Положение об административной службе
1.Цель
Настоящее Положение определяет назначение и структуру взаимодействия Административной службы Департамента по общим вопросам с подразделениями и организационно-штатными структурами ООО "ХХХ".
2. Общее положение
Административная служба – подразделение в составе Департамента по общим вопросам предназначено для:
- организации представительской деятельности внутри фирмы
- ведения архивной и канцелярской деятельности фирмы (Положение об издании и регистрации внешних документов ООО "ХХХ" № 181 от 05.08.99г.)
- организации взаимодействия секретарей дирекции, подразделений и служб фирмы с муниципальными органами управления и контроля.
Административная служба подчиняется непосредственно начальнику Департамента по общим вопросам, а также Генеральному директору и 1-му заместителю Генерального директора в рамках настоящего Положения.
3. Цели и задачи административной службы
3.1. Основной целью административной службы является осуществление руководства и обеспечение мероприятий представительской деятельности, осуществление административного и финансового контроля при этом.
3.2. Для выполнения основной цели перед административной службой стоят следующие задачи:
3.2.1. Выполнение функций администрирования в рамках настоящего Положения и делегированных полномочий, для высвобождения их временного потенциала руководящего состава фирмы.
3.2.2. Организация четкой оперативной работы канцелярии и архивной службы фирмы.
3.2.3. Осуществление финансового контроля за представительскими расходами, осуществляемыми хозяйственным отделом и секретариатом дирекции.
3.2.4. Осуществление материального и административного обеспечения выполнения распоряжений Генерального директора и 1-го заместителя Генерального директора.
4.Организационно-штатная структура
4.1.Для достижения поставленной цели и выполнения задач, обеспечивающих четкую организацию представительской и хозяйственной деятельности, административная служба выделяется самостоятельным подразделением Департамента по общим вопросам.
4.2.Структура административной службы и взаимодействие ее с подразделениями ООО "ХХХ" представлена в приложении № 1. Штатное расписание приведено в приложении № 2.
5. Планирование и отчетность
5.1. Административная служба ежемесячно планирует свою деятельности с утверждением оперативного плана у начальника Департамента по общим вопросам.
5.2.Административная служба представляет отчет о проделанной работе 1 раз в месяц до 10 числа текущего месяца начальнику Департамента по общим вопросам.
5.3.Отчетность о выполненных поручениях производится, на следующий день после контрольного срока выполнения, непосредственному руководителю, отдававшему поручения.
5.4.Отчет о финансовых затратах производится в соответствии с нормативной документацией ООО "ХХХ".
Поделиться
