Порядок обучения сотрудников
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий Порядок относится к Управление персоналом и регламентирует обучение сотрудников ООО "ХХХ".
1.1.2 Требования настоящего Порядка должны знать и использовать в работе: Все руководители и сотрудники ХХХ, направляемые на обучение.
1.1.3 Настоящий Порядок отменяет: Положение “Обучение и развитие сотрудников ООО "ХХХ" и ДЗО сегмента «Дистрибуция» «ООО "ХХХ"» П. HR-478.05 от 28.09.05. Порядок "Дистанционное обучение сотрудников ООО "ХХХ" и ДЗО сегмента "Дистрибуция" "ООО "ХХХ"". ПР. HR-769.05 от 28.09.05. Порядок "Внешнее обучение сотрудников ООО "ХХХ" и ДЗО сегмента "Дистрибуция" "ООО "ХХХ"" ПР. HR-770.05 от 28.09.05. Изменение к Порядку "Внешнее обучение сотрудников ООО "ХХХ" и ДЗО сегмента "Дистрибуция" "ООО "ХХХ"" ПР. HR-770/1.08 от 15.01.08. Порядок "Внутреннее обучение сотрудников ООО "ХХХ" и ДЗО сегмента "Дистрибуция" "ООО "ХХХ"" ПР. HR-771.05 от 28.09.05.
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Порядке использованы ссылки на следующие документы:
− «Положение о проведении производственного обучения и присвоения квалификационных разрядов сотрудникам Управления складского хозяйства ООО "ХХХ"» П-405 от 21.10.03.
− «Программа адаптации новых сотрудников ГП ООО "ХХХ" ПР. HR-819.07 от 06.08.2007.
− «Порядок планирования и проведения тендера на закупку товаров (работ, услуг)» ПР. PA-881.08 от 04.08.2008
− «Порядок «Стажировка сотрудников ООО "ХХХ" ПР. HR-918.09 от 17.05.09.
1.3 Термины и определения, сокращения
В настоящем документе применяются следующие термины и определения, сокращения:
Внешнее обучение - обучение и консультирование по бизнес-процессам, проводимое привлеченными компаниями, а также независимыми бизнес-тренерами и преподавателями. Осуществляется в индивидуальной и корпоративной формах;
Внутреннее обучение - обучение, осуществляемое силами сотрудников ООО "ХХХ" и компаний сегмента «Дистрибуция» Группы Компаний «ООО "ХХХ"»
Дистанционное обучение - обучение сотрудников на рабочем месте посредством изучения учебных программ с помощью Интернет (Интранет)-технологий;
Долгосрочное обучение - обучение, проводимое в виде повышения квалификации, стажировки профессиональной переподготовки и переподготовки;
Индивидуальное обучение - образовательные мероприятия, посещаемые сотрудниками индивидуально;
Корпоративное обучение - обучение, которое проводится для группы сотрудников по специально разработанной программе;
Координаторы дистанционного обучения - Ответственные ИТ-специалисты в филиалах - специалисты, обеспечивающие информационную (техническую) поддержку сотрудников, проходящих обучение;
Обучение - процесс получения новых знаний, умений и навыков по важным для организации направлениям, передача опыта поведения в профессионально значимых ситуациях;
Сертификат дистанционного обучения – внутренний документ установленного образца, выдаваемый сотрудникам, успешно прошедшим обучение по курсу или программе дистанционного обучения;
Система дистанционного обучения - Это комплекс программно-методических средств, основанный на Интернет (Интранет)- и мультимедиа-технологиях и современных методиках образования, предназначенный для организации и проведения целенаправленного и контролируемого процесса обучения сотрудников, в том числе в удаленных подразделениях;
Тематическое обучение - краткосрочное обучение по конкретным производственным вопросам;
Учебные курсы дистанционного обучения – систематизированный набор учебных электронных ресурсов, направленных на развитие в интерактивном режиме определенных знаний и навыков у обучаемого. Учебные курсы могут включать лекционную часть и интерактивные компоненты: практикумы, ролевые игры, кейсы, тесты для самопроверки и т. д.;
Финальный тест – форма оценки усвоения учебного материала по итогам прохождения каждого курса дистанционного обучения. По результатам финального теста преподавателем принимается решение о выдаче сотруднику сертификата.
ГП ХХХ – головное предприятие ООО "ХХХ";
ДО – дистанционное обучение;
ХХХ – ООО "ХХХ".
2. Система обучения и развития сотрудников
2.1 Цели, задачи и принципы обучения и развития сотрудников
Цели обучения и развития сотрудников ХХХ определяются «Политикой ООО "ХХХ" по управлению персоналом» на текущий год, утвержденной Генеральным директором ООО "ХХХ". Обучение направлено на:
− обеспечение соответствия квалификации сотрудников стратегическим целям и темпам развития компании.
− развитие (поддержание) уровня квалификации сотрудников с учетом установленных требований, специфики деятельности и перспектив развития ХХХ;
− повышение у сотрудников мотивации к эффективной деятельности на основе построения их профессиональной карьеры с учетом результатов обучения;
− повышение имиджа и статуса компании как работодателя.
Задачи системы обучения:
− развитие методологии и методики обучения в соответствии со специализированной корпоративной базой знаний и компетенций;
− развитие системы управления корпоративной базой знаний;
− разработка учебно-программной документации, обеспечивающей корпоративную специализацию обучения;
− выявление потребности в обучении различных категорий сотрудников с учетом бизнес-процессов в компаниях ХХХ и других компаниях СД;
− организация обучения сотрудников;
− контроль эффективности обучения.
2.2 Основные структурные элементы системы обучения и развития сотрудников.
2.2.1 Дистанционное обучение.
2.2.2 Внешнее обучение:
− краткосрочное - продолжительностью не более 72 академических часов.
− долгосрочное обучение – обучение, продолжительностью более 72 академических часов.
2.2.3 Внутреннее обучение:
− стажировка – регламентируется «Порядком «Стажировка сотрудников ООО "ХХХ" рег. № ПР. HR-918.09 от 17.05.09
− обучение сотрудников складского хозяйства определяется «Положением о проведении производственного обучения и присвоения квалификационных разрядов сотрудникам Управления складского хозяйства ООО "ХХХ" » (рег. № П-405 от 21.10.03).
− адаптационное обучение, проводимое в целях обеспечения успешности вхождения в организацию вновь принятых сотрудников - является особым видом внутреннего обучения. Данное обучение организуется в соответствии с «Программой адаптации новых сотрудников ГП ООО "ХХХ" ПР. HR-819.07 от 06.08.2007 г
2.3. Условия выполнения обучения сотрудников:
2.3.1 Условия начала обучения сотрудников.
Получение сотрудником, ответственным за обучение, заполненной заявки по Форме Обуч-1 (Приложение А)
2.3.2 Условия завершения
− для внешнего обучения: предоставление сотрудником, прошедшим обучение, сертификата о пройденном обучении и первичных бухгалтерских документов;
− для ДО - Успешное прохождение теста;
− для внутреннего обучения - проведение обучающего мероприятия.
2.3.3 Условия отмены
Письменный отказ сотрудника от обучения до регистрации заявки в обучающей организации. Несогласование заявки на обучение Заместителем Генерального директора по персоналу, перенос дат проведения обучающего мероприятия по инициативе Исполнителя (если не удалось согласовать новые даты с Заказчиком) или отмена обучающего мероприятия до проведения оплаты за него.
3.1. Внешнее обучение
3.1.1 Распределение бюджета по статье обучение:
3.1.1.1 Исполнители:
− заместитель Генерального директора по персоналу;
− сотрудник департамента персонала, ответственный за обучение.
3.1.1.2 Выполняемые действия
Заместитель Генерального директора по персоналу, в начале каждого календарного года, в течение 10 рабочих дней после утверждения бюджета, в пределах средств, ежегодно выделяемых по статье «Расходы на обучение, утверждает квоты, выделяемые каждому подразделению на обучение персонала. Распределение средств на обучение осуществляется в следующей пропорции
− 80% средств – обучение сотрудников подразделений;
− 20%. средств - страховой фонд Заместителя Генерального директора по персоналу, предназначенный на решение оперативных образовательных задач.
Сотрудник департамента персонала, ответственный за обучение, в течение 5 рабочих дней, после утверждения квот, готовит, от имени Заместителя Генерального директора по персоналу, и направляет руководителям подразделений Служебные записки, с указанием размера квоты, выделенной для их подразделения.
3.1.1.3 Результат действия
Утвержденные квоты подразделений на обучение сотрудников. СЗ о размере выделенной квоты на обучение сотрудников, доведенные до руководителей подразделений.
3.1.2. Организация внешнего обучения
3.1.2.1 Исполнители:
− руководители подразделений или филиалов ХХХ.
− сотрудник, направляемый на обучение,
− сотрудник Департамента персонала, ответственный за обучение.
3.1.2.2. Выполняемые действия.
Руководители подразделений ХХХ, при возникновении производственной необходимости в обучении сотрудников: представляют в Департамент персонала, не позднее, чем за три недели до предполагаемой даты занятия, заявку по форме Обуч-1, в бумажном виде, и программу обучающего мероприятия.
Сотрудник Департамента персонала, ответственный за обучение, после получения заявки:
− проверяет правильность ее заполнения, при необходимости, проводит предварительную экспертизу корректности выбора программы и провайдера;
− согласует заявку с сотрудником, ответственным за бюджет;
− подписывает заявку у Заместителя Генерального директора по персоналу;
− регистрирует заявку;
− вносит провайдера в базу компаний, осуществляющих внешнее обучение;
− принимает заявку к исполнению;
− в случае необходимости, для повышения эффективности предстоящего обучения, рекомендует сотруднику, подавшему заявку на внешнее обучение, предварительно пройти обучение по соответствующему курсу ДО.
− в соответствии с заявками на обучение осуществляет заказ образовательных услуг.
Директор филиала ХХХ, при условии производственной необходимости в обучении сотрудника филиала, направляет сотрудника для прохождения внешнего обучения за счет бюджета филиала, в рамках установленной для филиала финансовой квоты. При стоимости обучения более 300 у. е., директор филиала согласует его в письменной форме у директора соответствующего регионального управления и заместителя Генерального директора по персоналу. К 5 числу каждого месяца представляет в Департамент персонала ежемесячный Отчет о пройденном сотрудниками филиала внешнем обучении по форме FG 155 M реестра отчета филиалов (Приложение Б). В случае, если обучение не проводилось, форма присылается незаполненной.
Заместитель Генерального директора по персоналу, (Директор филиала ХХХ, при обучении сотрудника филиала) согласуют обучение сотрудника и ставят в соответствующей графе заявки Обуч-1 резолюции по заключению Дополнительного соглашения к Трудовому договору. При заключении Дополнительного соглашения к трудовому договору, с сотрудником, отработавшим в ДЗО ГК «ООО "ХХХ"» менее трех лет, рекомендуется оговаривать, что в случае досрочного увольнения, сотрудник компенсирует расходы на свое обучение полностью. При заключении Дополнительного соглашения к трудовому договору, с сотрудником, отработавшим в ДЗО ГК «ООО "ХХХ"» более трех лет, рекомендуется оговаривать, что в случае досрочного увольнения, сотрудник компенсирует расходы на свое обучение, пропорционально количеству неотработанных полных месяцев. В исключительных случаях по ходатайству руководителя подразделения, обучение сотрудника может проводиться без заключения Дополнительного соглашения.
Сотрудник, направляемый на внешнее обучение:
− подписывает Дополнительное соглашение к Трудовому договору по форме ВНО-1 (Приложение В), которое хранится в Департаменте персонала в течение трех лет. В соответствии с условиями указанного Дополнительного соглашения, с момента окончания обучения, сотрудник обязуется отработать в ХХХ оговоренный в Дополнительном соглашении срок. В случае досрочного увольнения, по инициативе сотрудника, он возмещает расходы ХХХ, связанные с его обучением, в порядке, установленном указанным Дополнительным соглашением;
− посещает все занятия согласно программе обучения и выполняет все предусмотренные программой квалификационные испытания;
− предоставляет, в течение пяти дней после завершения обучения в Департамент персонала: отзыв по форме ВнО-2 (Приложение Г); копию документа об окончании обучения; материалы по пройденной программе для пополнения библиотеки ХХХ; первичные бухгалтерские документы (счет-фактуру, акт выполненных услуг и т. п.);
− проводит, по согласованию с вышестоящим руководителем, информирование сотрудников, задействованных в соответствующем бизнес-процессе о новых технологиях, направлениях, подходах и т. п. на основании материалов пройденного обучения, Информирование сотрудников может быть проведено в устной или письменной форме в виде доклада, презентации, информационного письма и т. п.
Сотрудник Департамента персонала, ответственный за обучение после получения отчетных документов, оформляет Служебную записку по форме ТМЦ-1/УС и сдает ее вместе комплектом отчетных документов в бухгалтерию.
3.1.3 Отбор и экспертиза образовательных программ и компаний.
3.1.3.1. Исполнители:
− сотрудник Департамента персонала, ответственный за обучение.
− руководители подразделений, сотрудники которых направляются на обучение.
− сотрудники, направляемые на обучение.
3.1.3.2.Выполняемые действия.
Сотрудник, ответственный за обучение,
− регулярно проводит анализ образовательных программ, предлагаемых внешними компаниями.
− ежемесячно, если нет иных указаний ЗГД по персоналу, информирует руководителей подразделений ХХХ о предложениях внешних компаний.
− осуществляет подбор программ по запросу руководителей подразделений,
− организует конкурсный отбор образовательных услуг, стоимостью свыше 5000 у. е. в соответствии с «Порядком планирования и проведения тендера на закупку товаров (работ, услуг) (Порядок № ПР. PA-881.08 от 04.08.2008).
− проводит экспертизу образовательных программ самостоятельно выбранных руководителями подразделений.
Руководители подразделений ХХХ:
Направляют в произвольной форме запрос в департамент персонала на подбор обучающего мероприятия для сотрудников своего подразделения, или проводят поиск вариантов обучения сотрудников самостоятельно и поручают по форме ВнО-3 (Приложение Д) сотруднику ответственному за обучение в недельный срок провести экспертизу выбранных программ.
3.1.4 Ответственность.
3.1.4.1.Ответственность сотрудника, организующего обучение .
Сотрудник, ответственный за обучение в компании, обязан обеспечивать:
− выполнение данного Порядка;
− своевременный и качественный подбор вариантов внешнего обучения;
− проведение оценки эффективности внешнего обучения;
− контроль посещаемости сотрудниками внешних образовательных программ;
− контроль исполнения бюджета внешнего обучения;
− ведение базы образовательных учреждений;
− своевременное предоставление отчетов об обучении непосредственному руководителю и ведение делопроизводства.
3.1.4.2 Ответственность руководителя подразделения, инициирующего внешнее обучение.
Руководитель подразделения (Директор филиала), инициирующего внешнее обучение обязан обеспечивать:
− своевременное и качественное оформление запроса и заявок на внешнее обучение;
− контроль посещения сотрудником внешних занятий и своевременность представления отзывов.
Директор филиала обязан обеспечивать своевременное и полное представление ежемесячного отчета по результатам внешнего обучения.
3.1.4.3 Ответственность сотрудника, направленного на внешнее обучение.
Сотрудник, направляемый на внешнее обучение, обязан:
− посещать занятия согласно программе обучения;
− выполнять предусмотренные программой обучения квалификационные испытания;
− своевременно представлять отчетные документы по обучению;
В случае неявки сотрудника на обучение без уважительной причины, отказа от обучения после регистрации в образовательной организации или невыполнения условий обучения и квалификационных испытаний он компенсирует произведенные ХХХ выплаты по статье «Расходы на обучение».
3.2. Внутреннее обучение.
3.2.1 Организация внутреннего обучения.
3.2.1.1.Исполнители:
− руководитель подразделения-заказчика;
− сотрудник, ответственный за обучение;
− руководитель подразделения исполнителя;
− сотрудник, проводящий обучение;
− сотрудник, проходящий обучение.
3.2.1.1. Выполняемые действия:
Руководитель подразделения, при возникновении производственной необходимости, не менее чем за три недели до предполагаемой даты обучения, направляет в Департамент персонала заявку по форме Обуч-1 с обоснованием причин, указанием темы, желательных сроков проведения обучения, по возможности, указывается ведущий семинара.
Сотрудник, ответственный за обучение, после получения заявки,
− проверяет правильность ее заполнения;
− регистрирует заявку;
− согласует заявку с Заместителем Генерального директора по персоналу;
− выбирает, по согласованию с Заместителем Генерального директора по персоналу, подразделение, сотрудники, которого обладают необходимыми знаниями и квалификацией для проведения занятия;
− направляет Руководителю подразделения - исполнителя предложение провести обучение по заявленной теме.
Руководитель подразделения-исполнителя
− информирует Департамент персонала о возможности и дате проведения обучения;
− предоставляет Программу обучающего мероприятия и фамилии сотрудников и руководителей, которые будут проводить обучение.
Сотрудник, ответственный за обучение –
− оказывает методическую помощь в разработке программы и выборе формы обучающего мероприятия;
− согласует программу и дату обучающего мероприятия с руководителем подразделения заказчика и Заместителем Генерального директора по персоналу;
− резервирует помещения для проведения занятия;
− оповещает участников;
− ежемесячно до 10 числа следующего месяца предоставляет Заместителю Генерального директора по персоналу, отчет о проведенном внутреннем обучении. В отчете указывается тема и даты занятия, Ф. И.О. и должности сотрудников проводивших обучение, количество участников;
− собирает обратную связь от участников мероприятия по форме ВНО-4 (Приложение №6) .
Сотрудник, проводящий обучение:
− разрабатывает программу обучающего мероприятия;
− при необходимости, обращается за методической помощью в Департамент персонала к сотруднику, ответственному за обучение;
− при необходимости, готовит раздаточные материалы;
− проводит обучение.
Сотрудник, проходящий обучение:
− своевременно посещает обучающие мероприятия;
− выполняет все тестовые задания;
− по окончании обучения заполняет отзыв по форме ВнО-4 (Приложение Е).
3.2.2. Ответственность.
3.2.2.1.Ответственность сотрудника, организующего обучение.
Сотрудник, ответственный за обучение в компании, обязан обеспечивать:
− организацию внутренних обучающих мероприятий в ХХХ;
− оказание методической помощи сотрудникам, ответственным за проведение занятий;
− ведение отчетности и документооборота.
3.2.2.2 Ответственность руководителя подразделения исполнителя:
Руководитель подразделения-исполнителя несет ответственность за :
− организацию и качество занятия;
− предоставление в Департамент персонала информации о содержании, методике, месте и времени проведения занятия;
− подготовку плана - конспекта занятия и, если предусматривается программой, раздаточного материала для слушателей.
3.2.2.3. Ответственность руководителя подразделения, инициировавшего обучение.
Руководитель подразделения, инициировавший обучение, обязан обеспечивать:
− своевременное и качественное оформление заявок на внутреннее обучение;
− участие сотрудников в занятии.
Если обучение проводится в филиале, то Директор филиала отвечает также за организацию и техническое обеспечение занятий, проводимых в филиале (наличие соответствующего помещения, технических средств обучения, возможность тиражирования раздаточного материала).
3.2.2.4. Ответственность сотрудника, проходящего обучение:
Сотрудник, направленный на обучение, отвечает за своевременную явку на занятие, активное участие в обучении, применение полученных знаний, умений и навыков в работе.
3.3. Дистанционное обучение.
3.3.1 Организация дистанционного обучения.
3.3.1.1 Исполнители:
− обучаемый;
− руководитель подразделения обучаемого;
− руководитель подразделения исполнителя;
− сотрудник, ответственный за дистанционное обучение;
− автор курса;
− руководитель подразделения автора курса;
− разработчик курса дистанционного обучения.
3.3.1.2 Выполняемые действия:
Руководитель подразделения, при возникновении потребности в прохождении дистанционного обучения, направляет в Департамент персонала заявку по форме Форма Обуч-1 с указанием ФИО обучаемого и названия курса.
Сотрудник, ответственный за обучение, после получения заявки:
− проверяет правильность ее заполнения;
− регистрирует заявку;
− направляет обучаемому сотруднику информационное письмо с рекомендуемым календарным планом обучения, инструкциями по прохождению обучения и сдачи финального теста.
Сотрудник, ответственный за обучение, после сдачи финального теста обучаемым:
− проверяет результаты сдачи финального теста к курсу
− при результате тестирования более 70% - готовит именной сертификат о прохождении дистанционного обучения, регистрирует сертификат
− при результате тестирования менее 70% - выдает допуск на повторное прохождение теста и высылает обучаемому скорректированный календарный план обучения
− ежемесячно до 10 числа следующего месяца предоставляет руководителю подразделения исполнителя, отчет о проведенном дистанционном обучении. В отчете указывается количество обработанных заявок, названия курсов, количество участников, получивших сертификаты об успешном дистанционном обучении.
Руководитель подразделения исполнителя:
Ежемесячно до 10 числа следующего месяца предоставляет Заместителю Генерального директора по персоналу, отчет о проведенном дистанционном обучении. В отчете указывается количество обработанных заявок, названия курсов, количество участников, получивших сертификаты об успешном дистанционном обучении.
Руководитель подразделения, при возникновении потребности в разработке дистанционного курса дистанционного обучения направляет в Департамент персонала заявку по форме РКДО-1 (Приложение Ж) с указанием желательных сроков разработки курса, прилагая техническое задание и список вопросов к финальному тесту.
Разработчик курса дистанционноГо Обучения:
− согласовывает сроки разработки с Автором курса, выполняет работы, указанные в техническом задании;
− согласовывает с Автором курса конечный продукт;
− в случае, если у Автора курса и руководитель подразделения автора курса нет претензий к конечному варианту курса дистанционного обучения, обеими сторонами подписывается Акт приемки-передачи курса дистанционного обучения. Иначе – выполняются необходимые корректировки курса.
3.3.2 Ответственность
3.3.2.1 Руководитель подразделения - исполнителя, обязан обеспечивать:
− выполнение данного Порядка;
− своевременную разработку и доведение до руководителей структурных подразделений компаний СД комплексных программ корпоративного обучения.
3.3.2.2 Ведущий специалист по ДО обязан обеспечивать:
− планирование и организацию ДО;
− информационную поддержку обучаемых;
− своевременное предоставление отчетов.
3.3.2.3 Ответственные ИТ-специалисты обязаны своевременно и качественно оказывать информационную и техническую поддержку сотрудникам, проходящим обучение, а также информировать Ведущего специалиста по дистанционному обучению о сбоях в учебном процессе.
3.3.2.4 Руководитель структурного подразделения обязан:
− обеспечивать своевременный заказ и прохождение сотрудниками подразделения курсов обязательного ДО.
3.3.2.5 Сотрудник, проходящий обучение, обязан соблюдать правила и сроки обучения.
Поделиться