Порядок обучения сотрудников

Порядок обучения сотрудников

1 Общие положения

1.1 Область применения

1.1.1 Настоящий Порядок относится к Управление персоналом и регламентирует обучение сотрудников ООО "ХХХ".

1.1.2 Требования настоящего Порядка должны знать и использовать в работе: Все руководители и сотрудники ХХХ, направляемые на обучение.

1.1.3 Настоящий Порядок отменяет: Положение “Обучение и развитие сотрудников ООО "ХХХ" и ДЗО сегмента «Дистрибуция» «ООО "ХХХ"» П. HR-478.05 от 28.09.05. Порядок "Дистанционное обучение сотрудников ООО "ХХХ" и ДЗО сегмента "Дистрибуция" "ООО "ХХХ"". ПР. HR-769.05 от 28.09.05. Порядок "Внешнее обучение сотрудников ООО "ХХХ" и ДЗО сегмента "Дистрибуция" "ООО "ХХХ"" ПР. HR-770.05 от 28.09.05. Изменение к Порядку "Внешнее обучение сотрудников ООО "ХХХ" и ДЗО сегмента "Дистрибуция" "ООО "ХХХ"" ПР. HR-770/1.08 от 15.01.08. Порядок "Внутреннее обучение сотрудников ООО "ХХХ" и ДЗО сегмента "Дистрибуция" "ООО "ХХХ"" ПР. HR-771.05 от 28.09.05.

1.2 Нормативные ссылки

В настоящем Порядке использованы ссылки на следующие документы:

−  «Положение о проведении производственного обучения и присвоения квалификационных разрядов сотрудникам Управления складского хозяйства ООО "ХХХ"» П-405 от 21.10.03.

−  «Программа адаптации новых сотрудников ГП ООО "ХХХ" ПР. HR-819.07 от 06.08.2007.

−  «Порядок планирования и проведения тендера на закупку товаров (работ, услуг)» ПР. PA-881.08 от 04.08.2008

−  «Порядок «Стажировка сотрудников ООО "ХХХ" ПР. HR-918.09 от 17.05.09.

1.3 Термины и определения, сокращения

В настоящем документе применяются следующие термины и определения, сокращения:

Внешнее обучение - обучение и консультирование по бизнес-процессам, проводимое привлеченными компаниями, а также независимыми бизнес-тренерами и преподавателями. Осуществляется в индивидуальной и корпоративной формах;

Внутреннее обучение - обучение, осуществляемое силами сотрудников ООО "ХХХ" и компаний сегмента «Дистрибуция» Группы Компаний «ООО "ХХХ"»

Дистанционное обучение - обучение сотрудников на рабочем месте посредством изучения учебных программ с помощью Интернет (Интранет)-технологий;

Долгосрочное обучение - обучение, проводимое в виде повышения квалификации, стажировки профессиональной переподготовки и переподготовки;

Индивидуальное обучение - образовательные мероприятия, посещаемые сотрудниками индивидуально;

Корпоративное обучение - обучение, которое проводится для группы сотрудников по специально разработанной программе;

Координаторы дистанционного обучения - Ответственные ИТ-специалисты в филиалах - специалисты, обеспечивающие информационную (техническую) поддержку сотрудников, проходящих обучение;

Обучение - процесс получения новых знаний, умений и навыков по важным для организации направлениям, передача опыта поведения в профессионально значимых ситуациях;

Сертификат дистанционного обучения – внутренний документ установленного образца, выдаваемый сотрудникам, успешно прошедшим обучение по курсу или программе дистанционного обучения;

Система дистанционного обучения - Это комплекс программно-методических средств, основанный на Интернет (Интранет)- и мультимедиа-технологиях и современных методиках образования, предназначенный для организации и проведения целенаправленного и контролируемого процесса обучения сотрудников, в том числе в удаленных подразделениях;

Тематическое обучение - краткосрочное обучение по конкретным производственным вопросам;

Учебные курсы дистанционного обучения – систематизированный набор учебных электронных ресурсов, направленных на развитие в интерактивном режиме определенных знаний и навыков у обучаемого. Учебные курсы могут включать лекционную часть и интерактивные компоненты: практикумы, ролевые игры, кейсы, тесты для самопроверки и т. д.;

Финальный тест – форма оценки усвоения учебного материала по итогам прохождения каждого курса дистанционного обучения. По результатам финального теста преподавателем принимается решение о выдаче сотруднику сертификата.

ГП ХХХ – головное предприятие ООО "ХХХ";

ДО – дистанционное обучение;

ХХХ – ООО "ХХХ".

2. Система обучения и развития сотрудников

2.1 Цели, задачи и принципы обучения и развития сотрудников

Цели обучения и развития сотрудников ХХХ определяются «Политикой ООО "ХХХ" по управлению персоналом» на текущий год, утвержденной Генеральным директором ООО "ХХХ". Обучение направлено на:

−  обеспечение соответствия квалификации сотрудников стратегическим целям и темпам развития компании.

−  развитие (поддержание) уровня квалификации сотрудников с учетом установленных требований, специфики деятельности и перспектив развития ХХХ;

−  повышение у сотрудников мотивации к эффективной деятельности на основе построения их профессиональной карьеры с учетом результатов обучения;

−  повышение имиджа и статуса компании как работодателя.

Задачи системы обучения:

−  развитие методологии и методики обучения в соответствии со специализированной корпоративной базой знаний и компетенций;

−  развитие системы управления корпоративной базой знаний;

−  разработка учебно-программной документации, обеспечивающей корпоративную специализацию обучения;

−  выявление потребности в обучении различных категорий сотрудников с учетом бизнес-процессов в компаниях ХХХ и других компаниях СД;

−  организация обучения сотрудников;

−  контроль эффективности обучения.

2.2 Основные структурные элементы системы обучения и развития сотрудников.

2.2.1 Дистанционное обучение.

2.2.2 Внешнее обучение:

−  краткосрочное - продолжительностью не более 72 академических часов.

−  долгосрочное обучение – обучение, продолжительностью более 72 академических часов.

2.2.3 Внутреннее обучение:

−  стажировка – регламентируется «Порядком «Стажировка сотрудников ООО "ХХХ" рег. № ПР. HR-918.09 от 17.05.09

−  обучение сотрудников складского хозяйства определяется «Положением о проведении производственного обучения и присвоения квалификационных разрядов сотрудникам Управления складского хозяйства ООО "ХХХ" » (рег. № П-405 от 21.10.03).

−  адаптационное обучение, проводимое в целях обеспечения успешности вхождения в организацию вновь принятых сотрудников - является особым видом внутреннего обучения. Данное обучение организуется в соответствии с «Программой адаптации новых сотрудников ГП ООО "ХХХ" ПР. HR-819.07 от 06.08.2007 г

2.3. Условия выполнения обучения сотрудников:

2.3.1 Условия начала обучения сотрудников.

Получение сотрудником, ответственным за обучение, заполненной заявки по Форме Обуч-1 (Приложение А)

2.3.2 Условия завершения

−  для внешнего обучения: предоставление сотрудником, прошедшим обучение, сертификата о пройденном обучении и первичных бухгалтерских документов;

−  для ДО - Успешное прохождение теста;

−  для внутреннего обучения - проведение обучающего мероприятия.

2.3.3 Условия отмены

Письменный отказ сотрудника от обучения до регистрации заявки в обучающей организации. Несогласование заявки на обучение Заместителем Генерального директора по персоналу, перенос дат проведения обучающего мероприятия по инициативе Исполнителя (если не удалось согласовать новые даты с Заказчиком) или отмена обучающего мероприятия до проведения оплаты за него.

3. Порядок выполнения

3.1. Внешнее обучение

3.1.1 Распределение бюджета по статье обучение:

3.1.1.1 Исполнители:

−  заместитель Генерального директора по персоналу;

−  сотрудник департамента персонала, ответственный за обучение.

3.1.1.2 Выполняемые действия

Заместитель Генерального директора по персоналу, в начале каждого календарного года, в течение 10 рабочих дней после утверждения бюджета, в пределах средств, ежегодно выделяемых по статье «Расходы на обучение, утверждает квоты, выделяемые каждому подразделению на обучение персонала. Распределение средств на обучение осуществляется в следующей пропорции

−  80% средств – обучение сотрудников подразделений;

−  20%. средств - страховой фонд Заместителя Генерального директора по персоналу, предназначенный на решение оперативных образовательных задач.

Сотрудник департамента персонала, ответственный за обучение, в течение 5 рабочих дней, после утверждения квот, готовит, от имени Заместителя Генерального директора по персоналу, и направляет руководителям подразделений Служебные записки, с указанием размера квоты, выделенной для их подразделения.

3.1.1.3 Результат действия

Утвержденные квоты подразделений на обучение сотрудников. СЗ о размере выделенной квоты на обучение сотрудников, доведенные до руководителей подразделений.

3.1.2. Организация внешнего обучения

3.1.2.1 Исполнители:

−  руководители подразделений или филиалов ХХХ.

−  сотрудник, направляемый на обучение,

−  сотрудник Департамента персонала, ответственный за обучение.

3.1.2.2. Выполняемые действия.

Руководители подразделений ХХХ, при возникновении производственной необходимости в обучении сотрудников: представляют в Департамент персонала, не позднее, чем за три недели до предполагаемой даты занятия, заявку по форме Обуч-1, в бумажном виде, и программу обучающего мероприятия.

Сотрудник Департамента персонала, ответственный за обучение, после получения заявки:

−  проверяет правильность ее заполнения, при необходимости, проводит предварительную экспертизу корректности выбора программы и провайдера;

−  согласует заявку с сотрудником, ответственным за бюджет;

−  подписывает заявку у Заместителя Генерального директора по персоналу;

−  регистрирует заявку;

−  вносит провайдера в базу компаний, осуществляющих внешнее обучение;

−  принимает заявку к исполнению;

−  в случае необходимости, для повышения эффективности предстоящего обучения, рекомендует сотруднику, подавшему заявку на внешнее обучение, предварительно пройти обучение по соответствующему курсу ДО.

−  в соответствии с заявками на обучение осуществляет заказ образовательных услуг.

Директор филиала ХХХ, при условии производственной необходимости в обучении сотрудника филиала, направляет сотрудника для прохождения внешнего обучения за счет бюджета филиала, в рамках установленной для филиала финансовой квоты. При стоимости обучения более 300 у. е., директор филиала согласует его в письменной форме у директора соответствующего регионального управления и заместителя Генерального директора по персоналу. К 5 числу каждого месяца представляет в Департамент персонала ежемесячный Отчет о пройденном сотрудниками филиала внешнем обучении по форме FG 155 M реестра отчета филиалов (Приложение Б). В случае, если обучение не проводилось, форма присылается незаполненной.

Заместитель Генерального директора по персоналу, (Директор филиала ХХХ, при обучении сотрудника филиала) согласуют обучение сотрудника и ставят в соответствующей графе заявки Обуч-1 резолюции по заключению Дополнительного соглашения к Трудовому договору. При заключении Дополнительного соглашения к трудовому договору, с сотрудником, отработавшим в ДЗО ГК «ООО "ХХХ"» менее трех лет, рекомендуется оговаривать, что в случае досрочного увольнения, сотрудник компенсирует расходы на свое обучение полностью. При заключении Дополнительного соглашения к трудовому договору, с сотрудником, отработавшим в ДЗО ГК «ООО "ХХХ"» более трех лет, рекомендуется оговаривать, что в случае досрочного увольнения, сотрудник компенсирует расходы на свое обучение, пропорционально количеству неотработанных полных месяцев. В исключительных случаях по ходатайству руководителя подразделения, обучение сотрудника может проводиться без заключения Дополнительного соглашения.

Сотрудник, направляемый на внешнее обучение:

−  подписывает Дополнительное соглашение к Трудовому договору по форме ВНО-1 (Приложение В), которое хранится в Департаменте персонала в течение трех лет. В соответствии с условиями указанного Дополнительного соглашения, с момента окончания обучения, сотрудник обязуется отработать в ХХХ оговоренный в Дополнительном соглашении срок. В случае досрочного увольнения, по инициативе сотрудника, он возмещает расходы ХХХ, связанные с его обучением, в порядке, установленном указанным Дополнительным соглашением;

−  посещает все занятия согласно программе обучения и выполняет все предусмотренные программой квалификационные испытания;

−  предоставляет, в течение пяти дней после завершения обучения в Департамент персонала: отзыв по форме ВнО-2 (Приложение Г); копию документа об окончании обучения; материалы по пройденной программе для пополнения библиотеки ХХХ; первичные бухгалтерские документы (счет-фактуру, акт выполненных услуг и т. п.);

−  проводит, по согласованию с вышестоящим руководителем, информирование сотрудников, задействованных в соответствующем бизнес-процессе о новых технологиях, направлениях, подходах и т. п. на основании материалов пройденного обучения, Информирование сотрудников может быть проведено в устной или письменной форме в виде доклада, презентации, информационного письма и т. п.

Сотрудник Департамента персонала, ответственный за обучение после получения отчетных документов, оформляет Служебную записку по форме ТМЦ-1/УС и сдает ее вместе комплектом отчетных документов в бухгалтерию.

3.1.3 Отбор и экспертиза образовательных программ и компаний.

3.1.3.1. Исполнители:

−  сотрудник Департамента персонала, ответственный за обучение.

−  руководители подразделений, сотрудники которых направляются на обучение.

−  сотрудники, направляемые на обучение.

3.1.3.2.Выполняемые действия.

Сотрудник, ответственный за обучение,

−  регулярно проводит анализ образовательных программ, предлагаемых внешними компаниями.

−  ежемесячно, если нет иных указаний ЗГД по персоналу, информирует руководителей подразделений ХХХ о предложениях внешних компаний.

−  осуществляет подбор программ по запросу руководителей подразделений,

−  организует конкурсный отбор образовательных услуг, стоимостью свыше 5000 у. е. в соответствии с «Порядком планирования и проведения тендера на закупку товаров (работ, услуг) (Порядок № ПР. PA-881.08 от 04.08.2008).

−  проводит экспертизу образовательных программ самостоятельно выбранных руководителями подразделений.

Руководители подразделений ХХХ:

Направляют в произвольной форме запрос в департамент персонала на подбор обучающего мероприятия для сотрудников своего подразделения, или проводят поиск вариантов обучения сотрудников самостоятельно и поручают по форме ВнО-3 (Приложение Д) сотруднику ответственному за обучение в недельный срок провести экспертизу выбранных программ.

3.1.4 Ответственность.

3.1.4.1.Ответственность сотрудника, организующего обучение .

Сотрудник, ответственный за обучение в компании, обязан обеспечивать:

−  выполнение данного Порядка;

−  своевременный и качественный подбор вариантов внешнего обучения;

−  проведение оценки эффективности внешнего обучения;

−  контроль посещаемости сотрудниками внешних образовательных программ;

−  контроль исполнения бюджета внешнего обучения;

−  ведение базы образовательных учреждений;

−  своевременное предоставление отчетов об обучении непосредственному руководителю и ведение делопроизводства.

3.1.4.2 Ответственность руководителя подразделения, инициирующего внешнее обучение.

Руководитель подразделения (Директор филиала), инициирующего внешнее обучение обязан обеспечивать:

−  своевременное и качественное оформление запроса и заявок на внешнее обучение;

−  контроль посещения сотрудником внешних занятий и своевременность представления отзывов.

Директор филиала обязан обеспечивать своевременное и полное представление ежемесячного отчета по результатам внешнего обучения.

3.1.4.3 Ответственность сотрудника, направленного на внешнее обучение.

Сотрудник, направляемый на внешнее обучение, обязан:

−  посещать занятия согласно программе обучения;

−  выполнять предусмотренные программой обучения квалификационные испытания;

−  своевременно представлять отчетные документы по обучению;

В случае неявки сотрудника на обучение без уважительной причины, отказа от обучения после регистрации в образовательной организации или невыполнения условий обучения и квалификационных испытаний он компенсирует произведенные ХХХ выплаты по статье «Расходы на обучение».

3.2. Внутреннее обучение.

3.2.1 Организация внутреннего обучения.

3.2.1.1.Исполнители:

−  руководитель подразделения-заказчика;

−  сотрудник, ответственный за обучение;

−  руководитель подразделения исполнителя;

−  сотрудник, проводящий обучение;

−  сотрудник, проходящий обучение.

3.2.1.1. Выполняемые действия:

Руководитель подразделения, при возникновении производственной необходимости, не менее чем за три недели до предполагаемой даты обучения, направляет в Департамент персонала заявку по форме Обуч-1 с обоснованием причин, указанием темы, желательных сроков проведения обучения, по возможности, указывается ведущий семинара.

Сотрудник, ответственный за обучение, после получения заявки,

−  проверяет правильность ее заполнения;

−  регистрирует заявку;

−  согласует заявку с Заместителем Генерального директора по персоналу;

−  выбирает, по согласованию с Заместителем Генерального директора по персоналу, подразделение, сотрудники, которого обладают необходимыми знаниями и квалификацией для проведения занятия;

−  направляет Руководителю подразделения - исполнителя предложение провести обучение по заявленной теме.

Руководитель подразделения-исполнителя

−  информирует Департамент персонала о возможности и дате проведения обучения;

−  предоставляет Программу обучающего мероприятия и фамилии сотрудников и руководителей, которые будут проводить обучение.

Сотрудник, ответственный за обучение –

−  оказывает методическую помощь в разработке программы и выборе формы обучающего мероприятия;

−  согласует программу и дату обучающего мероприятия с руководителем подразделения заказчика и Заместителем Генерального директора по персоналу;

−  резервирует помещения для проведения занятия;

−  оповещает участников;

−  ежемесячно до 10 числа следующего месяца предоставляет Заместителю Генерального директора по персоналу, отчет о проведенном внутреннем обучении. В отчете указывается тема и даты занятия, Ф. И.О. и должности сотрудников проводивших обучение, количество участников;

−  собирает обратную связь от участников мероприятия по форме ВНО-4 (Приложение №6) .

Сотрудник, проводящий обучение:

−  разрабатывает программу обучающего мероприятия;

−  при необходимости, обращается за методической помощью в Департамент персонала к сотруднику, ответственному за обучение;

−  при необходимости, готовит раздаточные материалы;

−  проводит обучение.

Сотрудник, проходящий обучение:

−  своевременно посещает обучающие мероприятия;

−  выполняет все тестовые задания;

−  по окончании обучения заполняет отзыв по форме ВнО-4 (Приложение Е).

3.2.2. Ответственность.

3.2.2.1.Ответственность сотрудника, организующего обучение.

Сотрудник, ответственный за обучение в компании, обязан обеспечивать:

−  организацию внутренних обучающих мероприятий в ХХХ;

−  оказание методической помощи сотрудникам, ответственным за проведение занятий;

−  ведение отчетности и документооборота.

3.2.2.2 Ответственность руководителя подразделения исполнителя:

Руководитель подразделения-исполнителя несет ответственность за :

−  организацию и качество занятия;

−  предоставление в Департамент персонала информации о содержании, методике, месте и времени проведения занятия;

−  подготовку плана - конспекта занятия и, если предусматривается программой, раздаточного материала для слушателей.

3.2.2.3. Ответственность руководителя подразделения, инициировавшего обучение.

Руководитель подразделения, инициировавший обучение, обязан обеспечивать:

−  своевременное и качественное оформление заявок на внутреннее обучение;

−  участие сотрудников в занятии.

Если обучение проводится в филиале, то Директор филиала отвечает также за организацию и техническое обеспечение занятий, проводимых в филиале (наличие соответствующего помещения, технических средств обучения, возможность тиражирования раздаточного материала).

3.2.2.4. Ответственность сотрудника, проходящего обучение:

Сотрудник, направленный на обучение, отвечает за своевременную явку на занятие, активное участие в обучении, применение полученных знаний, умений и навыков в работе.

3.3. Дистанционное обучение.

3.3.1 Организация дистанционного обучения.

3.3.1.1 Исполнители:

−  обучаемый;

−  руководитель подразделения обучаемого;

−  руководитель подразделения исполнителя;

−  сотрудник, ответственный за дистанционное обучение;

−  автор курса;

−  руководитель подразделения автора курса;

−  разработчик курса дистанционного обучения.

3.3.1.2 Выполняемые действия:

Руководитель подразделения, при возникновении потребности в прохождении дистанционного обучения, направляет в Департамент персонала заявку по форме Форма Обуч-1 с указанием ФИО обучаемого и названия курса.

Сотрудник, ответственный за обучение, после получения заявки:

−  проверяет правильность ее заполнения;

−  регистрирует заявку;

−  направляет обучаемому сотруднику информационное письмо с рекомендуемым календарным планом обучения, инструкциями по прохождению обучения и сдачи финального теста.

Сотрудник, ответственный за обучение, после сдачи финального теста обучаемым:

−  проверяет результаты сдачи финального теста к курсу

−  при результате тестирования более 70% - готовит именной сертификат о прохождении дистанционного обучения, регистрирует сертификат

−  при результате тестирования менее 70% - выдает допуск на повторное прохождение теста и высылает обучаемому скорректированный календарный план обучения

−  ежемесячно до 10 числа следующего месяца предоставляет руководителю подразделения исполнителя, отчет о проведенном дистанционном обучении. В отчете указывается количество обработанных заявок, названия курсов, количество участников, получивших сертификаты об успешном дистанционном обучении.

Руководитель подразделения исполнителя:

Ежемесячно до 10 числа следующего месяца предоставляет Заместителю Генерального директора по персоналу, отчет о проведенном дистанционном обучении. В отчете указывается количество обработанных заявок, названия курсов, количество участников, получивших сертификаты об успешном дистанционном обучении.

Руководитель подразделения, при возникновении потребности в разработке дистанционного курса дистанционного обучения направляет в Департамент персонала заявку по форме РКДО-1 (Приложение Ж) с указанием желательных сроков разработки курса, прилагая техническое задание и список вопросов к финальному тесту.

Разработчик курса дистанционноГо Обучения:

−  согласовывает сроки разработки с Автором курса, выполняет работы, указанные в техническом задании;

−  согласовывает с Автором курса конечный продукт;

−  в случае, если у Автора курса и руководитель подразделения автора курса нет претензий к конечному варианту курса дистанционного обучения, обеими сторонами подписывается Акт приемки-передачи курса дистанционного обучения. Иначе – выполняются необходимые корректировки курса.

3.3.2 Ответственность

3.3.2.1 Руководитель подразделения - исполнителя, обязан обеспечивать:

−  выполнение данного Порядка;

−  своевременную разработку и доведение до руководителей структурных подразделений компаний СД комплексных программ корпоративного обучения.

3.3.2.2 Ведущий специалист по ДО обязан обеспечивать:

−  планирование и организацию ДО;

−  информационную поддержку обучаемых;

−  своевременное предоставление отчетов.

3.3.2.3 Ответственные ИТ-специалисты обязаны своевременно и качественно оказывать информационную и техническую поддержку сотрудникам, проходящим обучение, а также информировать Ведущего специалиста по дистанционному обучению о сбоях в учебном процессе.

3.3.2.4 Руководитель структурного подразделения обязан:

−  обеспечивать своевременный заказ и прохождение сотрудниками подразделения курсов обязательного ДО.

3.3.2.5 Сотрудник, проходящий обучение, обязан соблюдать правила и сроки обучения.

Вид документа: 
Ключевые слова: 
Рубрика: 
+1
0
-1