Инструкция по обеспечению сохранности сведений составляющих коммерческую тайну Компании

Общие положения

Коммерческая тайна включает в себяширокий круг вопросов деятельности предприятия:изобретения, научные и технические решения, расчеты цен, обоснованиясделок, контрактные цены товара и услуг, скидок до и после контракта, условияплатежа, сведения о поставщиках и потребителях и т.д.
В соответствии с п. 5Указа Президента Российской Федерации от 06.03.1997г. №188 "Об утверждении перечнясведений конфиденциального характера", коммерческая тайна включена вперечень конфиденциальных сведений.
Гражданский Кодекс РФ на основании ст. 139 предусматривает право предприятию защищатьинформацию, содержащую коммерческую тайну.
Защита коммерческой тайны также регламентируется ФедеральнымЗаконом РФ от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации изащите информации", ст. 21 которогогласит - "защите подлежит любая документированнаяинформация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб еесобственнику, владельцу, пользователю и иному лицу".
В настоящей Инструкции коммерческая тайна (далее по текстуКТ) - это конфиденциальные сведения,принадлежащие Компании, разглашение (утрата) которых может нанести ущербинтересам Компании.
Сведения, составляющие коммерческую тайну, утвержденыГенеральным директором Компании и отражены в "Перечне сведений,составляющих коммерческую тайну, Компании" (далее по тексту - ПС)(Приложение №__  к Приказу по Компании № ___ от"___"______2000 г.).Документам, содержащим КТ, присваивается гриф "конфиденциально"("К"), в соответствии с Разделом 1настоящей Инструкции. Гриф "К" проставляется в правом верхнем углудокумента. Такой отличительный реквизит не является грифом государственнойсекретности, а лишь показывает, что право собственности на данную информациюпринадлежит Компании, охраняется законодательством, и несанкционированноеиспользование этой информации физическими или юридическими лицами (в том числесобственными служащими) может нанести ущерб интересам Компании  и преследуется в соответствии с Уставомкомпании  и законодательством РоссийскойФедерации.

 

НастоящаяИнструкция регламентирует:

  • правила присвоения и снятия грифа "К"документам, содержащим КТ;
  • допуск служащих компании  к сведениям, составляющим КТ;
  • обязанности и ограничения, налагаемые на исполнителей,допущенных к сведениям, составляющим КТ;
  • правила обращения (делопроизводство) с документами (всеносители, содержащие сведения), содержащими КТ;
  • организацию и проведение контроля за обеспечениемсохранности сведений, составляющих КТ;
  • ответственность за разглашение сведений, составляющихКТ, утрату документов, содержащих такие сведения и иные нарушенияустановленного порядка их защиты.

1.Присвоение и снятие грифа "К" документам, содержащим КТ
1.1. Право присвоения (снятия) документам грифа"К", согласно ПС, возлагается на руководителя самостоятельногоподразделения Компании  .
1.2. Снятие с документа грифа "К",присвоенного другим самостоятельным подразделением, может производиться руководителемсамостоятельного подразделения Компании, получившего данный документ, толькосогласно письменному разрешению Генерального директора, Первого заместителяГенерального директора Компании.
2. Допуск служащих Компании  к сведениям, составляющим КТ
2.1.Руководитель самостоятельного подразделения устанавливает именной списокслужащих, которым для выполнения своих служебных обязанностей необходим допускк сведениям, составляющим КТ, с отражением в нем, исходя из объемадокументооборота, территориального размещения подразделения, ответственных заведение конфиденциального делопроизводства (не менее двух служащих), инаправляет его на согласование в Отдел безопасности. После получениясогласования руководитель самостоятельного подразделения утверждает этотсписок письменным указанием по подразделению, копия которого направляется вОтдел безопасности.
2.2.Не могут быть допущены к работе со сведениями, составляющими КТ, лица, несостоящие в штате компании  (трудовоесоглашение, договор подряда, стажировка и т.д.).
2.3.На служащих, имевших допуск к сведениям, составляющим КТ, при их переходе вдругое самостоятельное подразделение, допуск оформляется руководителем этогосамостоятельного подразделения в порядке, предусмотренном п.2.1. настоящей Инструкции.
2.4.Все служащие, допущенные к сведениям, составляющим КТ, в установленнойформе  (Приложение  №___  к Приказу по Компании   №___  от "___"________ 2000г.) дают обязательство о сохранении КТ.
Обязательство получает работник Отдела кадров и оно хранитсяв личном деле служащего.
2.5.Руководитель самостоятельного подразделения может принимать решение оботстранении служащих от работы со сведениями, составляющими КТ, в случаяхнарушения ими требований настоящей Инструкции, а также при возникновенииобстоятельств, препятствующих их дальнейшему допуску к указанным сведениям.
2.6.Отстранение служащих от работы со сведениями, составляющими КТ, обосновываетсяруководителем самостоятельного подразделения в служебной записке, котораянаправляется в Отдел безопасности.

3. Обязанности и ограничения, налагаемыена исполнителей, допущенных к сведениям, составляющим КТ
3.1.Руководитель самостоятельного подразделения, служащие, допущенные к работе сдокументами, содержащими КТ, несут личную ответственность за обеспечениесохранности сведений, составляющих КТ, и обязаны:
а) не разглашать сведения, составляющие КТ, знакомитьсятолько с теми документами с грифом "К", которые необходимы им длявыполнения своих служебных обязанностей;
б) об утрате или недостаче документов с грифом"К", удостоверения, пропуска, ключей от хранилищ, сейфов(металлических шкафов), личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних инеучтенных документов с грифом "К" немедленно лично сообщить в Отделбезопасности;
в) в случае попытки посторонних лиц получить сведения,составляющие КТ, немедленно лично сообщить в Отдел безопасности;
г) при увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом вкомандировку (более одного месяца) сдать по акту с описью служащему, указанномуруководителем самостоятельного подразделения, или лично ему все документы сгрифом "К", которые находились в распоряжении служащего в связи свыполнением им служебных обязанностей;
д) знакомить представителейдругих организаций или физических лиц со сведениями, составляющими КТ, толькопо письменному разрешению Члена правления Компании, курирующего данноеподразделение;
е) документы с грифом "К" во время работырасполагать так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц, втом числе допущенных к подобным документам, но не имеющих к ним прямого отношения;
ж) по требованию Отдела безопасности предоставлятьписьменное объяснение о нарушении правил, установленных настоящей Инструкцией,а также о фактах разглашения сведений, составляющих КТ, и утрате документов,содержащих такие сведения;
з) не вносить в помещения компании  кино- и фото-съемочную, звуко- ивидеозаписывающую, радиопередающую и принимающую, а такжемножительно-копировальную аппаратуру, переносные ЭВМ, магнитные и оптическиеносители информации личного пользования;
и) вести переговоры по вопросам, содержащим КТ, только позащищенным линиям связи (по мере их введения в эксплуатацию);
к) не использовать сведения, составляющие КТ, вдиссертациях, статьях в прессе, докладах и выступлениях на открытых совещанияхи конференциях;
л) не сообщать в письмах и телеграммах, направляемых вдругие учреждения и организации, сведения, составляющие КТ;
м) не выносить из помещений компании  документы с грифом "К", правилапередачи (пересылки) документов с грифом "К" изложены в Разделе 4настоящей Инструкции;
н) хранить документы, содержащие КТ, в опечатываемых сейфах(металлических шкафах), не оставлять их на рабочих столах, в столах и в незакрытых на замок сейфах (металлических шкафах);
о) по окончании рабочего дня служащие, у которых находятся впроизводстве документы с грифом "К", запирают их в опечатываемыеличной печатью сейфы (металлические шкафы, отделения металлических шкафов);
п) руководители самостоятельных подразделений назначают вкаждом кабинете ответственного служащего (возможно ответственные по графику),который по окончании рабочего дня покидает кабинет последним, предварительнопроверив, что все конфиденциальные документы убраны в соответствии с п. о).После этого служащий запирает дверь кабинета, а ключи сдает в опечатанномпенале сотрудникам охраны с записью в специальном журнале;
р) в случае обнаружения неубранных конфиденциальныхдокументов ответственный служащий обеспечивает их сохранность в соответствии сп. о) и немедленно после начала следующего рабочего дня служебной запискойдокладывает об этом руководителю самостоятельного подразделения;
с) с целью проверки храненияконфиденциальных документов подчиненными руководители самостоятельныхподразделений назначают ответственных, которые не реже одного раза в неделю,по окончании рабочего дня, проверяют рабочие места служащих подразделения.

4. Правила обращения (делопроизводство)с документами,  содержащими КТ
4.1. При оформлении документа, содержащего КТ,необходимо указать следующие реквизиты:

на лицевой стороне первого листа:
-гриф "К" (правый верхний угол);
- №экземпляра (под грифом "К");
-регистрационный номер и дату (левый нижний угол),
на оборотнойстороне последнего листа (левый нижний угол):
-количество экземпляров;
-приложение к нему (при наличии приложения);
-распределение экземпляров по адресатам;
-фамилия и инициалы исполнителя, готовившего документ, рабочий телефон.
4.2. Подлежат уничтожению черновики всехдокументов с грифом "К" по завершении подготовки этих документов.
4.3. Учету (регистрации), хранению подлежат вседокументы, содержащие КТ (т.е. с грифом "К").
4.4. Основным принципом учета являетсяоднократность присвоения регистрационного номера документам с грифом"К": входящим, внутренним, исходящим, копиям и пакетам.
4.5. Служащие, ответственные за учет и хранениедокументов с грифом "К", назначаются письменным указаниемруководителя самостоятельного подразделения из числа служащих этогоподразделения, допущенных в установленном настоящей Инструкцией (п.2.1.) порядке,к работе с документами с грифом "К".
4.6. В случае временного отсутствияответственного за ведение конфиденциального делопроизводства (отпуск, болезнь,командировка и т.п.), его функции передаются другому ответственному за ведениеконфиденциального делопроизводства, без составления Акта приема-передачи, но сотражением даты передачи в соответствующих журналах учета (п. 4.8.).
4.7. При увольнении (переходе в другоесамостоятельное подразделение) ответственного за ведение конфиденциальногоделопроизводства, руководитель самостоятельного подразделения обязан принятьрешение о передаче нормативных документов, журналов учета, документов с грифом"К", находящихся на хранении (с описью), другому ответственному заведение конфиденциального делопроизводства, с составлением Акта приема-передачи.Акт подписывается служащим сдающим дела, служащим принимающим их, а такжеруководителем самостоятельного подразделения.
4.8 Служащим,ответственным за учет и хранение документов с грифом "К", заводятсяследующие виды журналов:

  • учета пакетов с грифом "К" (дляСекретариата);
  • учета исходящих документов-с грифом "К";
  • учета входящих документов с грифом "К";
  • учета внутренних документов (документов с грифом"К" для обращения внутри подразделения);
  • учета копий документов с грифом "К".

4.9 Журналы, перечисленные в п. 4.8, оформляются следующим образом:
а) листы журналов должны быть пронумерованы и прошиты;
б) конец прошивки должен быть заклеен бумажной лентой сподписью руководителя самостоятельного подразделения;
в) на последнем листе журнала делается запись о количествепронумерованных листов за подписью ответственного за учет документов с грифом"К";
г) на лицевой стороне обложки журнала указываются датывведения в действие и окончания журнала;
д) в верхнем правом углу лицевой стороны обложки журналапроставляется гриф "К", а под ним -регистрационный номер журнала.
4.10. В журналах запрещается делать подчисткиили исправления с применением корректирующей жидкости, а внесенныеответственным работником какие-либо изменения заверяются его подписью спроставлением даты.
4.11. Журналы учета, перечисленные в п.4.8.,формируются по образцам, приведенным в Приложении №___.
4.12. Позаполнении, журналы перечисленные в п.4.8., в течение 1 года хранятся в опечатываемом сейфе служащего, ответственногоза учет документов с грифом "К".
По истечении указанного срока,журналы в пятидневный срок передаются на хранение в Архив согласно письменномууказанию руководителя самостоятельного подразделения.
4.13.Передача журналов учета в Архив производится по акту приема-передачи собязательным указанием следующих сведений об архивируемых журналах:
а) наименование и регистрационныйномер журнала;
б) гриф конфиденциальности;
в)количество листов;
г) дата введения в действие иокончания журнала.
4.14.Акт приема-передачи составляется в двух экземплярах и заверяется подписямислужащих, сдавшего и принявшего на хранение журналы учета.
Второй экземпляр акта приема-передачи возвращается вподразделение, сдавшее журналы учета в Архив.
4.15.Исходящие документы с грифом "К" для передачи в другое подразделениерегистрируются служащим, ответственным за учет этих документов, в журналеисходящих документов, запечатываются в пакет, на котором проставляется вправом верхнем углу гриф "К", на середине пакета указывается адресат.
Пакету с грифом "К" присваивается соответствующийрегистрационный номер по журналу учета исходящих документов, которыйпроставляется в правом верхнем углу пакета под грифом "К", рядомпроставляется регистрационный номер документа.
4.16. Предусматривается два варианта передачипакета с грифом "К" для доставки адресату:
а) через Секретариат (Приложение №___);
б) непосредственно изсамостоятельного подразделения в самостоятельное подразделение (Приложение №___).
4.17.При передаче пакета с грифом "К" по варианту а) п.4.16. служащий,ответственный за учет и хранение документов с грифом "К" самостоятельногоподразделения, регистрирует пакет по журналу учета исходящих документов ипередает в Секретариат , где пакетрегистрируется в журнале учета пакетов с грифом "К".
Служащий самостоятельного подразделения, ответственный заучет и хранение документов с грифом "К", в адрес которого направленпакет, получает пакет в Секретариате и регистрирует его в журнале учета входящихдокументов с грифом "К".
4.18. При передаче пакета с грифом"К" по варианту б) п.4.16., служащие самостоятельных подразделений,ответственные за учет и хранение документов с грифом "К", передаютпакет непосредственно друг другу (или через служащих подразделения) собязательной его регистрацией в журналах учета исходящих и входящих документовс грифом "К".
4.19. Доставку пакета с грифом "К" изСекретариата осуществляет ответственный за учет и хранение документов с грифом"К".
4.20. Ответственный за учет и хранениедокументов с грифом "К" вскрывает пакет (при наличии на пакетереквизита "Лично", пакет не вскрывается и передается руководителюсамостоятельного подразделения, подлежит регистрации только номер пакета ирегистрационный номер документа указанный на пакете), регистрирует пакет идокумент в журнале учета входящих документов, проставляет на документе входящийрегистрационный номер и передает его руководителю самостоятельного подразделения,который расписывает документ с грифом "К" непосредственномуисполнителю, после чего ответственный за учет и хранение документов с грифом"К" передает его для работы непосредственному исполнителю под росписьв соответствующей графе журнала учета входящих документов.
4.21. Документ с грифом "К",переданный исполнителю, хранится у него в опечатываемом сейфе (металлическомшкафу) в течение срока работы с этим документом, определяемого служебнойнеобходимостью.
4.22. Исполнитель, по истечении срока работы сэтим документом, возвращает документ служащему, ответственному за учет ихранение документов с грифом "К", о чем делается соответствующаяотметка в графах журнала учета входящих документов.
4.23. Документы с грифом "К",создаваемые для обращения и работы внутри самостоятельного подразделения,регистрируются в журнале учета внутренних документов.
4.24.При служебной необходимости, по письменному разрешению руководителясамостоятельного подразделения с документов с грифом "К" могутсниматься копии, которые подлежат регистрации в журнале учета копий документов сгрифом "К".
Каждой копии документа с грифом "К" присваиваетсяотдельный регистрационный номер по журналу учета копий.
4.25.Снятие неучтенных копий документов сгрифом "К" категорически запрещается.
4.26.По письменному разрешению руководителясамостоятельного подразделения внутренние документы с грифом "К", атакже копии документов с грифом "К", могут направляться в другиесамостоятельные подразделения. В этом случае они регистрируются по журналуучета исходящих документов в соответствии с п.4.15. настоящей Инструкции.
4.27.Передача документов с грифом "К" из самостоятельных подразделений всторонние организации производится по письменному разрешению Члена правленияКомпании, курирующего данное подразделение.
Правила обращения (делопроизводство) с данными документамидолжны соответствовать требованиям настоящей Инструкции.
4.28. Все документы с грифом "К",возвращенные исполнителями служащему, ответственному за учет и хранение этихдокументов, хранятся у него в специальных папках с внутренней описью вопечатываемом сейфе (металлическом шкафу) отдельно от - документов открытого характера, до момента уничтожения илипередачи их в Архив.
4.29. После окончания рабочего дня служащий,ответственный за учет и хранение документов с грифом "К", опечатываетличной печатью сейф (металлический шкаф), где хранятся папки с этимидокументами и журналы их,учета.
4.30. Уничтожение документов с грифом"К" (не требующих архивного хранения) производится согласно Акту сописью уничтожаемых документов, подписываемому комиссией в составе трехслужащих, с обязательным включением в нее руководителя самостоятельногоподразделения и ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.
4.31. Передача документов с грифом"К" в Архив производится по истечении срока хранения этихдокументов, предусмотренного нормативными документами Компании, по Акту с описьюпередаваемых документов. Второй экземпляр Акта с описью возвращается всамостоятельное подразделение, сдавшее документы с грифом "К" вАрхив.
4.32. Ознакомление с конфиденциальнымидокументами находящимися в другом самостоятельном подразделении (Архиве)производится по служебной записке содержащей обоснование на ознакомление.Решение по ознакомлению принимается руководителем самостоятельного подразделения(Архива), в ведении которого находятся конфиденциальные документы, заисключением когда ознакомление обосновано приказом (распоряжением) покомпании  или резолюцией Генеральногодиректора, Первого заместителя Генерального директора Компании  .
4.33.При обработке документов, содержащих КТ, с использованием вычислительнойтехники, в том числе персональных компьютеров (ПК), должны выполнятьсяследующие условия:
а) обработка документов, содержащих КТ, разрешается толькослужащим Компании, имеющим допуск к работе с этими документами;
б) письменным указанием руководителя самостоятельногоподразделения выделяется ПК для обработки и хранения документов, содержащихКТ, и назначаются служащие, допущенные к эксплуатации выделенного ПК;
в) при хранении и обработке документов, содержащих КТ, нажестком магнитном диске ПК, должны быть предусмотрены программные средствазащиты, исключающие несанкционированный доступ к этим документам;
г) хранение и обработка документов, содержащих КТ, на гибкихмагнитных дисках (дискетах), должны соответствовать требованиям, предъявляемымнастоящей Инструкцией к учету и хранению документов, содержащих КТ ;
д) все магнитные дискеты, используемые для хранения иобработки документов, содержащих КТ, должны быть закреплены за конкретнымпользователем в журнале учета дискет.
Учетный номер дискеты согласно журналу учета указывается нанерабочей поверхности дискеты.
е) обработка документов, содержащих КТ, с применением:

  • автоматизированных систем обработки данных (АСОД),
  • автоматизированных банков данных (АБД),
  • вычислительных центров (ВЦ),
  • автоматизированных систем управления (АСУ),
  • локальных сетей ЭВМ

возможна лишь при обеспечении защитыпрограммно-техническими средствами от несанкционированного доступа("Порядок программно-технической защиты коммерческой тайны при ееобработке на ПК и в локальных вычислительных сетях в Компании  изложен в Приложении №___ к  Приказу по Компании  №___ от"___" ______ 2000 г.).

5. Организация и проведение контроля заобеспечением сохранности сведений, составляющих КТ

5.1.Контроль за обеспечением сохранности сведений, составляющих КТ, возлагается на Отдел безопасности.
5.2. Проверки обеспечения сохранности сведений,составляющих КТ, проводятся Отделом безопасности с уведомлением руководителяпроверяемого самостоятельного подразделения или его заместителя.
5.3.Проверяющий имеет право: проверять наличие, учет, хранение всех документов сгрифом "К", проводить беседы с руководителями и исполнителями,требовать предоставления письменных объяснений, справок и отчетов.
5.4. По результатам проверки составляется акт(справка) с отражением в нем состояния обеспечения сохранности КТ, выявленныхнедостатков и нарушений.
5.5. Акт (справка) по результатам проверкиподразделения с сопроводительной служебной запиской Отдела безопасности, вкоторой даются предложения по устранению выявленных недостатков и нарушений,направляются Члену правления Компании согласно курированию или подчиненности проверяемого самостоятельногоподразделения.

6. Ответственность за разглашениесведений, составляющих КТ, утрату документов, содержащих такие сведения, и иныенарушения установленного порядка их защиты
6.1. Разглашение сведений, составляющих КТ - это придание огласке сведений лицом,которому эти сведения были доверены по службе или стали ему известны инымпутем, в результате чего они стали достоянием посторонних лиц.
6.2. Утрата документов, содержащих КТ - это выход (в том числе и временный)документов из владения ответственного за их сохранность лица, которому онибыли доверены по службе, вследствие нарушения установленных правил обращения сними, в результате чего эти документы могли стать или стали достояниемпосторонних лиц.
6.3.Иные нарушения обеспечения сохранности КТ -это нарушения требований настоящей Инструкции, которые могут привести кразглашению сведений, составляющих КТ, утрате документов, содержащих такие сведения.
6.4.Разглашение служащим сведений, составляющих КТ, или утрата им документов,содержащих такие сведения, влечет возмещение материального ущерба, нанесенногоэтими действиями, применение дисциплинарных взысканий в соответствии с КЗоТ РФ,а также иную ответственность в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации.
6.5.Иные нарушения обеспечения сохранности КТ влекут дисциплинарное наказаниеслужащего, совершившего эти нарушения.
7. Служебная информация и документы,содержащие служебную информацию
7.1. В документообороте компании  помимо документов, содержащих КТ, правилаработы с которыми изложены в предыдущих Разделах настоящей Инструкции,обращаются документы, содержащие служебную информацию.
7.2. Служебная информация - это информация, не относящаяся к КТ, нохарактеризующая аспекты служебной деятельности подразделений Компании иносящая специфический характер для каждого самостоятельного подразделения,разглашение которой не предусмотрено нормами деловой этики.
7.3. Служебная информация является нижнимрубежом защиты КТ.
7.4. Руководители самостоятельных подразделенийпри создании документов внутреннего пользования, а также направляемыхруководству Компании, в другие подразделения, в которых, по их мнению,содержится служебная информация, могут присваивать этим документам гриф"СИ", который проставляется в верхнем правом углу документа.
7.5. Для документов с грифом "СИ" непредусмотрено специальное делопроизводство и они обрабатываются аналогичнодокументам открытого характера, однако хранение этих документов осуществляетсяв соответствии с Разделом 3 настоящейИнструкции.
7.6. Иная информация, не подлежащаяразглашению, согласно ПС - любыеданные, полученные в ходе служебной деятельности, кроме специально разрешенныхк распространению согласно письменному указанию:

  • начальника самостоятельного подразделения иливышестоящего руководителя;
  • Отдела связей с общественностью.
Вид документа: 
Ключевые слова: 
Рубрика: