Положение о планово-экономическом отделе
Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Планово-экономического отдела ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", внешних компаний.
1.1.2 Планово-экономический отдел является структурным подразделением в составе Управления экономики и планирования Финансового департамента ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по экономическому планированию и анализу показателей поставочно-сбытовой деятельности.
1.1.3 В своей деятельности Планово-экономический отдел руководствуется:
- законодательством Российской Федерации,
- Уставом ООО "ХХХ",
- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.),
- Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.)
- Положением "Бюджетный кодекс сегмента "Дистрибуция", регистрационный N: П. PF-500.06 от 11.09.06.
- настоящим Положением.
1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.5 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.07);
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01);
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00);
4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция»;
5. Положение о привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг.
1.3 Термины, определения и сокращения
В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:
ГД – Генеральный директор;
KPI - Ключевые показатели эффективности (Key Performance Indicators);
Компания – ООО "ХХХ";
ОФЭП - Основные финансово-экономические показатели;
ПСД - Поставочно-сбытовая деятельность;
ПЭО - Планово-экономический отдел;
УЭП – Управление экономики и планирования.
2 Создание и ликвидация
2.1 ПЭО создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ".
2.2 Организационная структура Планово-экономического отдела согласовывается с Начальником УЭП, Заместителем ГД по финансам, Начальником Департамента персонала, Начальником Управления корпоративного развития и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению организационной структуры вносятся начальником ПЭО, начальником УЭП или Заместителем ГД по финансам
2.3 Штатное расписание ПЭО согласовывается с начальником УЭП, Заместителем ГД по финансам, Начальником Департамента персонала и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению штатного расписания вносятся начальником ПЭО, начальником УЭП или Заместителем ГД по финансам.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав ПЭО, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от организационно-функциональных и структурных изменений Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения Целей и Организационно-функциональной структуры ПЭО согласовываются с начальником УЭП, Заместителем ГД по финансам, Начальником Департамента персонала, Начальником Управления корпоративного развития и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником ПЭО.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура ПЭО построена по линейному принципу.
3.2 Организационно-функциональная структура ПЭО подразделения приведена в Приложении А «Организационно-функциональная структура ПЭО».
3.3 Деятельность структурных подразделений в составе ПЭО регламентируется настоящим Положением и Должностными инструкциями сотрудников подразделения.
3.4 Руководит ПЭО Начальник ПЭО, деятельность которого регламентируется Положением «О Начальнике ПЭО».
3.5 В непосредственном подчинении у Начальника ПЭО находятся:
- Руководитель Группы экономического планирования и моделирования;
- Руководитель Группы экономического анализа и координации.
3.6 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри ПЭО определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Начальником Департамента персонала ООО "ХХХ".
4 Цели
4.1 Главная цель ПЭО – своевременное формирование экономически обоснованного плана операционной деятельности Компании, сбалансированного по KPI.
4.2 Подцелями ПЭО являются:
4.2.1 Разработка методологии экономического планирования и управления в разрезе ЦФО, отдельных выделенных функциональных направлений, клиентских сегментов, продуктов.
4.2.2 Организация связки процессов бюджетирования и экономического планирования и моделирования.
4.2.3 Разработка и эксплуатация экономической модели Компании в разрезе ЦФО, отдельных выделенных функциональных направлений, клиентских сегментов, продуктов.
4.2.4 Организация, регламентация и администрирование процесса экономического планирования операционной деятельности Компании. Управление временем и качеством формирования экономических планов Компании, разработка схем процессов.
4.2.5 Постановка целей ЦФО Компании через систему ОФЭП (KPI).
4.2.6 Экономическое прогнозирование и анализ отклонений.
4.2.7 Сценарное экономическое моделирование. Сопоставительный анализ.
4.2.8 Экономический мониторинг выполнения параметров утвержденной/принятой экономической модели Компании. Факторный анализ. План/факт анализ.
4.2.9 Разработка экономических моделей в функциональных системах управления Компании.
4.2.10 Своевременное предоставление информации и планов в области ПСД менеджменту функциональных направлений ООО "ХХХ", TOP-менеджменту Компании и внешним (по отношению к Финансовому департаменту) пользователям.
4.2.11 Организация информационных потоков между подразделениями ООО "ХХХ", «ООО "ХХХ"», внешними организациями по вопросам координации ресурсов и балансировки планов в области ПСД в процессе текущей деятельности.
4.2.12 Обеспечение соблюдения общефирменных нормативов и стандартов, участие в регламентации бизнес-процессов подразделений Фирма ООО "ХХХ".
4.2.13 Перспективные вопросы развития системы экономического управления.
5 Функции
Функции, выполняемые ПЭО приведены в Приложении А «Организационно-функциональная структура ПЭО».
6 Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
6.1.1 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующих документах:
6.1.1.1 Стандарт «Критерии выделения центров финансовой ответственности в Группе Фирм Дистрибуции», регистрационный N: СП. PF-88.04 от 28.12.04.
6.1.2 Взаимодействие с подразделениями ООО "ХХХ", в рамках информационного обмена, осуществляется в целях эффективного исполнения своих функций и обеспечения операционной деятельности Финансового департамента (в пределах своих функций).
6.1.3 Проведение любого вида экономического расчета или анализа в интересах операционного менеджмента ООО "ХХХ", с целью контроля сроков исполнения и качества, проводится только после предоставления в ПЭО запроса, оформленному в соответствии с утвержденным шаблоном.
6.1.4 Предоставление любой планово-экономической информации производится только после предоставления в ПЭО запроса от руководителя функционального подразделения.
6.1.5 Для получения какой-либо информации, необходимой для эффективной работы и исполнения своих функций, ПЭО формирует на руководителя функционального подразделения запрос, в котором указывает, какая информация необходима ПЭО и срок ее предоставления.
6.2 Взаимодействие с внешними компаниями
6.2.1.1 Исходные принципы информационного взаимодействия «ООО "ХХХ"» и ООО "ХХХ" от 29.10.03 г. №ПРН-01/01.
6.2.1.2 «Методика отражения внутригрупповых и межсегментных оборотов в бюджете Компаний Фирм Дистрибуции», регистрационный N: М. PF-149.04 от 24.09.04.
6.2.1.3 Дополнение к «Методике отражения внутригрупповых и межсегментных оборотов в бюджете Компаний Фирм Дистрибуции», регистрационный N: М. PF-149/1.05 от 10.08.05.
6.2.1.4 «Порядок информационного обмена с контрагентами» (ПР-502, 24.07.02).
6.2.1.5 «Порядок участия сотрудников фирмы во внешних проверках» (ПР-606, 17.04.03).
6.2.1.6 «Порядок работы с личными обращениями сотрудников ООО "ХХХ" и внешних контрагентов» (ПР-636, 31.12.03).
6.2.2 При выполнении задач и функций, указанных в разделах 4 и 5 настоящего положения, связанных с вопросами следующего характера:
1. Стратегические вопросы;
2. Вопросы методологического характера;
3. Вопросы межфирменного характера (т. е. затрагивающие интересы разных компаний группы);
4. Существенные вопросы по сумме (цена вопроса – более 5 млн. руб.);
5. Вопросы долгосрочного влияния на деятельность компании;
6. Вопросы, с которыми сотрудники подразделения в своей практике встречается впервые;
7. Другие вопросы, которые сотрудники подразделения не могут решить по причине нехватки рабочего и временного ресурса, или указанные вопросы не могут быть эффективно решены ПЭО, Начальник ПЭО имеет право инициировать перед Генеральным директором ООО "ХХХ" привлечение специалистов – внешних консультантов для консультаций по данным вопросам, в соответствии с Положением ООО "ХХХ" «О привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг».
В компетенцию Начальника ПЭО входит принятие управленческих решений по рекомендациям, представленным внешними консультантами, а также внедрение их в практику деятельности подразделения.
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1 Планирование деятельности ПЭО осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.07), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".
7.2 Стратегические цели ПЭО на год Начальником ПЭО, согласовываются с Начальником Управления корпоративного развития и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность ПЭО ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана на год Начальник ПЭО Представляет Генеральному директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности ПЭО и достижении стратегических целей.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Начальник ПЭО предоставляет отчет Начальнику УЭП.
8.4 Отчетные и аналитические материалы ПЭО могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником ПЭО или с Генеральным директором ООО "ХХХ".
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности ПЭО, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются показатели, приведенные в Приложении Б «Ключевые показатели деятельности ПЭО».
9.2 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для ПЭО в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
10 Права и полномочия
ПЭО наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия ПЭО осуществляет Начальник ПЭО.
Функции, права и полномочия Начальника ПЭО приведены в Положении «О Начальнике ПЭО».
11 Ответственность
11.1 ПЭО несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части системы экономического планирования в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 Начальник ПЭО несет ответственность за риски, возникающие в сфере компетенции ПЭО.