Система учёта рабочего времени – «таблетка» для HR-а?

В современных реалиях HR – это не столько «специалист по кадрам», сколько правая рука руководителя: человек, который принимает участие в огромном количестве бизнес-процессов. Именно поэтому на первый план для HR выходит оптимизация собственного времени… и именно поэтому таким специалистам жизненно важно, чтобы в компании использовалась система учёта рабочего времени сотрудников (СУРВ).

На что тратит время HR?

Весь круг профессиональных обязанностей HR можно разделить на четыре больших сферы деятельности.

Поиск персонала

Классическая задача, но – если говорить о вовлечённых в руководство компанией HR – она включает в себя в том числе оценку потребностей бизнеса в том или ином специалисте. Зачастую руководитель HR-отдела сам оценивает необходимость открытия той или иной вакансии, а для этого он должен иметь максимально полные данные об уже занятых в компании сотрудниках и о проектах, над которыми они работают.

Как помогает СУРВ: в один клик даёт подробную статистику по каждому отделу, команде или конкретному человеку, работающему в компании. Количество часов, потраченных на ту или иную деятельность, график, продуктивность – всё, что нужно знать.

Наём новых сотрудников

Непосредственное проведение собеседований, оценка профессиональных компетенций и личных качеств кандидата. Опять же, чтобы подобрать идеально подходящего на ту или иную должность сотрудника, необходимо чётко понимать специфику этой должности и предполагаемую нагрузку.

Как помогает СУРВ: собранная системой статистика позволяет составить максимально точный «портрет компетенций» для каждой вакансии.

Адаптация новых сотрудников

После того, как человек нанят на работу, HR обязан проследить за его адаптацией в коллективе. Выстраивание взаимоотношений с коллегами, готовность работать в команде, обучение и планомерное увеличение нагрузки по мере адаптации – грамотный HR контролирует все эти моменты.

Как помогает СУРВ: личное, слишком пристальное, внимание со стороны HR может негативно сказаться на психологическом состоянии нового сотрудника. В то же время СУРВ позволяет максимально эффективно отслеживать продуктивность работы новичка – и в течение испытательного срока понять уровень его мотивации и вовлеченности в рабочий процесс.

Оценка уже работающих в компании людей

HR отвечает за весь коллектив в целом – и за каждую отдельную команду, за каждого конкретного сотрудника в частности. Грамотный профессионал всегда держит руку на пульсе: следит за эффективностью работы каждого человека, за графиками выполнения работ по проектам и т. д. Если происходят какие-то изменения – неважно, позитивные или негативные – HR должен незамедлительно отреагировать на динамику: проанализировать её, сделать выводы и выступить с соответствующими предложениями, которые касаются либо исправления негативной ситуации, либо закрепления позитивных изменений.

Как помогает СУРВ: лично следить за каждым сотрудником и каждым отделом практически невозможно. Даже в малом бизнесе это отнимает колоссальное количество времени и сил, а в средних или больших компаниях личный контроль попросту нельзя реализовать. СУРВ автоматически анализирует продуктивность как отдельных работников, так и структурных подразделений, в которых они трудятся, моментально формирует все нужные отчёты и способна уведомлять об отклонениях от нормального положения вещей.

Конкретные возможности СУРВ

Выше мы говорили о преимуществах, которые даёт система учёта рабочего времени в целом – сейчас же хотелось бы поговорить о вполне конкретных задачах, которые с помощью СУРВ решаются гораздо проще, чем без неё.

Планирование корпоративных мероприятий

Тимбилдинг, уведомительные собрания, кофе-брейк – в деятельности каждой компании есть десятки мероприятий, которые не относятся к непосредственной работе. Идеально, если подобные события происходят в момент, когда все сотрудники наименее продуктивны: в этом случае вы будете уверены, что не отвлекаете людей от работы в наиболее напряжённые часы, а общая производительность труда будет максимальной.

Как помогает СУРВ: система учёта рабочего времени выводит точный график, на котором видно, в какое время дня производительность у сотрудников минимальная. На этот период HR и ставит подобные мероприятия, экономя время и силы на планирование.

Оценка выгорания сотрудников

Профессиональное выгорание – очень распространённая проблема. Часто бывает так, что у идеально работающего сотрудника наступает переутомление и пропадает интерес к работе. На фоне этого снижаются показатели, а вовлеченность человека в процесс падает. Особенно это критично, если работник занимает ключевую должность – в этом случае его профессиональное выгорание может плохо сказаться на всём состоянии бизнеса в целом.

С помощью СУРВ легко можно заметить, что у кого-то из сотрудников продуктивность труда упала относительно его же нормальных показателей – причём на графике это будет видно намного раньше, чем вживую. При появлении подобного тревожного маркера HR должен незамедлительно начать работу с выгорающим сотрудником, а СУРВ поможет оценивать эффективность этой работы.

По нашему опыту, гораздо важнее проверить, насколько выгорели старые сотрудники, чем мониторить вновь прибывших. Новые сотрудники, как правило, работают на энтузиазме.

После внедрения в нашей компании системы Kickidler стало известно, что один «старый» специалист, который постоянно сетовал на сильную загруженность, просто по полдня сидел на новостном сайте.

Система учета рабочего времени – однозначно полезный инструмент для HR, но использовать ее нужно (обязательно нужно!) не только для контроля, но и для более позитивных целей. Вы можете выявлять наиболее продуктивных сотрудников и как-то поощрять их. Можете контролировать, чтобы работники хотя бы раз в два часа делали небольшие перерывы в работе. Это заметно повышает их продуктивность и мотивацию…”.

Ольга Дорошенко, Руководитель отдела персонала, ЗАО "ИНТЕРСКОЛ"

Оценка деятельности самого HR

Зачастую руководители компаний сталкиваются с проблемой в оценке работы HR: как должны выглядеть результаты, какие KPI назначить? Система учёта рабочего времени позволяет точно оценить продуктивность труда всех сотрудников компании – и, что ещё более важно, динамику этой продуктивности за определённый период. Соответственно, у вас появляются на 100% прозрачные показатели, на которые можно опираться при формировании отчёта о своей деятельности.

Оценка персонала: альтернатива ассессмент-центру

Ассессмент-центр – один из наиболее точных методов оценки реальных компетенций сотрудников, но он требует достаточно масштабного вложения времени и сил. Зачастую приходится привлекать внешних экспертов, а входящие в состав метода упражнения заставят сотрудников компании отвлечься от работы.

Используя систему учёта рабочего времени, у вас всегда будет под рукой подробная статистика, на основе которой можно сформировать нормы продуктивности сотрудников и оценить уровень вовлеченности людей в бизнес-процессы. Это абсолютно прозрачная и совершенно бесценная для точного планирования информация.

Выявление сотрудников, собирающихся увольняться

Если человек ищет новую работу, это всегда заметно по снижению его трудоспособности – и характера деловой активности в целом. Современные системы учёта рабочего времени собирают данные в том числе о том, чем сотрудник занимается за компьютером, поэтому вы сможете достаточно быстро выявить людей, собирающихся увольняться.

Первым маркером станет упавшая производительность труда, а потом – при более детальном рассмотрении активности этого сотрудника – вы заметите, что он открывал сайты с вакансиями, составлял «портфолио» из своих проектов и т. д. Если речь идёт о ценном сотруднике, можно будет снять данные с кейлоггера и вовремя принять меры по защите конфиденциальной информации: снизить его доступ, сменить пароли, сделать бэкапы и т. д.

Создание табеля рабочего времени

Создание и ведение табеля учета рабочего времени (ТУРВ) также нередко ложится на хрупкие плечи HR-специалиста. Учет приходов, уходов, опозданий и переработок, а также интеграция его с графиком отпусков – все это возможно автоматизировать при помощи системы учета рабочего времени. В одном и том же интерфейсе вы сможете анализировать продуктивность и дисциплину сотрудников на рабочих местах.

Этапы внедрения СУРВ

В конечном счёте система учёта рабочего времени – необходимый руководству компании (и, в первую очередь, HR-у) инструмент аналитики. При этом внедрение СУРВ потребует значительно меньших трат времени и сил, чем может показаться.

5 простых этапов внедрения СУРВ:

  1. Физическая установка. Подключение сервиса, установка программного обеспечения – может проводиться как в открытом режиме, так и в скрытом, не афишируя факт наличия системы перед сотрудниками;
  2. Задание графиков работы. Для всей компании, отдельных отделов или даже сотрудников – рабочие часы настраиваются очень гибко;
  3. Создание списка продуктивных и непродуктивных сайтов и приложений. Продуктивные – сайты и приложения, необходимые для работы. Непродуктивные - социальные сети – если, конечно, речь идёт не об SMM-специалисте – новостные сайты, онлайн-игры и т. д. Система будет учитывать заходы на сайты и запуск программ, показывая на графиках их соотношение;
  4. Определение нормы продуктивности. Это можно сделать как сразу же после установки системы, так и спустя какое-то время – собрав определённую статистику с помощью той же системы. В любом случае, как только вы зададите норму, СУРВ будет уведомлять об отклонении от неё, а также выявлять самых продуктивных и непродуктивных работников;
  5. Создание списка нарушений. Посещение сайта по поиску работы, открытие файлов с определенными заголовками – вам нужно будет определиться с моментами, которые вы будете считать требующим внимания HR-а нарушением. СУРВ в таком случае будет уведомлять вас о совершаемом нарушении.

Всё, на этом моменте система полностью готова к использованию: осталось следить за её отчётами и, основываясь на полученных данных, работать с «проблемными» сотрудниками и поощрять отличившихся. Современные СУРВ – такие, как Kickidler – предоставляют в ваше распоряжение гибкий, мощный и эффективный инструмент аналитики: экономят время, силы, ресурсы. Мы думаем, этого вполне достаточно, чтобы назвать систему учёта рабочего времени обязательной к внедрению в любой современной компании.

Ключевые слова: 
Рубрика: