Положение о службе товарного учета
1 Общие положения
1.1Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Службы товарного учета ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ".
1.1.2 Служба товарного учета является структурным подразделением в составе Департамента товарных операций ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по разработке и внедрению системы управления товарным учетом на складах филиалов, находящихся под управлением Начальника ДТО.
1.1.3 В своей деятельности Служба товарного учета руководствуется:
- законодательством Российской Федерации;
- Уставом ООО "ХХХ";
- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2005 г.);
- Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.);
- настоящим Положением.
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00).
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01).
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция».
1.3 Термины, определения и сокращения
ДТО – Департамент товарных операций
ОЦС – Отдел «Центральный склад»
ОРС – Отдел региональных складов
ОСТ – Отдел складских технологий
ОБ – Отдел безопасности
ОУ – Отдел учета
ОБП – Отдел бизнес-процессов
СП – Служба персонала ДТО
СТУ – Служба товарного учета
НСТ – Несоответствующий товар – Товар, не удовлетворяющий законодательным требованиям, или требованиям внутренних стандартов ООО "ХХХ", или требованиям клиентов ООО "ХХХ", указанных в договорах и контрактах.
ФПННН – Федеральная программа дополнительного лекарственного обеспечения
2 Создание и ликвидация
2.1 Служба товарного учета создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ", согласованного с Президентом «ООО "ХХХ"».
2.2 Организационная структура Службы товарного учета согласовывается с Заместителем генерального директора по операциям / Директором по операциям, Первым заместителем генерального директора, Заместителем генерального директора по персоналу/Директором по персоналу и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником СТУ или Начальником ДТО.
2.3 Штатное расписание Службы товарного учета согласовывается с Заместителем генерального Директора по операциям / Директором по операциям, Заместителем генерального директора по персоналу/Директором по персоналу ООО "ХХХ" и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником СТУ или Начальником ДТО.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав Службы товарного учета, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от роста Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения структуры и штатной численности Службы товарного учета согласовываются с Заместителем генерального директора по операциям / Директором по операциям, Первым заместителем генерального директора, Заместителем генерального директора по персоналу/Директором по персоналу и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником СТУ.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура Службы товарного учета построена по линейному принципу.
3.2 В состав Службы товарного учета входят следующие подразделения:
- Группа контроля товарных активов «РЕГИОН»;
- Группа контроля товарных активов «ЦЕНТР»;
- Аналитическая группа.
3.3 Руководит Службой товарного учета Начальник СТУ, деятельность которого регламентируется Должностной инструкцией Начальника СТУ.
3.4 В непосредственном подчинении у Начальника СТУ находятся:
- Начальник Группы контроля товарных активов «РЕГИОН»;
- Начальник Группы контроля товарных активов «ЦЕНТР»;
- Ведущие специалисты Аналитической группы.
3.5 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри Службы товарного учета определяется Должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Заместителем генерального директора по персоналу/Директором по персоналу ООО "ХХХ".
4 Цель и задачи
4.1 Главная цель Службы товарного учета минимизация расхождений в товарном учете на складах компании, минимизация потерь компании от списания товарного запаса.
4.2 Задачами Службы товарного учета являются:
4.2.1 Организация процессов по минимизации потерь товарных активов от списания;
4.2.2 Обеспечение процессов по минимизации расхождений в товарном учете;
4.2.3 Разработка нормативов по списанию товарных активов и показателям качества товарного учета;
4.2.4 Разработка и совершенствование системы учета товара и контроля товарных активов под управлением OEBS и ФПННН.
5 Функции
5.1 Служба товарного учета выполняет следующие функции:
5.1.1 Управление проведением текущих инвентаризаций товарного запаса на складах головного предприятия;
5.1.2 Разработка и внедрение системы управления текущими инвентаризациями на складах филиалов, находящихся под управлением OEBS;
5.1.3 Контроль проведения и подготовка аналитических отчетов по квартальным инвентаризациям в филиалах;
5.1.4 Организация работы по устранению расхождений в товарном учете;
5.1.5 Централизованный контроль резервов в информационных системах под списание товарного запаса;
5.1.6 Контроль списания товара на складах, находящихся под управлением Начальника ДТО;
5.1.7 Подготовка мероприятий, направленных на минимизацию потерь товарных активов по причине списания;
5.1.8 Разработка и подготовка регулярной оперативной отчетности по состоянию товарного учета, движению и списанию НСТ;
5.1.9 Разработка требований к действующим и внедряемым информационным системам в сфере товарного учета, движения и списания НСТ;
5.1.10 Согласование внутренних нормативных документов компании, касающихся сферы товарного учета, движения и списания НСТ;
5.1.11 Разработка нормативных документов для построения системы товарного учета и контроля товарных активов ФПННН.
6 Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
6.1.1 Взаимодействие со Службой контроля ДТО по вопросам контроля рисков товарных операций, влияющих на товарный учет.
6.1.2 Взаимодействие со Службой качества ОЦС осуществляется на основе функционального управления по вопросам товарного учета, движения и списания НСТ.
6.1.3. Взаимодействие с ОЦС, Региональными управлениями Департамента продаж и филиалами осуществляется в рамках совместного решения задач по вопросам:
- товарного учета;
- движения и списания НСТ;
- материальной ответственности сотрудников ОЦС за списание товара.
6.1.4 Взаимодействие с ОРС, Региональными управлениями Департамента продаж и филиалами по вопросам организации деятельности складов филиалов, влияющих на товарный учет.
6.1.5 Взаимодействие с ОСТ, Региональными управлениями Департамента продаж и филиалами по вопросам технологических проблемам складов филиалов, влияющих на товарный учет.
6.1.6 Взаимодействие с ОУ по вопросам согласованности товарного и финансового учета.
6.1.7 Взаимодействие с ОБП по вопросам подготовки внутренних нормативных документов.
6.1.8 Взаимодействие с ОБ по вопросам обеспечения сохранности товарного запаса.
6.1.9 Взаимодействие с СП ДТО по вопросам подбора, учета и обучения персонала.
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1 Деятельность Службы товарного учета осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".
7.2 Стратегические цели Службы товарного учета на год устанавливаются Начальником СТУ, согласовываются Заместителем генерального директора по операциям/Директором по операциям и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана за год Начальник СТУ представляет Начальнику ДТО и Заместителю генерального директора по операциям/Директору по операциям ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности Службы товарного учета и достижении стратегических целей.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Службы товарного учета Начальник СТУ предоставляет отчет Начальнику ДТО.
8.4 Отчетные и аналитические материалы Службы товарного учета могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником ДТО или с Заместителем Генерального директора по операциям/Директором по операциям ООО "ХХХ".
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Службы товарного учета, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются:
9.1.1 Потери от списания товарного запаса (рублей).
9.1.2 Расхождения в товарном учете (рублей).
9.2 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для Службы товарного учета в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
10 Права
Служба товарного учета наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Службы товарного учета осуществляет Начальник СТУ:
10.1 Вносит на рассмотрение Начальника ДТО предложения по совершенствованию деятельности службы и ее структурных подразделений.
10.2 Участвует в подготовке перспективных планов развития СТУ, составлении бюджета.
10.3 Знакомиться с проектами решений руководства ДТО, касающимися деятельности Службы товарного учета, а также оценкой эффективности работы Службы товарного учета.
10.4 Получает от руководства ДТО, касающуюся потерь от списания товарного запаса, расхождений в товарном учете деятельности Компании, и любую другую информацию, необходимую для полноценной работы Службы товарного учета.
10.5 Привлекает к работе в пределах утвержденного бюджета консультантов, физических и юридических лиц, с заключением соответствующих договоров.
10.6 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" методические рекомендации, дает указания и экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции Службы товарного учета.
10.7 Дает заключения, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование.
10.8 Запрашивает и получает из структурных подразделений ООО "ХХХ" необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач Службы товарного учета.
10.9 Вносит на рассмотрение Начальника ДТО предложения о поощрении отличившихся сотрудников и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и других нормативных документов Компании.
10.10 Запрашивает и получает все необходимые для работы товарно-материальные ресурсы.
11 Ответственность
11.1 Начальник СТУ несет ответственность перед Генеральным Директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части управления товарным учетом в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.