Инструкция по защите сведений, составляющих коммерческую тайну Компании

1.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение разработано с целью предотвращения нанесения возможного экономического ущерба Компании со стороны юридических или физических лиц, вызванного их неправомерными или неосторожными действиями путем безвозмездного присвоения чужой информации или разглашения коммерческой тайны.

1.2. Под коммерческой тайной Компании понимаются не являющиеся государственными секретами сведения, связанные с производственно-технической, научно-исследовательской, опытно-конструкторской и другой деятельностью Компании, а также с её технологической информацией, управлением, финансами и т.п., разглашение (передача, утечка) которой может нанести ущерб интересам Компании.

К сведениям, составляющим коммерческую тайну, относятся несекретные сведения, предусмотренные УПеречнем сведений, составляющих коммерческую тайну КомпанииФ, утверждаемым и вводимым в действие приказом руководителя Компании.

Коммерческая тайна Компании является её собственностью. Если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другими компаниями, основанной на договорных началах, то она может быть собственностью двух сторон. Это обстоятельство должно быть отражено в договоре.

1.3. Под разглашением коммерческой тайны следует понимать противоправные, умышленные или неосторожные действия должностных или иных лиц, приведшие к преждевременному, не вызванному служебной необходимостью, открытому опубликованию сведений, подпадающих под эту категорию, а также их передача по открытым техническим каналам или обработка их на незащищенных ЭВМ.

1.4. Под открытым опубликованием вышеуказанных сведений следует понимать публикацию материалов в открытой печати, передачу по радио и телевидению, оглашение на международных, зарубежных конференциях, совещаниях, симпозиумах, при открытой защите диссертаций и при других публичных выступлениях, свободную рассылку, вывоз материалов за границу или передача их в любой другой форме иностранным компаниям, организациям или отдельным лицам вне сферы прямых служебных обязанностей.

1.5. Возможность и необходимость открытого опубликования этих сведений, а также их объемы, формы и время опубликования определяются руководителем Компании или его заместителями по заключению постоянно действующей экспертной комиссии.

1.6. Меры по ограничению открытых публикаций коммерческой информации не могут быть использованы во вред принципу гласности и для сокрытия от общественности фактов бесхозяйственности, расточительства, недобросовестной конкуренции и других негативных явлений в деятельности Компании. Использование для открытого опубликования сведений, полученных на договорной или доверительной основе и являющихся результатом совместной производственной деятельности, допускается лишь с общего согласия партнеров.

1.7. Передача информации сторонним компаниям, не связанным с Компанией прямыми служебными контактами, должна регулироваться, как правило, договорными отношениями, предусматривающими обязательства и ответственность пользователей, включая возмещение материальных затрат за предоставление информации и компенсации за нарушение договорных обязательств.

1.8. Предоставление коммерческой информации представителям служебных, ревизионных, налоговых и следственных органов, депутатам, органам печати, радио и другим органам регулируется соответствующими положениями.

1.9. Тиражированные документы и издания с грифом УКонфиденциальная информацияФ или УКоммерческая тайнаФ (УКИФ или УКТФ) рассматриваются как материалы, содержащие сведения ограниченного распространения.

1.10. Ответственность за обеспечение режима при работе с материалами с грифом УКИФ или УКТФ, своевременную разработку и осуществление необходимых мероприятий по сохранению коммерческой тайны возлагается на руководителя Компании, его заместителей по направлениям, руководителей структурных подразделений. Ответственность за организацию и осуществление защиты коммерческой тайны и проведение постоянного контроля за ее соблюдением  возлагается на службу безопасности.

Служба безопасности принимает меры по сохранению коммерческой тайны путем: максимального ограничения доступа к ней лиц; физической сохранности документов, содержащих такие сведения; обработки информации с грифом УКИФ и  УКТФ на защищенных ЭВМ; внесения требований по конфиденциальности конкретной информации в договоры с внутренними и внешнеторговыми партнерами и других мер по решению руководства Компании.

1.11. Защита коммерческой тайны предусматривает:

Х порядок определения информации, содержащей коммерческую тайну, и сроков ее действия;

Х систему допуска сотрудников Компании, командированных и частных лиц к сведениям, составляющим коммерческую тайну Компании;

Х порядок работы с документами с грифом УКИФ и УКТФ;

Х обеспечение сохранности документов, дел и изданий с грифом "КИФ и УКТФ;

Х обязанности лиц, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну;

Х принципы организации и проведение контроля над обеспечением режима при работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну;

Х ответственность и перечень санкций за разглашение сведений или потерю документов, содержащих коммерческую тайну.

1.12. Контроль над осуществлением учета, размножением, хранением и использованием документов, дел, изданий и иной информации с грифом УКИ и УКТФ возлагается на канцелярию или уполномоченных сотрудников службы безопасности.

1.13. Контроль над неразглашением сведений, содержащихся в документах, делах, изданиях, и тому подобной информации с грифом УКИФ или УКТФ осуществляется службой безопасности.

2. ПОРЯДОК ОПРЕДЕЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ, СОДЕРЖАЩЕЙ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

2.1. Определение необходимости проставления грифа УКИФ или УКТФ производится на основании Перечня, указанного в п. 1.2 настоящего Положения: на документе - исполнителем и должностным лицом, подписывающим его, а на издании - автором (составителем) и руководителем, утверждающим к печати.

2.2. Срок действия коммерческой тайны, содержащейся в информации, определяется в каждом конкретном случае исполнителем или должностным лицом, подписавшим документ, в виде конкретной даты или Удо заключения контрактаФ, или УбессрочноФ.

2.3. На документах, делах и изданиях, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, проставляется гриф УКИФ или УКТФ, а на документах и изданиях, кроме того, - номера экземпляров. Гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам. На обратной стороне последнего листа каждого экземпляра документа дается разметка, в которой указываются: количество отпечатанных экземпляров, регистрационный номер, фамилия исполнителя, его телефон, дата, срок действия коммерческой тайны, фамилия машинистки.

2.4. Решение вопроса о снятии грифа УКоммерческая тайнаФ возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию в составе представителей службы безопасности и соответствующих структур организации, оформляется актом произвольной формы и утверждается руководителем или его заместителем. В акте перечисляются дела, с которых гриф УКИФ или ФКТФ снимается. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив, а дела постоянного хранения - в государственный архив.

2.5. На обложках дел гриф УКИФ или УКТФ погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуру дел.

3. СИСТЕМА ДОПУСКА РАБОТНИКОВ И ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ, СОСТАВЛЯЮЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

3.1. Допуск работников к сведениям, составляющим коммерческую тайну, осуществляется руководителями Компании и структурных подразделений, их заместителями. Руководители подразделений и службы безопасности несут ответственность за подбор кадров, допускаемых к сведениям с грифом УКИФ илиФ КТФ, и обязаны обеспечить систематический контроль за тем, чтобы к этим сведениям получали доступ только те лица, которым такие сведения необходимы для выполнения своих служебных обязанностей.

3.2. К сведениям, составляющим производственные секреты, допускаются лица, имеющие на то установленного образца разрешение и подписавшие соответствующие обязательства в службе безопасности, а также обладающие необходимыми деловыми и нравственными качествами, гарантирующими надежность охраны коммерческой тайны.

3.3. Допуск к работе с делами УКИУ и УКТФ сотрудников, имеющих к ним непосредственное отношение, производится в соответствии с оформленным на внутренней стороне обложки разрешительным списком за подписью руководителя структурного подразделения, а к документам - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей Компании и подразделений.

3.4. Командированные и частные лица допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями с грифом УКИФ и ФКТФ с письменного разрешения руководителей Компании и подразделений, в ведении которых находятся соответствующие материалы, при наличии письменного запроса организаций, где они работают, с указанием темы и объема выполняемого задания, а также предписания на выполнение задания и соответствующего документа о допуске к секретной информации. Выписки из документов и изданий, содержащих сведения с грифом УКИФ и ФКТФ, производятся в тетрадях, имеющих такой же гриф, которые после завершения задания высылаются заинтересованной организации.

3.5. Дела и издания с грифом УКИФ и УКТФ выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в Карточке учета выдаваемых дел и изданий.

3.6. Документы, содержащие коммерческую тайну, подлежат обязательной регистрации в службе безопасности или в общей канцелярии ее уполномоченным сотрудником. Документы должны иметь реквизиты, предусмотренные п.2.3, и гриф УКИФ или ФКТФ (или полностью УКоммерческая тайнаФ). На документах, передаваемых зарубежным гражданам, гриф УКИФ или ФКТФ не проставляется. Материалы, полученные от иностранцев, маркируются грифом "КИФ или ФКТФ графитным карандашом. В тексте документов и его реквизитах дополнительно могут оговариваться права на информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию и др. Отсутствие грифа "КИФ или ФКТФ и предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что автор информации и должностное лицо, санкционирующее ее распространение, предусмотрели все возможные последствия свободной рассылки и несут за это всю полноту ответственности.

3.7. Вся поступающая в Компанию корреспонденция с грифом "КИФ или ФКТФ или другими грифами (п. 1.2) принимается и вскрывается сотрудниками канцелярии. При регистрации проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие приложений, указанных в сопроводительном письме. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов "КИФ или ФКТФ или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

3.8 . Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с грифом "КИФ или ФКТФ. Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - поэкземплярно.

3.9. Учет документов и изданий с грифом "КИФ или ФКТФ ведется в журналах или на карточках, отдельно от учета другой несекретной корреспонденции. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Издания, которые не подшиваются в дела, учитываются в Журнале инвентарного учета. Движение документов и изданий с грифом "КИФ или ФКТФ должно своевременно отражаться в журналах или карточках.

3.10. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном листе к изданиям с грифом "КИФ или ФКТФ проставляется штамп, в котором указываются наименование Компании, регистрационный номер документа и дата его поступления.

3.11. Тираж издания с грифом "КИФ или ФКТФ, полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в Журнале учета и распределения изданий. Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером того же документа (издания), о чем делается отметка на размноженном документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

3.12. Печатание материалов с грифом "КИФ или ФКТФ производится в бюро оформления технической документации или в структурных подразделениях под контролем их руководителей.

3.13. Отпечатанные и подписанные документы с грифом "КИФ или ФКТФ  вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику канцелярии, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются тем же сотрудником с подтверждением факта их уничтожения с записью на копии исходящего документа: УЧерновик уничтоженФ. Подпись.

3.14. Копирование документов и изданий с грифом "КИФ или ФКТФ в типографиях, на множительных аппаратах производится с разрешения службы безопасности и под контролем канцелярии по заказам, подписанным руководителем подразделения и утвержденным заместителем руководителя по направлению. Учет размноженных документов и изданий осуществляется поэкземплярно в специальном журнале.

3.15. Рассылка документов и изданий с грифом "КИФ или ФКТФ осуществляется на основании подписанных руководителем структурного подразделения и службы безопасности разнарядок с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

3.16. Документы с грифом "КИФ или ФКТФ после исполнения группируются в отдельные дела. Правила такой работы предусматриваются номенклатурами дел делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом "КИФ или ФКТФ.

3.17. При пользовании открытой радиосвязью запрещается передавать сведения, имеющие гриф "КИФ или ФКТФ. Они могут передаваться исключительно по закрытым техническим каналам или открытой телетайпной связью с проставлением на документах и телеграммах штампа УСерия ПФ. При пользовании проводной связью запрещается указывать должности адресатов-отправителей, разрешается указывать только телеграфные адреса и фамилии отправителей и получателей.

3.18. Снятие копий (рукописных, машинописных, микро- и фотокопий, электрографических и др.), а также осуществление выписок из документов и изданий с грифом "КИФ или ФКТФ производятся сотрудниками с разрешения руководителей Компании и его подразделений. Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий с грифом "КИФ или ФКТФ делается на основании письменных запросов с разрешения тех же должностных лиц. Соответствующие отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

3.19. Обработка информации с грифом "КИФ и ФКТФ производится на учтенных и защищаемых ЭВМ.

3.20. Документы, дела и издания с грифом "КИФ и ФКТФ должны храниться в служебных помещениях и библиотеках в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах), при этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.

3.21. Выданные для работы дела с грифом "КИФ или ФКТФ подлежат возврату в канцелярию или уполномоченному службы безопасности в день получения. Отдельные дела с грифом "КИФ или ФКТФ с разрешения начальника канцелярии или уполномоченного службы безопасности могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности.

3.22. Передача документов, дел и изданий с грифом "КИФ или ФКТФ другим сотрудникам, имеющим допуск к ним, производится только через канцелярию или уполномоченного службы безопасности.

3.23. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом "КИФ или ФКТФ из одного дела в другое без санкции канцелярии или уполномоченного службы безопасности, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.

3.24. Запрещается выносить документы, дела и издания с грифом "КИФ или ФКТФ из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостиницах и т.д. В необходимых случаях руководитель Компании, его заместители или руководители структурных подразделений могут разрешить исполнителям или сотрудникам канцелярии вынос из здания документов с грифом "КИФ или ФКТФ для их согласования, подписи и т.п. в организациях, находящихся в пределах одного города.

3.25 . Лицам, выезжающим за пределы территории Компании, запрещается иметь при себе в пути следования документы, дела или издания с грифом "КИФ или ФКТФ. Эти материалы должны быть направлены заранее в адрес организации по месту командировки сотрудника, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями или курьерами Компании.

3.26. При смене сотрудников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с грифом "КИФ или ФКТФ, составляется в произвольной форме акт приема-сдачи, который утверждается заместителями руководителя Компании или руководителями её структурных подразделений.

4. ОБЯЗАННОСТИ ЛИЦ, РАБОТАЮЩИХ С ИНФОРМАЦИЕЙ, СОСТАВЛЯЮЩЕЙ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ КОМПАНИИ

4.1. Лица, допущенные к работам, документам и к сведениям, составляющим коммерческую тайну, несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного в Компании режима. Прежде чем получить доступ к закрытой информации, они должны изучить требования настоящего руководства и другие нормативные документы, определяющие защиту коммерческой тайны, сдать зачет на знание установленных требований и передать в службу безопасности соответствующее личное письменное обязательство.

4.2. Лица, допущенные к работам, документам и к сведениям, составляющим коммерческую тайну, обязаны:

4.2.1. Строго хранить коммерческую тайну, ставшую им известной по службе или работе либо иным путем, пресекать действия других лиц, которые могут привести к ее разглашению. О таких фактах, а также о других причинах или условиях возможной утечки коммерческой тайны немедленно информировать непосредственно начальника и службу безопасности.

4.2.2. В течение договорного периода не использовать известную коммерческую тайну для своих личных целей, а также не заниматься без соответствующего разрешения руководства любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб Компании, являющейся собственником секретных сведений.

4.2.3. Выполнять только те работы и знакомиться только с теми документами, к которым получили доступ в силу своих служебных обязанностей. Знать степень важности выполняемых работ, правильно определять ограничительный гриф документов, строго соблюдать правила пользования ими, порядок их учета и хранения.

4.2.4. При составлении документов со сведениями, составляющими коммерческую тайну, ограничиться минимальными, действительно необходимыми сведениями, определять количество экземпляров документов в строгом соответствии с действительной служебной необходимостью и не допускать рассылки их адресатам, к которым они не имеют отношения.

4.2.5. На черновиках документов проставлять соответствующий ограничительный гриф и другие необходимые реквизиты. Передавать их на печать только с письменного разрешения руководителя подразделения.

4.2.6. После получения из машинописного бюро отпечатанных документов проверить их наличие, сличить эти данные с записями в журнале и расписаться (с указанием даты) за получение отпечатанных документов и черновиков, после чего учесть в канцелярии или у уполномоченного службы безопасности.

4.2.7. Получать документы с грифом "КИФ и ФКТФ лично в канцелярии или у уполномоченного службы безопасности. Своевременно знакомиться с полученными документами и разборчиво расписываться на них с указанием даты ознакомления.

4.2.8. Поступившие документы с грифом "КИФ и ФКТФ своевременно направлять для приобщения к делу с соответствующими отметками об исполнении (номер дела, дата исполнения, подпись) и резолюцией начальника подразделения.

4.2.9. Сдавать в канцелярию или уполномоченному службы безопасности исполненные входящие документы, а также предназначенные для рассылки, подшивки в дело, уничтожения и взятия на инвентарный учет под расписку в журнале учета.

4.2.10. Иметь внутреннюю опись документов с грифом "КИФ и ФКТФ и немедленно вносить в нее все полученные для исполнения документы, хранить их только в рабочей папке, а при выходе в рабочее время из помещения рабочую папку с документами запирать в сейф.

4.2.11. По окончании работы с документами с грифом "КИФ или ФКТФ своевременно возвращать их в канцелярию или уполномоченному службы безопасности.

4.2.12. Об утрате или недостаче документов с грифом "КИФ или ФКТФ, ключей от сейфов, личных печатей немедленно сообщать в службу безопасности.

4.2.13. При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку своевременно сдать или отчитаться перед канцелярией или уполномоченным службы безопасности за все числящиеся документы.

4.2.14. Знакомить представителей других учреждений с документами с грифом "КИФ или ФКТФ с ведома службы безопасности и с письменного разрешения руководителя подразделения; лично знакомиться - с разрешения указанных руководителей на предписании, в котором должны быть определены вопросы и объем сведений, подлежащих рассмотрению; требовать от командированных лиц расписки на документах, с которыми они ознакомились, или в учетных карточках этих документов.

4.2.15. Документы с грифом "КИФ или ФКТФ во время работы располагать так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц, в том числе допущенных к подобным работам и документам, но не имеющих к ним прямого отношения.

4.2.16. По первому требованию канцелярии или службы безопасности предъявлять для проверки все числящиеся и имеющиеся документы с грифом УКИФ и ФКТФ; представлять по требованию начальника службы безопасности устные или письменные объяснения о нарушениях установленных правил выполнения работ с грифом ""КИФ или ФКТФ, учета и хранения документов с грифом "КИФ или ФКТФ, а также о фактах разглашения сведений с грифом "КИФ и ФКТФ или утраты документов, содержащих такие сведения.

 

5. ПРИНЦИП ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ КОНТРОЛЯ НАД ОБЕСПЕЧЕНИЕМ РЕЖИМА СОБЛЮДЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ

5.1. Контроль над обеспечением режима при работе с материалами с грифом "КИФ или ФКТФ осуществляют служба безопасности Компании и руководитель структурного подразделения.

5.2. Контроль над обеспечением режима при работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну, осуществляется в целях изучения, анализа и оценки фактического состояния сохранности производственных секретов, выявления недостатков и нарушений режима в работе с материалами с грифом "КИФ или ФКТФ, установления их причин и выработки необходимых предложений.

5.3. Комиссия для проверки обеспечения надежности работы с материалами с грифом "КИФ или ФКТФ комплектуется из опытных и квалифицированных работников в составе не менее трех человек, имеющих допуск к этой работе. Участие в проверке не должно приводить к необоснованному увеличению осведомленности проверяющих лиц.

5.4. Проверки обеспечения режима при работе с материалами с грифом "КИФ или ФКТФ проводятся не реже одного раза в год комиссиями на основании решения, подписанного руководителем Компании или его заместителем.

5.5. Проверки проводятся в присутствии руководителя структурного подразделения или его заместителя.

5.6. Проверяющие имеют право знакомиться со всеми документами, журналами (карточками) учета и другими материалами, имеющими отношение к проверяемым вопросам, а также проводить беседы и консультации со специалистами и исполнителями, требовать представления письменных объяснений, справок, отчетов по всем вопросам, входящим в компетенцию комиссии.

5.7. По результатам проверок составляется акт, в котором отражаются состояние режима при работе с материалами с грифом "КИФ или ФКТФ, выявленные недостатки и нарушения, предложения по их устранению. С актом после утверждения его директором или заместителем знакомится под роспись руководитель структурного подразделения.

5.8. Об устранении выявленных в результате проверки недостатков и нарушений в режиме при работе с материалами с грифом "КИФ или ФКТФ и реализации предложений руководитель подразделения в установленные комиссией сроки сообщает начальнику службы безопасности.

5.9. В случае установления факта утраты документов, дел и изданий с грифом "КИФ или ФКТФ либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность руководитель Компании, его заместители и начальник службы безопасности. Для расследования таких фактов приказом директора (распоряжением руководителя структурного подразделения) назначается комиссия, заключение которой утверждается руководителем, создавшим данную комиссию. На утраченные документы, дела и издания с грифом "КИФ или ФКТФ составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в учетные документы. Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения руководителем Компании или его заместителями по истечении срока передаются в архив для включения в дело фонда.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА РАЗГЛАШЕНИЕ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ

6.1. Разглашением сведений, составляющих коммерческую тайну, является предание их огласке лицами, которым они доверены по службе, работе или стали известны иным путем, в результате чего стали достоянием третьих лиц.

6.2. Утрата документов, содержащих сведения коммерческой тайны, представляет собой выход (в том числе и временный) документов из владения ответственного за их сохранность лица, которому они были доверены по службе или работе.

6.3. Прочие нарушения режима при работе с материалами, имеющими гриф "КИФ или ФКТФ, могут быть вызваны нарушениями требований настоящего руководства, которые могут привести к разглашению секретных сведений, утрате Документов, содержащих коммерческую тайну.

6.4. За хищение, утрату и преднамеренное уничтожение документов, дел и изданий с грифом "КИФ или ФКТФ, за разглашение сведений, содержащихся в таких материалах, а также за нарушение требований настоящего руководства виновные лица привлекаются к ответственности в установленном порядке.

Вид документа: 
Ключевые слова: 
Рубрика: