Порядок обучение сотрудников филиалов и головного предприятия

ООО "ХХХ"

ДСП

УТВЕРЖДАЮ

1-ый Зам. генерального директора
ООО "ХХХ"

_п/верно___ А. Л. Молчанов

«_19_»___09_______2007 г.

 

Порядок № ПР.HR-886.07

«обучение сотрудников филиалов и ГП Головного предприятия

ООО "ХХХ" после внедрения ERP-системы»

Москва

ПАСПОРТ ДОКУМЕНТА

Инициатор

Заместитель генерального директора по внедрению ERP-системы, Горбунов Вад. Н.

Авторы

Специалист по обучению ОА, Демидова И. А.

Введён

впервые

взамен

Версия

№ 1

Дата регистрации

«_20_ » _09_ 2007 г.

Срок действия

постоянный

временный до «___»_________200__ г.

Область регламентации

Управление персоналом (HR)

Ответственный

За актуализацию

Специалист по обучению ОА, Демидова И. А.

Подразделения исполнители

КУ, ЦОП, ОА

Вовлеченные подразделения

Все подразделения ГП, филиалы

Ссылки на другие ВНД

ПР. HR-769.05; ПР. HR-768.05; Концепция обучения пилотных филиалов. 2005.11.18.КОНЦ. УПР.

Приложения

Всего: 3, форм нет

Содержание

1 Общие положения……………………………………………………………………………………4

1.1 Область применения. ……… …….4

1.2 Нормативные ссылки. 4

1.3 Термины и определения, сокращения. 4

2 Организация текущего обучения сотрудников филиалов и ГП работе в системе OEBS… 5

2.1 Организация первичного обучения сотрудников работе в системе OEBS. 5

2.2 Организация текущего обучения. 5

2.3 Выбор и назначение кураторов в филиалах. 6

2.4 Этапы обучения. 7

2.5 Формы обучения. ..8

3 Контроль………………………………………………………………………………………………9

4 Ответственность…………………………………………………………………………………….. 9

Приложение А Образец «Зачетной ведомости» ……………………………………………….… 12

Приложение Б. Образец «План обучения» ……………………………………………………… 13

Приложение В. Образец «Служебная записка».....................................................................................14

1 Общие положения

1.1 Область применения

1.1.1 Настоящий Порядок вводится в целях повышения эффективности обучения и повышения квалификации сотрудников ООО "ХХХ" и устанавливает общие требования к организации обучения после внедрения системы OEBS.

1.1.2 Требования настоящего Порядка должны знать и использовать в работе:

-  Начальник Департамента персонала;

-  Заместитель генерального директора по внедрению ERP;

-  Руководитель Центра оценки персонала ООО "ХХХ";

-  Руководители функциональных групп проекта №66 «Внедрение первой очереди тиражной ERP-системы»;

-  Руководитель Корпоративного университета ООО "ХХХ";

-  Руководители и сотрудники структурных подразделений ООО "ХХХ" и филиалов, вовлеченные в процесс обучения.

1.2 Нормативные ссылки

В настоящем документе использованы ссылки на следующие документы:

1.  Порядок «Дистанционное обучение сотрудников ООО "ХХХ" и ДЗО сегмента «Дистрибуция» «ООО "ХХХ"», ПР. HR-769.05 от 28.09.05;

2.  Порядок «Стажировка сотрудников ООО "ХХХ" и ДЗО сегмента «Дистрибуция» «ООО "ХХХ"», ПР. HR-768.05 от 28.09.05;

3.1.Концепция обучения пилотных филиалов \\Orion. protek\tops\!Проектная_библиотека\Управление_проектом\Концепции_и_стратегии\2005.11.18.КОНЦ. УПР. Концепция_обучения_пилотных_филиалов.

3.   

1.3 Термины и определения, сокращения

В настоящем документе применяются следующие термины и определения:

Дистанционное обучение - обучение сотрудников на рабочем месте посредством изучения учебных программ с помощью Интернет (Интранет) технологий;

Обучение - целенаправленный и контролируемый процесс передачи и усвоения новых знаний, умений и навыков по важным для организации направлениям, передача опыта поведения в профессионально значимых ситуациях;

Преподаватели – сотрудники компании, являющиеся специалистами в конкретных предметных областях. Преподаватели проводят первоначальный курс обучения сотрудников работе в OEBS, курсы повышения квалификации, консультируют учащихся по содержательной части курсов дистанционного обучения;

Первичное обучение – это обучение сотрудников филиалов или ГП ХХХ непосредственно перед процессом внедрения системы OEBS, которое проводится сотрудниками Отдела Автоматизации (Группа Развертывания);

Повышение квалификации – это дополнительное обучение сотрудников филиалов или ГП ХХХ изменениям работы в системе, которое проводится специалистами ГП ХХХ или филиалов в конкретных функциональных областях;

Текущее обучение – это процесс обучения новых сотрудников компании работе в OEBS.

Система дистанционного обучения – это комплекс программно-методических средств, основанных на Интернет (Интранет)- и мультимедиа-технологиях и современных методиках образования, предназначенный для организации и проведения целенаправленного и контролируемого процесса обучения сотрудников, в том числе в удаленных подразделениях;

Учебные курсы дистанционного обучения – систематизированный набор учебных электронных курсов, направленных на развитие у обучаемого в интерактивном режиме определенных знаний и навыков;

Финальный тест – форма оценки усвоения учебного материала по итогам прохождения каждого курса дистанционного обучения.

Куратор функциональной области (направления)– это сотрудник филиала или ГП ХХХ, который проводит текущее обучение новых сотрудников компании работе в OEBS по конкретным функциональным областям.

Ежегодная оценка знаний и навыков работы в OEBS – процедура оценки теоретических и практических навыков сотрудников работы в OEBS.

В настоящем Порядке используются следующие сокращения:

ГП ХХХ – Головное предприятие ООО "ХХХ";

ГП – головное предприятие;

ДО – дистанционное обучение;

КУ– Корпоративный университет ООО "ХХХ";

КАО Контрольно-аналитический отдел;

К - обучение сотрудников куратором функциональной области;

КДФ - коммерческий директор филиала;

OEBS – Oracle E-Business Suit;

ОА – Отдел автоматизации;

ОВК – Отдел внутреннего контроля;

Ф - обучение сотрудников при помощи стажировки в другие филиалы, работающих с системой OEBS;

ЦОП – Центр оценки персонала.

2 Организация Текущего обучения сотрудников филиалов и ГП работе в системе OEBS

2.1 Организация первичного обучения сотрудников работе в системе OEBS

Процесс первичного обучения сотрудников филиалов работе в системе OEBS организуется в соответствии с Концепцией обучения пилотных филиалов.

2.2 Организация текущего обучения

2.2.1. Текущее обучение сотрудников филиалов и ГП работе в системе OEBS делится на четыре основные части соответствующих четырем основным функциональным областям – это «Склад», «Маркетинг», «Сбыт» и «Финансы».

Текущее обучение сотрудников филиалов включает в себя несколько этапов и форм обучения.

Общая картина текущего обучения представлена на схеме 1.

 

Текущее обучение

 

ФуНкциональная область

СКЛАД

 

Функциональная область

СБЫТ

 

Функциональная область

МАРКЕТИНГ

 

Функциональная область

ФИНАНСЫ

 

 

 

 

 

Куратор

Главный бухгалтер (ГП)

 

Куратор*

Начальник группы маркетинга (КДФ, ГП)

 

 

Куратор

Менеджер склада (ГП)

 

*

 

-  Бухгалтер-аналитик (К, Д, Ф),

-  Кассир (К),

-  Бухгалтер (К)

 

- Наборщик (К)

-  Кладовщик (К)

-  Группа приемки (К, Д)

-  Сертификация (К, Д)

-  Диспетчеризация (К, Д, Ф)

-  СДП (К, Д, Ф)

-  Претензии (учет товара) (К, Д, Ф)

 

- Торговый представитель (К, Д)

-  Менеджер по заведению клиентов (Д)

-  Менеджер по продажам (К, Д)

-  Менеджер по претензиям (Д, Ф)

-  Финансовый менеджер (Д, КДФ),

-  Коммерческий директор филиала (ГП).

 

 

Схема 1 – Общая картина текущего обучения

Куратор* - назначается с согласования коммерческого директора филиала

2.3 Выбор и назначение кураторов по функциональным направлениям

2.3.1 В филиалах, работающих в системе OEBS, назначается куратор для каждой функциональной области (направления).

Куратор по направлению назначается из числа высококвалифицированных специалистов, удовлетворяющих следующим требованиям:

- занимающих должность не ниже руководителя подразделения;

- имеющих стаж работы не менее 1 года на данной должности или не менее 2 лет в филиале;

- знающих бизнес-процессы по предметной (функциональной) области;

- имеющих авторитет в коллективе;

- способных и готовых передавать знания, умения, навыки другим сотрудникам.

В случае отсутствия в филиале сотрудника, отвечающего указанным требованиям, направление курируется из ГП.

Куратор проводит, координирует или инициирует обучение сотрудников своей функциональной области.

В филиале назначение куратора осуществляется Распоряжением Директора филиала с обязательным согласованием кандидатуры куратора с Заместителем генерального директора по внедрению ERP. Куратор функциональных областей «Маркетинг» и «Сбыт» назначается с дополнительным согласованием Коммерческого директора филиала.

В ГП куратор для каждой функциональной области назначается Распоряжением Генерального директора. Готовят Распоряжение функциональные директора.

2.4.4 Этапы обучения

2.4.1 Обязательное первичное обучение кураторов проводится в течение одного месяца после назначения.

2.4.2. Обучение новых сотрудников проводится в течение одного месяца после приема на работу.

Куратор функциональной области в течение 3-х дней с момента назначения сотрудника на должность направляет в КУ заполненную форму ДО-l где указывает, какие электронные курсы обязан изучить сотрудник в течение первого месяца работы. По окончании указанного периода ответственный сотрудник КУ информирует куратора об успеваемости сотрудника при изучении курсов. В случае неудовлетворительного результата сотрудник обязан пройти повторное обучение по программе ДО.

Испытательный срок не может считаться завершенным без прохождения обязательного обучения новых сотрудников с результатом финального теста по изученным курсам ДО не ниже 60%.

2.4.3. Повышение квалификации работающих сотрудников проводится по мере необходимости в виде:

- «Еженедельного информационного бюллетеня от Проекта №66 «Внедрение первой очереди тиражной ERP-системы», который готовится специалистом по обучению ОА и рассылается через Административный отдел ГП секретарям и директорам филиалов. Далее доводится до кураторов по функциональным областям. Куратор обязан довести произошедшие изменения в системе до конечных пользователей;

- стажировок в ГП или другой филиал.

2.4.4. В целях контроля уровня владения элементами системы OEBS сотрудниками филиалов ежегодно, по распоряжению ДРУ проводится оценка знаний и навыков работы указанных категорий персонала.

«Ежегодная оценка знаний и навыков работы в OEBS» оценки включает в себя:

- тестирование персонала на знание элементов и функций системы OEBS, проводится Куратором совместно с Центром оценки персонала;

- анализ персональных ошибок и работы в системе OEBS, проводится Куратором;

- выполнение контрольных заданий, проводится Куратором.

Результаты оценочных мероприятий рассматривает сертификационная комиссия и выносит по каждому участнику один из следующих выводов:

- результаты оценки неудовлетворительны, назначить процедуру переоценки через 2 месяца;

- «специалист 2 категории»;

- «специалист 1 категории»;

- наставник в системе OEBS.

Стандартную систему баллов разрабатывают специалисты ОА.

В сертификационную комиссию включаются: куратор функциональной области, директор филиала, начальник ОВК. В состав комиссии включается сотрудник ЦОП, группы OEBS и КАО.

2.5 Формы обучения

2.5.1 Обучение кураторов по функциональным областям:

- обучение куратора функциональными специалистами ОА;

- прохождение ежегодной оценки знаний и навыков работы кураторов в системе OEBS специалистами ОА.

2.5.2 Обучение сотрудников куратором функциональной области специальным операциям, характерным для конкретного филиала, проводится следующим образом:

- куратор получает новые инструкции у технолога филиала (Взаимодействие: Куратор-Технолог - РФГ);

- в соответствии с инструкциями, формирует план обучения сотрудника и согласовывает его у Директора филиала;

- проводит обучение согласно плану;

- принимает практический экзамен у специалистов, прошедших обучение.

По результатам экзамена заполняется зачетная ведомость в соответствии с формой Приложения А.

- куратор по направлению определяет список обучающихся и инициирует прохождение курсов ДО путем направления в КУ служебной записки (см. Приложение 3) с указанием ФИО и должностей обучаемых, наименования курса ДО и Сроками обучения. Служебная записка должна быть завизирована Директором филиала или начальником подразделения (для ГП).

2.5.3 Обучение сотрудников, командированных в ГП или другой филиал на стажировку. Используется как замена при невозможности исполнения п. 2.4.3 .

- директор филиала инициирует стажировку сотрудника в другой филиал или ГП с целью обучения;

- организация стажировок осуществляется в соответствии с ПР. HR-768.05.3

- в обязанности куратора входит подготовка плана обучения сотрудников в ходе стажировки.

Стажировка сотрудника подлежит дополнительному согласованию с Зам. Генерального директора по внедрению ERP.

Критерии выбора Филиала для командирования сотрудников с целью обучения:

- наличие специалистов, отвечающих критериям выбора кураторов (см. 2.3.1);

- минимальная удаленность филиалов друг от друга.

3 Контроль

Корпоративный университет контролирует выполнение данного порядка. Для этого:

1. КУ составляет график текущих проверок обучения перcонала кураторами (п.2.5.2., 2.5.3) в каждом филиале, работающем в системе OEBS. В ходе проверки кураторы предоставляют в КУ планы обучения сотрудников за прошедший период согласно Приложению Б и зачетные ведомости в соответствии с формой Приложения А. Периодичность проведения – один раз в год.

2. КАО 1 раз в год выполняет проверку проведения «Ежегодной оценки знаний и навыков работы в OEBS».

4 ОБязанности

4.1 Руководитель КУ обязан обеспечивать:

- выполнение данного Порядка;

- своевременную актуализацию курсов ДО;

- своевременную разработку курсов ДО в соответствии с утвержденным планом-графиком;

- своевременное информирование руководителей заинтересованных подразделений/филиалов о новых курсах ДО, введенных в эксплуатацию (не позднее 5 рабочих дней с момента введения в эксплуатацию).

4.2 Корпоративный университет обязан обеспечивать:

- организацию и непрерывность работы системы СДО «ПРОМЕТЕЙ» ;

- организацию стажировок сотрудников в другие филиалы и ГП;

- информационную поддержку обучаемых по любым возникающим в процессе обучения вопросам.;

- контролировать исполнение пунктов 4.3 – 4.6.

4.3 Директор филиала обязан:

- назначать кураторов по направлениям: Склад, Продажи, Маркетинг и Финансы;

- формировать списки сотрудников, подлежащих обучению и списки для «Ежегодной оценки знаний и навыков работы в OEBS»;

- контролировать прохождение учебного процесса;

- инициировать стажировки сотрудников в другие филиалы и ГП.

4.4 Кураторы по направлениям обязаны:

- формировать планы обучения новых сотрудников подразделения и проводить обучение в соответствии с разработанными планами;

- осуществлять подготовку планов обучения сотрудников в ходе стажировки;

- Своевременно инициировать изучение курсов ДО новыми сотрудниками подразделения /филиала;

- своевременно предоставлять в КУ информацию об обучении, необходимом новым сотрудникам;

- контролировать соблюдение сотрудниками подразделения графиков и правил изучения курсов;

- своевременно информировать конечных пользователей об изменениях в работе системы OEBS;

- организовывать явку сотрудников филиалов и ГП, работающих в OEBS, для прохождения «Ежегодной оценки знаний и навыков работы в OEBS»;

- оказывать помощь в организации работы сертификационной комиссии;

- предоставить Руководителю ЦОП списки сотрудников проходящих Ежегодную оценку знаний и навыков работы в OEBS, за неделю до начала оценки;

- предоставить Руководителю ЦОП полную информацию о результатах прохождения «Ежегодной оценки знаний и навыков работы в OEBS» и управленческих решениях, принятых по результатам оценки в течение 2 недель после завершения оценки.

4.5 Сотрудник, проходящий обучение, обязан соблюдать правила и сроки обучения как по комплексным программам обучения специалистов OEBS, так и по отдельным курсам.

4.6 Руководитель Проекта №66 обязан обеспечивать:

- проведение ревизии содержания курсов ДО с периодичностью два раз в год и предоставление в КУ информации о необходимых изменениях;

- своевременное предоставление информации филиалам и заинтересованным подразделениям об изменениях в работе системы OEBS;

- выделение ресурса функциональных специалистов для разработки вопросов теста ежегодной оценки знаний сотрудников, для анализа данных и предоставления отчета сертификационной комиссии, для разработки контрольных заданий и параметров эффективности их выполнения за 14 дней до начала;

- функциональную поддержку ДО и тестирования

- выделение ресурса функциональных специалистов для разработки системы сведения 3-х составляющих оценок в итоговую.

4.7 Руководитель ЦОП обязан обеспечить:

- загрузку теста в специализированное ПО тестирования;

- обязательность прохождения сотрудниками тестирования посредством специализированного ПО;

- анализ результатов тестирования и предоставление отчёта сертификационной комиссии;

- инструктаж Руководителя проекта №66 по составлению профессионального теста;

- инструктаж Куратора по проведению тестирования;

- формирование базы результатов прохождения Ежегодной оценки знаний и навыков работы в OEBS и управленческих решений, принятых по результатам оценки.

Автор

Специалист по обучению ОА ___п/верно___ И. А. Демидова «_27_»___08__ 2007 г.

Заказчик

Заместитель ГД по внедрению ERP ___п/верно___ В. Н. Горбунов «_05_»___09___2007 г.

 

Довести в филиалы: да

 

нет

Нормоконтроль

Специалист ГР АдмО ___п/верно___ Е. В. Мамеенко «28»__08__ 2007 г.

Терминологический контроль

Сотрудник ГР ЕСС ______________ «__»______ 2007 г.

СОГЛАСОВАНО

Зам. ген. директора

По операциям ___п/верно___ В. Г. Вяткин «28»__08__ 2007 г.

Начальник Департамента персонала ___п/верно___ Н. В. Павличева «04»__08__ 2007 г.

Начальник Отдела автоматизации _____________ А. А. Афонькин «28»__08__ 2007 г.

Начальник АдмО ___п/верно___ В. В. Горбачев «06»__09__ 2007 г.

Зарегистрировано в ГР АдмО

№ ПР. HR-886.07 ___п/верно___ Е. В. Мамеенко «20»__09__ 2007 г.

ДОВЕДЕНО Через Microsoft Outlook

До руководителей всех структурных подразделений ООО "ХХХ".

Ответственный за доведение

Специалист ГР АдмО ___п/верно___ Е. В. Мамеенко «20»__09__ 2007 г.

Направить в филиалы

Начальник АдмО _______________ В. В. Горбачев «20»__09__ 2007 г.

Приложение А

Форма «Зачетной ведомости»

Тема

Кол-во часов

Дата проведения обучения

ФИО преподавателя

Роспись преподавателя

ФИО обучающихся

Оценка

Роспись о прохождении обучения

Приложение Б

Форма «Плана обучения»

Тема

Кол-во часов

Начало обучения

Окончание обучения

Время

Преподаватели

ФИО обучающихся

Приложение В

От кого:

Кому:

Должность:

Должность: Руководителю КУ

Телефон:

Телефон:

Предмет:

Дистанционное обучение работе в системе OEBS.

Отметка:

Для

Ознакомления

Требует

ответа

Срочно

Подтвердить

Получение

Вернуть с пометками

Служебная записка

Прошу Вас зачислить на изучение курсов ДО следующих сотрудников филиала (подразделения):

Ф. И.О. сотрудника

Должность

Наименование курса ДО

Период изучения

Куратор

Функциональной области __________________/_____________/ «__» _____ 200__г.

Директор филиала /

Начальник подразделения __________________/_____________/ «__» _____ 200__г.

Вид документа: 
Ключевые слова: 
Рубрика: 
+1
0
-1