Порядок обучение сотрудников филиалов и головного предприятия

ООО "ХХХ"

Порядок № ПР.HR-886.07

«обучение сотрудников филиалов и ГП Головного предприятия

ООО "ХХХ" после внедрения ERP-системы»

Москва

Содержание

1 Общие положения……………………………………………………………………………………4

1.1 Область применения. ……… …….4

1.2 Нормативные ссылки. 4

1.3 Термины и определения, сокращения. 4

2 Организация текущего обучения сотрудников филиалов и ГП работе в системе OEBS… 5

2.1 Организация первичного обучения сотрудников работе в системе OEBS. 5

2.2 Организация текущего обучения. 5

2.3 Выбор и назначение кураторов в филиалах. 6

2.4 Этапы обучения. 7

2.5 Формы обучения. ..8

3 Контроль………………………………………………………………………………………………9

4 Ответственность…………………………………………………………………………………….. 9

Приложение А Образец «Зачетной ведомости» ……………………………………………….… 12

Приложение Б. Образец «План обучения» ……………………………………………………… 13

Приложение В. Образец «Служебная записка».....................................................................................14

1 Общие положения

1.1 Область применения

1.1.1 Настоящий Порядок вводится в целях повышения эффективности обучения и повышения квалификации сотрудников ООО "ХХХ" и устанавливает общие требования к организации обучения после внедрения системы OEBS.

1.1.2 Требования настоящего Порядка должны знать и использовать в работе:

-  Начальник Департамента персонала;

-  Заместитель генерального директора по внедрению ERP;

-  Руководитель Центра оценки персонала ООО "ХХХ";

-  Руководители функциональных групп проекта №66 «Внедрение первой очереди тиражной ERP-системы»;

-  Руководитель Корпоративного университета ООО "ХХХ";

-  Руководители и сотрудники структурных подразделений ООО "ХХХ" и филиалов, вовлеченные в процесс обучения.

1.2 Нормативные ссылки

В настоящем документе использованы ссылки на следующие документы:

1.  Порядок «Дистанционное обучение сотрудников ООО "ХХХ" и ДЗО сегмента «Дистрибуция» «ООО "ХХХ"», ПР. HR-769.05 от 28.09.05;

2.  Порядок «Стажировка сотрудников ООО "ХХХ" и ДЗО сегмента «Дистрибуция» «ООО "ХХХ"», ПР. HR-768.05 от 28.09.05;

3.1.Концепция обучения пилотных филиалов \\Orion. protek\tops\!Проектная_библиотека\Управление_проектом\Концепции_и_стратегии\2005.11.18.КОНЦ. УПР. Концепция_обучения_пилотных_филиалов.

3.   

1.3 Термины и определения, сокращения

В настоящем документе применяются следующие термины и определения:

Дистанционное обучение - обучение сотрудников на рабочем месте посредством изучения учебных программ с помощью Интернет (Интранет) технологий;

Обучение - целенаправленный и контролируемый процесс передачи и усвоения новых знаний, умений и навыков по важным для организации направлениям, передача опыта поведения в профессионально значимых ситуациях;

Преподаватели – сотрудники компании, являющиеся специалистами в конкретных предметных областях. Преподаватели проводят первоначальный курс обучения сотрудников работе в OEBS, курсы повышения квалификации, консультируют учащихся по содержательной части курсов дистанционного обучения;

Первичное обучение – это обучение сотрудников филиалов или ГП ХХХ непосредственно перед процессом внедрения системы OEBS, которое проводится сотрудниками Отдела Автоматизации (Группа Развертывания);

Повышение квалификации – это дополнительное обучение сотрудников филиалов или ГП ХХХ изменениям работы в системе, которое проводится специалистами ГП ХХХ или филиалов в конкретных функциональных областях;

Текущее обучение – это процесс обучения новых сотрудников компании работе в OEBS.

Система дистанционного обучения – это комплекс программно-методических средств, основанных на Интернет (Интранет)- и мультимедиа-технологиях и современных методиках образования, предназначенный для организации и проведения целенаправленного и контролируемого процесса обучения сотрудников, в том числе в удаленных подразделениях;

Учебные курсы дистанционного обучения – систематизированный набор учебных электронных курсов, направленных на развитие у обучаемого в интерактивном режиме определенных знаний и навыков;

Финальный тест – форма оценки усвоения учебного материала по итогам прохождения каждого курса дистанционного обучения.

Куратор функциональной области (направления)– это сотрудник филиала или ГП ХХХ, который проводит текущее обучение новых сотрудников компании работе в OEBS по конкретным функциональным областям.

Ежегодная оценка знаний и навыков работы в OEBS – процедура оценки теоретических и практических навыков сотрудников работы в OEBS.

В настоящем Порядке используются следующие сокращения:

ГП ХХХ – Головное предприятие ООО "ХХХ";

ГП – головное предприятие;

ДО – дистанционное обучение;

КУ– Корпоративный университет ООО "ХХХ";

КАО Контрольно-аналитический отдел;

К - обучение сотрудников куратором функциональной области;

КДФ - коммерческий директор филиала;

OEBS – Oracle E-Business Suit;

ОА – Отдел автоматизации;

ОВК – Отдел внутреннего контроля;

Ф - обучение сотрудников при помощи стажировки в другие филиалы, работающих с системой OEBS;

ЦОП – Центр оценки персонала.

2 Организация Текущего обучения сотрудников филиалов и ГП работе в системе OEBS

2.1 Организация первичного обучения сотрудников работе в системе OEBS

Процесс первичного обучения сотрудников филиалов работе в системе OEBS организуется в соответствии с Концепцией обучения пилотных филиалов.

2.2 Организация текущего обучения

2.2.1. Текущее обучение сотрудников филиалов и ГП работе в системе OEBS делится на четыре основные части соответствующих четырем основным функциональным областям – это «Склад», «Маркетинг», «Сбыт» и «Финансы».

Текущее обучение сотрудников филиалов включает в себя несколько этапов и форм обучения.

Общая картина текущего обучения представлена на схеме 1.

 

Текущее обучение

 

 

 

 

 

 

*

 

 

Схема 1 – Общая картина текущего обучения

Куратор* - назначается с согласования коммерческого директора филиала

2.3 Выбор и назначение кураторов по функциональным направлениям

2.3.1 В филиалах, работающих в системе OEBS, назначается куратор для каждой функциональной области (направления).

Куратор по направлению назначается из числа высококвалифицированных специалистов, удовлетворяющих следующим требованиям:

- занимающих должность не ниже руководителя подразделения;

- имеющих стаж работы не менее 1 года на данной должности или не менее 2 лет в филиале;

- знающих бизнес-процессы по предметной (функциональной) области;

- имеющих авторитет в коллективе;

- способных и готовых передавать знания, умения, навыки другим сотрудникам.

В случае отсутствия в филиале сотрудника, отвечающего указанным требованиям, направление курируется из ГП.

Куратор проводит, координирует или инициирует обучение сотрудников своей функциональной области.

В филиале назначение куратора осуществляется Распоряжением Директора филиала с обязательным согласованием кандидатуры куратора с Заместителем генерального директора по внедрению ERP. Куратор функциональных областей «Маркетинг» и «Сбыт» назначается с дополнительным согласованием Коммерческого директора филиала.

В ГП куратор для каждой функциональной области назначается Распоряжением Генерального директора. Готовят Распоряжение функциональные директора.

2.4.4 Этапы обучения

2.4.1 Обязательное первичное обучение кураторов проводится в течение одного месяца после назначения.

2.4.2. Обучение новых сотрудников проводится в течение одного месяца после приема на работу.

Куратор функциональной области в течение 3-х дней с момента назначения сотрудника на должность направляет в КУ заполненную форму ДО-l где указывает, какие электронные курсы обязан изучить сотрудник в течение первого месяца работы. По окончании указанного периода ответственный сотрудник КУ информирует куратора об успеваемости сотрудника при изучении курсов. В случае неудовлетворительного результата сотрудник обязан пройти повторное обучение по программе ДО.

Испытательный срок не может считаться завершенным без прохождения обязательного обучения новых сотрудников с результатом финального теста по изученным курсам ДО не ниже 60%.

2.4.3. Повышение квалификации работающих сотрудников проводится по мере необходимости в виде:

- «Еженедельного информационного бюллетеня от Проекта №66 «Внедрение первой очереди тиражной ERP-системы», который готовится специалистом по обучению ОА и рассылается через Административный отдел ГП секретарям и директорам филиалов. Далее доводится до кураторов по функциональным областям. Куратор обязан довести произошедшие изменения в системе до конечных пользователей;

- стажировок в ГП или другой филиал.

2.4.4. В целях контроля уровня владения элементами системы OEBS сотрудниками филиалов ежегодно, по распоряжению ДРУ проводится оценка знаний и навыков работы указанных категорий персонала.

«Ежегодная оценка знаний и навыков работы в OEBS» оценки включает в себя:

- тестирование персонала на знание элементов и функций системы OEBS, проводится Куратором совместно с Центром оценки персонала;

- анализ персональных ошибок и работы в системе OEBS, проводится Куратором;

- выполнение контрольных заданий, проводится Куратором.

Результаты оценочных мероприятий рассматривает сертификационная комиссия и выносит по каждому участнику один из следующих выводов:

- результаты оценки неудовлетворительны, назначить процедуру переоценки через 2 месяца;

- «специалист 2 категории»;

- «специалист 1 категории»;

- наставник в системе OEBS.

Стандартную систему баллов разрабатывают специалисты ОА.

В сертификационную комиссию включаются: куратор функциональной области, директор филиала, начальник ОВК. В состав комиссии включается сотрудник ЦОП, группы OEBS и КАО.

2.5 Формы обучения

2.5.1 Обучение кураторов по функциональным областям:

- обучение куратора функциональными специалистами ОА;

- прохождение ежегодной оценки знаний и навыков работы кураторов в системе OEBS специалистами ОА.

2.5.2 Обучение сотрудников куратором функциональной области специальным операциям, характерным для конкретного филиала, проводится следующим образом:

- куратор получает новые инструкции у технолога филиала (Взаимодействие: Куратор-Технолог - РФГ);

- в соответствии с инструкциями, формирует план обучения сотрудника и согласовывает его у Директора филиала;

- проводит обучение согласно плану;

- принимает практический экзамен у специалистов, прошедших обучение.

По результатам экзамена заполняется зачетная ведомость в соответствии с формой Приложения А.

- куратор по направлению определяет список обучающихся и инициирует прохождение курсов ДО путем направления в КУ служебной записки (см. Приложение 3) с указанием ФИО и должностей обучаемых, наименования курса ДО и Сроками обучения. Служебная записка должна быть завизирована Директором филиала или начальником подразделения (для ГП).

2.5.3 Обучение сотрудников, командированных в ГП или другой филиал на стажировку. Используется как замена при невозможности исполнения п. 2.4.3 .

- директор филиала инициирует стажировку сотрудника в другой филиал или ГП с целью обучения;

- организация стажировок осуществляется в соответствии с ПР. HR-768.05.3

- в обязанности куратора входит подготовка плана обучения сотрудников в ходе стажировки.

Стажировка сотрудника подлежит дополнительному согласованию с Зам. Генерального директора по внедрению ERP.

Критерии выбора Филиала для командирования сотрудников с целью обучения:

- наличие специалистов, отвечающих критериям выбора кураторов (см. 2.3.1);

- минимальная удаленность филиалов друг от друга.

3 Контроль

Корпоративный университет контролирует выполнение данного порядка. Для этого:

1. КУ составляет график текущих проверок обучения перcонала кураторами (п.2.5.2., 2.5.3) в каждом филиале, работающем в системе OEBS. В ходе проверки кураторы предоставляют в КУ планы обучения сотрудников за прошедший период согласно Приложению Б и зачетные ведомости в соответствии с формой Приложения А. Периодичность проведения – один раз в год.

2. КАО 1 раз в год выполняет проверку проведения «Ежегодной оценки знаний и навыков работы в OEBS».

4 ОБязанности

4.1 Руководитель КУ обязан обеспечивать:

- выполнение данного Порядка;

- своевременную актуализацию курсов ДО;

- своевременную разработку курсов ДО в соответствии с утвержденным планом-графиком;

- своевременное информирование руководителей заинтересованных подразделений/филиалов о новых курсах ДО, введенных в эксплуатацию (не позднее 5 рабочих дней с момента введения в эксплуатацию).

4.2 Корпоративный университет обязан обеспечивать:

- организацию и непрерывность работы системы СДО «ПРОМЕТЕЙ» ;

- организацию стажировок сотрудников в другие филиалы и ГП;

- информационную поддержку обучаемых по любым возникающим в процессе обучения вопросам.;

- контролировать исполнение пунктов 4.3 – 4.6.

4.3 Директор филиала обязан:

- назначать кураторов по направлениям: Склад, Продажи, Маркетинг и Финансы;

- формировать списки сотрудников, подлежащих обучению и списки для «Ежегодной оценки знаний и навыков работы в OEBS»;

- контролировать прохождение учебного процесса;

- инициировать стажировки сотрудников в другие филиалы и ГП.

4.4 Кураторы по направлениям обязаны:

- формировать планы обучения новых сотрудников подразделения и проводить обучение в соответствии с разработанными планами;

- осуществлять подготовку планов обучения сотрудников в ходе стажировки;

- Своевременно инициировать изучение курсов ДО новыми сотрудниками подразделения /филиала;

- своевременно предоставлять в КУ информацию об обучении, необходимом новым сотрудникам;

- контролировать соблюдение сотрудниками подразделения графиков и правил изучения курсов;

- своевременно информировать конечных пользователей об изменениях в работе системы OEBS;

- организовывать явку сотрудников филиалов и ГП, работающих в OEBS, для прохождения «Ежегодной оценки знаний и навыков работы в OEBS»;

- оказывать помощь в организации работы сертификационной комиссии;

- предоставить Руководителю ЦОП списки сотрудников проходящих Ежегодную оценку знаний и навыков работы в OEBS, за неделю до начала оценки;

- предоставить Руководителю ЦОП полную информацию о результатах прохождения «Ежегодной оценки знаний и навыков работы в OEBS» и управленческих решениях, принятых по результатам оценки в течение 2 недель после завершения оценки.

4.5 Сотрудник, проходящий обучение, обязан соблюдать правила и сроки обучения как по комплексным программам обучения специалистов OEBS, так и по отдельным курсам.

4.6 Руководитель Проекта №66 обязан обеспечивать:

- проведение ревизии содержания курсов ДО с периодичностью два раз в год и предоставление в КУ информации о необходимых изменениях;

- своевременное предоставление информации филиалам и заинтересованным подразделениям об изменениях в работе системы OEBS;

- выделение ресурса функциональных специалистов для разработки вопросов теста ежегодной оценки знаний сотрудников, для анализа данных и предоставления отчета сертификационной комиссии, для разработки контрольных заданий и параметров эффективности их выполнения за 14 дней до начала;

- функциональную поддержку ДО и тестирования

- выделение ресурса функциональных специалистов для разработки системы сведения 3-х составляющих оценок в итоговую.

4.7 Руководитель ЦОП обязан обеспечить:

- загрузку теста в специализированное ПО тестирования;

- обязательность прохождения сотрудниками тестирования посредством специализированного ПО;

- анализ результатов тестирования и предоставление отчёта сертификационной комиссии;

- инструктаж Руководителя проекта №66 по составлению профессионального теста;

- инструктаж Куратора по проведению тестирования;

- формирование базы результатов прохождения Ежегодной оценки знаний и навыков работы в OEBS и управленческих решений, принятых по результатам оценки.

Автор

Специалист по обучению ОА ___п/верно___ И. А. Демидова «_27_»___08__ 2007 г.

Заказчик

Заместитель ГД по внедрению ERP ___п/верно___ В. Н. Горбунов «_05_»___09___2007 г.

Довести в филиалы: да

нет

Нормоконтроль

Специалист ГР АдмО ___п/верно___ Е. В. Мамеенко «28»__08__ 2007 г.

Терминологический контроль

Сотрудник ГР ЕСС ______________ «__»______ 2007 г.

СОГЛАСОВАНО

Зам. ген. директора

По операциям ___п/верно___ В. Г. Вяткин «28»__08__ 2007 г.

Начальник Департамента персонала ___п/верно___ Н. В. Павличева «04»__08__ 2007 г.

Начальник Отдела автоматизации _____________ А. А. Афонькин «28»__08__ 2007 г.

Начальник АдмО ___п/верно___ В. В. Горбачев «06»__09__ 2007 г.

Зарегистрировано в ГР АдмО

№ ПР. HR-886.07 ___п/верно___ Е. В. Мамеенко «20»__09__ 2007 г.

ДОВЕДЕНО Через Microsoft Outlook

До руководителей всех структурных подразделений ООО "ХХХ".

Ответственный за доведение

Специалист ГР АдмО ___п/верно___ Е. В. Мамеенко «20»__09__ 2007 г.

Направить в филиалы

Начальник АдмО _______________ В. В. Горбачев «20»__09__ 2007 г.

Приложение А

Форма «Зачетной ведомости»

Приложение Б

Форма «Плана обучения»

Приложение В

Служебная записка

Прошу Вас зачислить на изучение курсов ДО следующих сотрудников филиала (подразделения):

Куратор

Функциональной области __________________/_____________/ «__» _____ 200__г.

Директор филиала /

Начальник подразделения __________________/_____________/ «__» _____ 200__г.