Должностная инструкция специалиста по отчетности

406 Общие положения

406.1Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность специалиста по отчетности, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

406.2Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

406.3Специалист по отчетности Транспортного отдела непосредственно подчиняется Начальнику отдела.

406.4 Специалист по отчетности Транспортного отдела может замещать Старшего экономиста Транспортного отдела на время его отсутствия.

406.5 На время отсутствия Специалиста по отчетности Транспортного отдела его замещает Старший экономист Отдела.

407 Цели и должностные обязанности

407.1Деятельность Специалиста по отчетности Транспортного отдела направлена на достижение следующих целей:

407.1.1Бюджетный контроль Транспортного Отдела.

407.1.2Подготовка отчетов и ведение мониторингов.

407.1.3Планирование, подготовка и проведение тендеров.

407.1.4Договорная работа.

407.1.5Взаиморасчеты с контрагентами, подготовка тарифных соглашений.

407.1.6Оперативная деятельность. Расчеты по операционный деятельности Транспортного отдела.

2.2. Для достижений установленных целей Специалист по отчетности Транспортного отдела исполняет следующие обязанности:

407.1.7Оформление Б-1Р, Б-2Р и контроль в части своевременности оплаты, устранение замечаний согласующих лиц.

407.1.8Подготовка отчета в разрезе затрат на а/тр, сданный в аренду на договорных условиях фирмам Группы компаний «XXX.

407.1.9Ведение реестра по страхованию автотранспорта всего автопарка (300 полисов (ОСАГО, КАСКО, ОЛСП)), контроль за периодом оплаты страховой премии

407.1.10 В рамках подготовки к тендеру: анализ с целью получения наиболее выгодных условий закупок. Подготовка получения наиболее выгодных условий закупок. Подготовка письма – разъяснения для потенциальных поставщиков услуг, товаров.

407.1.11 Формирование и рассылка запросов поставщикам, заполнение форм п. 8.

407.1.12 Сбор заявок от поставщиков, формирование протокола Тендера

407.1.13 Подготовка сводной таблицы с суммированием всех планируемых закупок по поставщика. Создание проекта Протокола по проведению тендера по форме п. 8.

407.1.14 По результатам тендера оформление п. 8.

407.1.15 Контроль согласования договоров, исправление замечаний согласующих лиц. Администрирование подписания договоров.

407.1.16 Инвентаризация действующих договоров (полученные и оказанные услуги).

407.1.17 По результатам инвентаризации договоров подготовка Доп. соглашений, п. 8.

Их согласование и подписание.

407.1.18 Расчет и формирование счетов, сч. – фактур, актов по оказанными услугам.

407.1.19 Подготовка и согласование СЗ по внутригрупповым, межсегментным оборотам. Оформление и согласование тарифных соглашений с фирмами группы компаний XXX.

407.1.20 На основе первичных документов оформление в базе п.8 по учету полученных услуг, а также ведение учета страховых Полисов.

407.1.21 Оформление и администрирование процесса согласования и ввода нового поставщика.

407.2Для достижения установленных целей специалист по отчетности транспортного отдела осуществляет взаимодействие с иными организациями:

Организациями, входящих в состав п. 8, - по вопросам аренды, а/м принадлежащих XXX ;

Сторонними организациями по вопросам услуг ремонта отечественного а/тр., а/м иностранного производства, автобусов, авто мойки, страхования автомобилей, услуги по обслуживанию спец. оборудования и агрегатов.

408 Показатели оценки деятельности

Деятельность специалиста по отчетности транспортного отдела оценивается на основе следующих показателей:

3.1 Полнота и достоверность предоставленных аналитических отчетов ТО;

3.2 Своевременность и качество выполнения поставленных задач;

3.3 Оперативность и гибкость решения текущих вопросов;

3.4 Инициативность и готовность немедленно включиться в решение срочных проблем

3.5 Сохранение коммерческой, служебной и другой конфиденциальной информации фирмы

409 Общекорпоративные нормы

Дятельность специалиста по отчетности Транспортного отдела регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

409.6Положение о защите персональных данных работников XXX ;

409.7Положение о Транспортном отделе;

409.8Настоящая должностная инструкция;

410 Права

Специалиста по отчетности транспортного отдела имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

5.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

5,2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции;

5.3 Осуществлять другие полномочия в соответствии с настоящей Должностной

Иструкцией.

411 Ответственность

Специалист по отчетности Транспортного отдела несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

- в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

- в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

412 Требования к работнику при приеме на работу

413 Словарь специальных терминов и сокращений

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного олжностного лица.

414 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.