Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.
Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.
Соответствующий приказ может выглядеть так:

 

                                 ЗАО "Актив"                              
                                                                         
                                   Приказ                                
                                                                          
15 марта 2002 года                                                   N 43
                                                                         
                     О создании экспертной комиссии                       
                                                                         
     В связи  с  необходимостью  уничтожения  документов,  срок  хранения
которых истек,                                                           
     приказываю:                                                         
     1. Создать экспертную комиссию в составе:                           
     - председатель комиссии - юрист А.А. Иванов;                        
     - члены комиссии - главный бухгалтер О.В. Борисова;                 
                        секретарь М.И. Петрова.                          
     2. Экспертной комиссии подготовить  акт  о  возможности  уничтожения
документов, срок хранения которых истек.                                  
                                                                         
Директор ЗАО "Актив"                Васильев             /А.И. Васильев/ 
                                                                         

Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так:

                               ЗАО "Актив"                                
                                                                         
                                   Акт                                    
                  о выделении документов на уничтожение                   
                                                                         
21 марта 2002 года                                              г. Москва
                                                                          
     Экспертная комиссия в составе:                                      
     - председатель комиссии - юрист А.Л. Иванов;                        
     - члены комиссии        - главный бухгалтер О.В. Борисова;          
                               секретарь М.И. Петрова,                   
                                                                         
     составила  настоящий  акт  о  том,  что  в  результате   проведенной
экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения
которых истек (опись прилагается):                                       
     1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка).                        
     2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка).                           
     3. Кассовая книга за 1996 год.                                      
     4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996
год.                                                                     
     5. Банковские документы за 1996 год (1 папка).                      
     6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год  (2
папки).                                                                  
     7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за  1996
год (1 папка).                                                           
     8. Журнал учета доверенностей за 1996 год.                          
     9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка).                         
     10. Главная книга за 1996 год.                                      
                                                                         
Председатель комиссии              Иванов                  /А.А. Иванов/ 
Члены комиссии:                    Борисова              /О.В. Борисова/ 
                                   Петрова                /М.И. Петрова/ 

После того как эксперты "благословят" уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.
После этого документы можно уничтожить любым способом - разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.
Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт - о физическом уничтожении документов.
Акт может выглядеть так:

                              ЗАО "Актив"                                
                                                                         
                                  Акт                                    
         об уничтожении документов, срок хранения которых истек           
                                                                          
28 марта 2007 года                                              г. Москва
                                                                         
     Экспертная комиссия в составе:                                      
     - председатель комиссии - юрист Иванов А.А.;                        
     - члены комиссии - главный бухгалтер Борисова О.В.;                 
                        секретарь - Петрова М.И.,                         
                                                                         
     составила настоящий акт о том,  что,  согласно  описи,  утвержденной
актом от 21 марта 2007 года, были  уничтожены  документы,  срок  хранения
которых истек.                                                           
     В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы  как
макулатура ОАО "Вторсырье" согласно накладной от 28 марта 2007  г.  N  ГВ
100256, которая прилагается к настоящему акту.                           
                                                                         
Председатель комиссии              Иванов                   /Иванов А.А./
Члены комиссии:                    Борисова               /Борисова О.В./
                                   Петрова                 /Петрова М.И./

Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.

Пример
Предположим, что ОАО "Вторсырье" заплатило "Активу" за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС - 18 руб.).
Бухгалтер "Актива" должен сделать проводки:
Дебет 50 Кредит 91-1
118 руб. - оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"
18 руб. - начислен НДС к уплате в бюджет.

уничтожение бухгалтерских документовакт уничтожения печати

Вид документа: 
Ключевые слова: 
Рубрика: 
+1
0
-1