связь, как заказчику, так и Участникам Оценки предоставляет Руководитель или ведущий специалист ЦО.

3.8.3 Предоставление обратной связи включает в себя:

-  текстовую характеристику;

-  программу развития (разрабатывается при необходимости сотрудниками ЦО, на основании результатов оценки и рекомендаций);

-  программу обучения (разрабатывается при необходимости сотрудниками Отдела обучения персонала на основании результатов оценки и рекомендаций);

-  рекомендации об эффективном использовании потенциала сотрудника.

3.9. В таблице представлены сроки и ответственные за выполнение каждого этапа оценки.

Таблица 1 – Ответственные за своевременность и качество выполнения.

4 Использование и хранение результатов оценки

4.1 Результаты оценки в полном объеме по каждому Участнику Оценки предоставляются Заказчику Оценки.

4.2 Участники Оценки получают информацию только о собственных результатах. Предоставление рекомендаций и среднегрупповых показателей осуществляется по согласованию с Руководителем ЦО и Заказчиком Оценки.

4.3 Результаты оценки заносятся в личное дело каждого сотрудника и используются для принятия кадровых решений.

4.4 Результаты оценки используются для анализа личностного роста и профессиональных достижений сотрудника после окончания программы развития или обучения.

4.5 Материалы оценки хранятся в архиве ЦО в течение всего времени работы сотрудника в Компании и в течение 1 года после его увольнения.

4.6 По официальному запросу, согласованному с Директором по персоналу, результаты оценки сотрудника могут быть переданы непосредственному руководителю оцениваемого сотрудника.

5 Ответственность

5.1 Непосредственный руководитель оцениваемого несет ответственность за своевременное, в соответствии с планом, прохождение всех процедур оценки своим подчиненным.

В случае не соблюдения сроков и/или невыполнения соответствующих мероприятий Директор по персоналу может инициировать применение мер дисциплинарного воздействия.

5.2 Участник Оценки несет ответственность за своевременное выполнение всех процедур оценки, предлагаемых специалистами ЦО. В случае не соблюдения сроков и/или невыполнения соответствующих процедур оценки Директор по персоналу может инициировать применение мер дисциплинарного воздействия.

5.3 Руководитель ЦО несет ответственность за:

-  своевременность и качество проведения оценочных мероприятий;

-  своевременность и качество предоставления результатов оценки и обратной связи.

5.4 Руководитель и сотрудники ЦО несут ответственность за:

-  своевременность предоставления результатов оценки и обратной связи;

-  объективность оценки;

-  соблюдение морально-этических норм при проведении оценочных процедур;

-  конфиденциальность хранимой информации.

5.5 Директор по персоналу осуществляет контроль за:

-  проведением процедур и соблюдением запланированных сроков оценки персонала;

-  реализацией рекомендаций, программы обучения/развития Участников ЦО.