193 Общие положения
193.1Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Помощника менеджера, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.
193.2Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.
193.3Переименование, ликвидация должности Помощника менеджера, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.
193.4Помощник менеджера непосредственно подчиняется Руководителю группы, функционально - менеджеру.
1.5 У Помощника менеджера подчиненных нет.
1.6 Помощник менеджера может замещать Менеджера на время его отсутствия.
194 Цели и должностные обязанности
194.1 Деятельность Помощника менеджера направлена на достижение следующих целей:
2.1.1 Обеспечение своевременного технологического и информационного сопровождения процесса поставок товара.
2.2 Для достижения установленных целей Помощник менеджера исполняет следующие обязанности:
2.2.1 Подготавливает и оформляет заказы на поставку, с последующей их рассылкой поставщикам (работа с модулем «Е-поставка», размещение заказов и получение подтверждений согласованных поставщиком количеств товара). Трансформирует документы в WABC. Корректирует ассортимент и количество препаратов в поставке, даты ожидания.
2.2.2 Поддерживает в актуальном состоянии базы мониторинга поставок.
2.2.3 Контролирует получение первичных документов от поставщика (согласно Договору поставки на текущий год) при поставке товара на условиях CIP (прямые поставки).
2.2.4 Вносит изменения в неправильно оформленные поставочные документы, несоответствие базовым условиям поставки. Передает откорректированные документы в таможенную группу.
2.2.5 Обеспечивает подготовку документов для оприходования поступивших партий, своевременное оприходование партий товара и выпуск их в свободное обращение.
2.2.6 Формирует запросы и контролирует получение от поставщиков недостающих заводских паспортов и аналогичных документов.
2.2.7 Контактирует с поставщиками по всем текущим вопросам, в том числе по вопросам согласования контрактов, заказов, доставки товара, оприходования, сертификации, возврата некачественного товара, обеспечения правильности оформления первичных документов, координации действий с другими подразделениями фирмы.
2.2.8 Технически подготавливает и оформляет контракты с поставщиками и приложений к ним. Контролирует их согласование, подписание, сроки действия.
2.2.9 Взаимодействует с сотрудниками других подразделений фирмы по вопросам обеспечения поставок.
2.3 Для достижения установленных целей Помощник менеджера осуществляет взаимодействие с иными организациями:
2.3.1 Взаимодействие с представителями фирм-поставщиков по вопросам:
- предоставления Прайс-листов, информации по условиям поставок;
- формирование заказов на поставку, электронного заказа через систему «Е-поставка»;
- выполнения заказов;
- рекламаций по качеству, недовложениям, мех. повреждениям, браку, сертификатам;
- предоставления текущей информации по этапам поставок;
- подтверждения по этапам заказов;
- предоставления информации по результатам совместной деятельности.
195 Показатели оценки деятельности
Деятельность Помощника менеджера оценивается на основе следующих показателей:
3.1 Выполнение плана по бонусам и дополнительным скидкам по Поставщикам, закрепленным за отделом.
3.2 Выполнение плана позиционной дефектуры системы по Поставщикам, закрепленным за группой Отдела закупок.
3.3 Качество отражения в WABC ожидаемых дат поставок.
3.4 Выполнение плана по приведенной прибыли по группе поставщиков Отдела закупок.
3.5 Выполнение оперативных и календарных планов.
196 Общекорпоративные нормы
Деятельность Помощника менеджера регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:
-
196.9Положение об «Отделе закупок».
196.10 Настоящая должностная инструкция.
197 Права
Помощник менеджера имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:
5.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.
5.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции.
5.3 Пользоваться всеми техническими средствами организации труда и связи для исполнения своих обязанностей.
5.4 Самостоятельно решать следующие вопросы: получение и передача разрешенной информации Поставщикам, формирование приходных документов, занесение ожидаемых поставок в базу WABC «Поставки – Поставки», подготовка необходимой документации по этапам поставок, получение недостающей документации (инвойсов, счетов-фактур, сертификатов и т. д.).
5.5 Осуществлять другие полномочия в соответствии с настоящей Должностной инструкцией.
198 Ответственность
Помощник менеджера несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:
- в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;
- в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.
199 Требования к работнику при приеме на работу
Общие обязательные требования |
||
7.1 |
Образование |
Высшее, неоконченное высшее (в процессе завершения – вечерняя или XXX чная форма) |
7.2 |
Опыт работы |
- |
7.3 |
Профессиональные навыки |
Ведение переговоров, ведение документооборота, навыки общения с клиентами, коммуникабельность. Умение работать в команде, нацеленность на результат, способность к самоорганизации, умение работать с большим объемом документов, умение расставлять приоритеты, ответственность, исполнительность, пунктуальность, стрессоустойчивость, аккуратность, тактичность. |
Специальные требования |
||
7.4 |
Знание специального ПО, технических систем |
Офисные программы (MS Office, Ехсеl, Power Point, Интернет и др.) уверенный пользователь ПК |
7.5 |
Знание нормативной документации |
Таможенный кодекс РФ, Федеральный закон «О лекарственных средствах», Правила оптовой торговли лекарственными средствами |
7.6 |
Владение методиками |
- |
200 Словарь специальных терминов и сокращений
Термин, сокращение |
Определение термина, сокращения |
|
8.1 |
ДЗ |
Департамент закупок |
8.2 |
Е-поставка |
Электронная система подтверждения заказов |
8.3 |
ОЗ |
Отдел закупок |
8.4 |
CIP (Фрахт/перевозка и страхование оплачены до (название места Назначения)) |
Carriage and Insurance Paid Тo (named place of destination) – условие доставки товара, при котором продавец доставит товар названному им перевозчику, а продавец обязан оплатить расходы, связанные с перевозкой товара до названного пункта назначения. |
8.5 |
WABC |
Автоматизированная информационная система товарного и финансового учёта |
Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.
201 Лист ознакомления
С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.
должностная инструкция менеджера по закупкамдолжностные инструкции менеджера по закупкамобязанности менеджера по закупкамменеджер по закупкам должностная инструкцияменеджер по закупкам должностная инструкция
Поделиться