Не все сегодня считают, что кадровый электронный документооборот (КЭДО) станет обязательным. Но предпосылок для этого более чем достаточно. Мы обсудим самые важные из них и расскажем, как КЭДО из амбициозного проекта активно трансформируется в обязательную меру.
А заодно обсудим, почему компаниям лучше готовиться к обязательной цифровизации кадровых документов уже сейчас.
Как государство пришло к цифровизации кадровых документов
Первые шаги были сделаны в 2002 году, когда вышел первый закон «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ. Компании и предприниматели получили право использовать электронную подпись для организации электронного документооборота. А через 6 лет это право стало обязанностью: предприятия-налогоплательщики со штатом более 100 человек должны были представлять отчётность только в электронном виде. К тому моменту так делали лишь 3 % таких предприятий. Остальные 97 % были вынуждены в экстренном режиме осваивать нововведение и начинать двигаться по пути прогресса.
В 2017 году эстафету ФНС перенял Минтруд, создавший рабочую группу для анализа возможностей перевода кадрового документооборота в цифру. Через год начался эксперимент по внедрению КЭДО, регламентированный приказом Минтруда России № 194 от 26.03.2018. Однако на старте обнаружилась проблема. При утрате электронного документа из корпоративной информационной системы восстановить его было невозможно. Для массового перехода на КЭДО нужно было обеспечить дублирование информации о занятости каждого работника в государственной информационной системе.
Такая система появилась с введением электронных трудовых книжек. В 2019 году вступил в силу закон о введении электронных трудовых книжек. Теперь работники получили возможность отказаться от бумажной трудовой в пользу электронной. Обратного перехода закон не предусматривал. И это максимально красноречиво подсветило серьёзность намерений государства относительно цифровизации кадровых документов.
Второй эксперимент стартовал в апреле 2020 года. По его результатам в 2021 году появился Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». С ним у компаний появилось право вести кадровый документооборот в электронном формате. При этом только три типа документов закон не разрешил перевести в «цифру»:
- акты о несчастных случаях;
- приказы об увольнении;
- журналы инструктажей по охране труда.
Все остальные кадровые документы закон разрешил подписывать и хранить в электронном виде.
А в 2022 году у многих сотрудников вообще нет выбора между цифрой и бумагой. Тем, кто впервые устраивается на работу с января 2022 года, выбирать, как вести кадровые документы, не приходится. Новые сотрудники автоматически подключаются к КЭДО, если его уже используют в компании. С трудовыми книжками аналогично: если нет стажа, то работнику заводят только электронную трудовую книжку.
Попутно начинают запускаться и разрастаться более мелкие проекты цифровизации. Вот уже и МФЦ выдают гражданам цифровые подписи, а портал «Работа в России» заменяет подачу отчётности в центры занятости.
«Цифра» будет обязательной — в этом нет сомнений
— «Темпы перевода документов в электронный вид и настойчивость законодателя дают однозначный ответ: электронному документообороту в России быть. Единственный вопрос, который всё ещё остаётся открытым, — как долго нам ждать повсеместного внедрения кадрового ЭДО», — говорит руководитель сервиса КЭДО в СберКорус Алексей Сахненко.
Первым к КЭДО стал приобщаться крупный бизнес. В экспериментальном переходе в 2020 году приняли участие 375 компаний. Большая часть продолжила вести кадровый документооборот в электронном формате.
Причин для перехода на пока необязательный КЭДО несколько:
- Большое количество сотрудников — это серьёзные затраты на оформление документов, которые сокращаются при переходе в цифровой вариант.
- Отлаженные процессы в крупных компаниях позволяют проще переложить их на электронный лад.
- Чем больше организация, тем больше времени требуется на внедрение нововведений.
— «По данным СберКорус внедрение электронного кадрового документооборота в компании от 1000 человек занимает от 3 до 6 месяцев. И сейчас — лучшее время подготовить кадровые процессы к цифровизации, пока за ошибки и неточности нет штрафов», — говорит руководитель проектов внедрения в СберКорус Надежда Опалева.
Как КЭДО помогает экономить
Не стоит воспринимать предстоящее обязательное внедрение КЭДО как попытку бюрократизировать кадровые процессы. Давайте посчитаем, сколько реально может сэкономить компания за счёт цифровизации.
Пример:
В компании «Экологически чистые молочные продукты» работает 2000 человек. Сотрудников кадрового делопроизводства в компании всего 6. За год каждый сотрудник КДП оформляет около 30 типов документов на одного работника — от заявлений на отпуск до внутренних локальных нормативных актов. В компании средняя текучесть кадров составляет 23 %.
Только представьте, всего компании приходится оформлять 73 800 документов в год! Если считать, что каждый документ занимает примерно полтора листа, а ещё и требует дубликата, компания «Экологически чистые молочные продукты» тратит 221 400 листов бумаги в год. Возьмём эти данные и рассчитаем, сколько компания тратит на бумажный документооборот и сколько сможет сэкономить, перейдя на КЭДО.
Получается, что при таких исходных данных компания, перейдя на КЭДО, может сэкономить 2 884 813 рублей в год!
Впрочем, дело не только в экономии:
- КЭДО исключает ошибки в документах и возможность утери.
- Гибкость системы позволяет в короткие сроки перевести в «цифру» любой кадровый процесс.
- КЭДО экономит время сотрудников: согласовать и подписать цифровые документы можно за несколько минут, не отходя от рабочего места, тогда как согласование и подписание одного бумажного документа может занять до нескольких часов, а то и дней. А сэкономленное время можно направить на решение действительно важных задач.
- Подписывать документы можно, находясь в любой точке мира, и с любого устройства (смартфон, планшет, ПК).
- Возможна интеграция с любой учётной системой.
- КЭДО помогает создать систему управления всеми документами сотрудников: можно просматривать статусы документов и сроки их подписания, управлять напоминаниями для сотрудников через e-mail.
Узнайте больше о преимуществах КЭДО и не откладывайте цифровизацию кадровых документов в долгий ящик.
Поделиться
