Цифровизация кадрового документооборота: почему переходить на КЭДО нужно уже сейчас?

Не все сегодня считают, что кадровый электронный документооборот (КЭДО) станет обязательным. Но предпосылок для этого более чем достаточно. Мы обсудим самые важные из них и расскажем, как КЭДО из амбициозного проекта активно трансформируется в обязательную меру.

А заодно обсудим, почему компаниям лучше готовиться к обязательной цифровизации кадровых документов уже сейчас.

Как государство пришло к цифровизации кадровых документов

Первые шаги были сделаны в 2002 году, когда вышел первый закон «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ. Компании и предприниматели получили право использовать электронную подпись для организации электронного документооборота. А через 6 лет это право стало обязанностью: предприятия-налогоплательщики со штатом более 100 человек должны были представлять отчётность только в электронном виде. К тому моменту так делали лишь 3 % таких предприятий. Остальные 97 % были вынуждены в экстренном режиме осваивать нововведение и начинать двигаться по пути прогресса. 

В 2017 году эстафету ФНС перенял Минтруд, создавший рабочую группу для анализа возможностей перевода кадрового документооборота в цифру. Через год начался эксперимент по внедрению КЭДО, регламентированный приказом Минтруда России № 194 от 26.03.2018. Однако на старте обнаружилась проблема. При утрате электронного документа из корпоративной информационной системы восстановить его было невозможно. Для массового перехода на КЭДО нужно было обеспечить дублирование информации о занятости каждого работника в государственной информационной системе.

Такая система появилась с введением электронных трудовых книжек. В 2019 году вступил в силу закон о введении электронных трудовых книжек. Теперь работники получили возможность отказаться от бумажной трудовой в пользу электронной. Обратного перехода закон не предусматривал. И это максимально красноречиво подсветило серьёзность намерений государства относительно цифровизации кадровых документов.

Второй эксперимент стартовал в апреле 2020 года. По его результатам в 2021 году появился Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». С ним у компаний появилось право вести кадровый документооборот в электронном формате. При этом только три типа документов закон не разрешил перевести в «цифру»:

  • акты о несчастных случаях;
  • приказы об увольнении;
  • журналы инструктажей по охране труда.

Все остальные кадровые документы закон разрешил подписывать и хранить в электронном виде.

А в 2022 году у многих сотрудников вообще нет выбора между цифрой и бумагой. Тем, кто впервые устраивается на работу с января 2022 года, выбирать, как вести кадровые документы, не приходится. Новые сотрудники автоматически подключаются к КЭДО, если его уже используют в компании. С трудовыми книжками аналогично: если нет стажа, то работнику заводят только электронную трудовую книжку.

Попутно начинают запускаться и разрастаться более мелкие проекты цифровизации. Вот уже и МФЦ выдают гражданам цифровые подписи, а портал «Работа в России» заменяет подачу отчётности в центры занятости.

«Цифра» будет обязательной — в этом нет сомнений

— «Темпы перевода документов в электронный вид и настойчивость законодателя дают однозначный ответ: электронному документообороту в России быть. Единственный вопрос, который всё ещё остаётся открытым, — как долго нам ждать повсеместного внедрения кадрового ЭДО», — говорит руководитель сервиса КЭДО в СберКорус Алексей Сахненко.

Первым к КЭДО стал приобщаться крупный бизнес. В экспериментальном переходе в 2020 году приняли участие 375 компаний. Большая часть продолжила вести кадровый документооборот в электронном формате.

Причин для перехода на пока необязательный КЭДО несколько:

  • Большое количество сотрудников — это серьёзные затраты на оформление документов, которые сокращаются при переходе в цифровой вариант.
  • Отлаженные процессы в крупных компаниях позволяют проще переложить их на электронный лад.
  • Чем больше организация, тем больше времени требуется на внедрение нововведений.

— «По данным СберКорус внедрение электронного кадрового документооборота в компании от 1000 человек занимает от 3 до 6 месяцев. И сейчас — лучшее время подготовить кадровые процессы к цифровизации, пока за ошибки и неточности нет штрафов», — говорит руководитель проектов внедрения в СберКорус Надежда Опалева.

Как КЭДО помогает экономить

Не стоит воспринимать предстоящее обязательное внедрение КЭДО как попытку бюрократизировать кадровые процессы. Давайте посчитаем, сколько реально может сэкономить компания за счёт цифровизации.

Пример:

В компании «Экологически чистые молочные продукты» работает 2000 человек. Сотрудников кадрового делопроизводства в компании всего 6. За год каждый сотрудник КДП оформляет около 30 типов документов на одного работника — от заявлений на отпуск до внутренних локальных нормативных актов. В компании средняя текучесть кадров составляет 23 %.

Только представьте, всего компании приходится оформлять 73 800 документов в год! Если считать, что каждый документ занимает примерно полтора листа, а ещё и требует дубликата, компания «Экологически чистые молочные продукты» тратит 221 400 листов бумаги в год. Возьмём эти данные и рассчитаем, сколько компания тратит на бумажный документооборот и сколько сможет сэкономить, перейдя на КЭДО.

Получается, что при таких исходных данных компания, перейдя на КЭДО, может сэкономить 2 884 813 рублей в год!

Впрочем, дело не только в экономии:

  • КЭДО исключает ошибки в документах и возможность утери.
  • Гибкость системы позволяет в короткие сроки перевести в «цифру» любой кадровый процесс.
  • КЭДО экономит время сотрудников: согласовать и подписать цифровые документы можно за несколько минут, не отходя от рабочего места, тогда как согласование и подписание одного бумажного документа может занять до нескольких часов, а то и дней. А сэкономленное время можно направить на решение действительно важных задач.
  • Подписывать документы можно, находясь в любой точке мира, и с любого устройства (смартфон, планшет, ПК).
  • Возможна интеграция с любой учётной системой.
  • КЭДО помогает создать систему управления всеми документами сотрудников: можно просматривать статусы документов и сроки их подписания, управлять напоминаниями для сотрудников через e-mail.

Узнайте больше о преимуществах КЭДО  и не откладывайте цифровизацию кадровых документов в долгий ящик.

Ключевые слова: 
Рубрика: 
+1
0
-1