Генеральный директор IT-компании «RG-Soft» Роман Голубицкий рассказал, как сделать так, чтобы у HR появилось больше времени на креативные задачи и совершенствование профессиональных качеств. Компания создала собственного чат-бота, который оказался настоящим спасением для всех, кто работает с 1С. HR- cпециалисты были освобождены от рутины и получили единое окно сбора данных, а другие сотрудники –простой и удобный доступ к информации через мессенджеры.
Однажды мы заметили, что наши HR-ы перестали улыбаться. Самые жизнерадостные в прошлом сотрудники HR-отдела рисковали заполучить ранние межбровные морщины, а в атмосфере офиса буквально начали летать электрические разряды от накопившегося напряжения. Ситуацию нужно было срочно менять. При этом наша компания продолжала расти, и груз новых задач ложился на хрупкие плечи HR.
Помощь нужна была здесь и сейчас. Найм помощников и новых HR-специалистов – дополнительные траты для компании, а также временные затраты на их обучение.
Вместе с сотрудниками самого технологичного отдела под названием «Экспериментариум» мы решили внедрить виртуального HR-помощника. Нашей главной целью стало сокращение очереди у кабинета HR-службы по максимуму. По сути нам необходимо было разработать правильные алгоритмы взаимодействия сотрудников с ботом, передать ему все рутинные операции, которые HR выполняли из дня в день и воплотить в жизнь техническое решение для бота, который:
- Никогда не устает
- Не требует зарплату
- Готов к работе 24/7
- Работает по любому из заданных сценариев
- Может связываться с базой 1С без дополнительных интеграций
Неудачный опыт. Предыстория разработки чат-бота
Прежде мы уже пробовали не изобретать велосипед, а обратиться к существующему онлайн-сервису для самостоятельного создания чат-ботов. Сделали кнопки меню, команды бота и правила их обработки При этом разработчики «RG-Soft» проделали довольно большую работу, чтобы настроить интеграцию воплощенного на этой платформе бота с офисным Документооборотом 1С, где и хранились необходимые данные для обмена. Предприняли все необходимые меры для того, чтобы защитить корпоративную информацию от утечки, поскольку с базой данных взаимодействовал сторонний сервис. Предполагалось, что наши сотрудники смогут оперативно получать запрашиваемые данные, не прибегая к запуску сложных автоматизированных систем, общаясь с ботом в формате «вопрос-ответ» прямо из своих мобильных мессенджеров.
К сожалению, уже через некоторое время использования бот перестал обрабатывать запросы, начал выдавать ошибки и зависать. А служба поддержки платформы за 2 недели не смогла исправить эту оплошность.
Что у нас получилось в итоге
В конечном счете, команда «RG-Soft» пришла к единственно правильному решению – создать собственное коробочное решение в виде чат-бота на платформе 1С.
Связь бота с базами 1С
Для компаний, которые хранят основную информацию в базах 1С, ничего лучше не придумать. Бот работает внутри корпоративной системы. В нашем случае в 1С:Документооборот. Вся логика взаимодействия бота с человеком, кнопки и меню, а также данные всех пользователей хранятся там же. Оттуда он обращается к открытым API (открытым программным интерфейсам мессенджеров). То есть пользователь пишет боту, например, в Telegram или WhatsApp, бот обрабатывает запрос на 1С и возвращает ответ с данными в обратно в мессенджер. В нашей компании мы зовем нашего бота «Захар», поскольку он заменил нам как минимум одного HR-специалиста.
Как мы используем HR-бота на практике
- С помощью Захара в RG-Soft проводят опросы. А стандартное меню выглядит так.
- Подменю «Заявка» предоставляет возможность записаться на экзамен в несколько кликов, минуя лишние «инстанции», поскольку специалисты и консультанты 1С довольно часто проходят данную процедуру для повышения квалификации.
- В этой же ветке можно попросить Захара о покупке обучающего курса за счет компании
- В компании одобрен гибридный график работы. Чтобы не ходить по кабинетам в поисках коллег, можно спросить у Захара об отсутствиях
- Точно также в этом подменю легко отметить свое отсутствие, период и причину, если не хотите, чтобы ваши коллеги обивали углы кабинетов попусту.
- А чтобы, размять мозги в середине рабочего дня, можно порешать загадки Захара. Кстати, эта функция относительно недавно появилась в чат-боте, но пользуется большой популярностью. Оно и понятно, Захар – не зловещий Сфинкс и съедать за неправильные ответ никого не станет.
Возможности бота безграничны
Постоянно контактируя с руководителями и HR разных уровней, мы видели их уставшие лица и слышали в основном похожие жалобы о нехватки времени. Сделав выводы из своих ошибок, мы поняли, что сможем предложить миру свой полезный опыт и 100% работающий метод. Так наш пилотный проект превратился в полноценный продукт «RG-Soft: конструктор чат-ботов». Конструктор, благодаря которому возможно настроить чат-бота под специфические задачи любой компании. В дальнейшем чат-бота можно превратить в полноценного бота-продажника или запустить автоворонку, сделать бот-игру. и т.п.
Конструктор чат-ботов от «RG-Soft» призван решить множество проблем и взять на себя рутинные задачи в таких процессах как:
- Подбор
- Адаптация и обучение
- Работа с текущими сотрудниками
- Бот общается с сотрудниками в простой и удобной форме: вопрос-ответ по определенному заранее алгоритму. То есть пользователь пишет боту в интерфейсе мессенджера, бот обрабатывает запрос на 1С и возвращает ответ с необходимыми данными в мессенджер.
- Может работать по любому настраиваемому сценарию
- Имеет простой визуальный интерфейс, с его помощью легко менять алгоритмы взаимодействия бота с пользователями
- Бот может брать информацию и вносить разрешенные изменения в базах 1С.
Возможности интеграции
- С любыми программными продуктами 1С: бот создаст карточки кандидатов и загрузит в единую базу(фото, резюме, портфолио, согласие на обработку персональных данных)
- Популярными ATS
- Рекрутинговыми сайтами: Headhunter, Superjob, Avito Работа
- Календарем дел в 1С:Документооборот, Outlook, Google Calendar
- И другими системами по индивидуальному запросу