Вариант реализации корпоративной библиотеки на SharePoint

В век прогресса и технических революций довольно сложно замотивировать сотрудников отложить свой мобильный телефон или планшет и взять в руку книгу.

В нашей компании мы тщательно обдумывали, как лучше подойти к решению создания корпоративной традиционной «бумажной библиотеки». Решение пришло с внедрением и началом использования программы SharePoint для хранения и совместного использования различных файлов и материалов. На базе SharePoint был создан каталог для нашей корпоративной библиотеки, к которому есть доступ у каждого сотрудника с рабочего компьютера. На странице каталога указаны категории, по которым у нас распределены все имеющиеся в библиотеке книги.

Это такие категории как: эмоциональный интеллект, деловая коммуникация, публичные выступления, управление временем, управление проектами, инновации, менеджмент, лидерство, навыки презентация и др. 

Книги «привязаны» к одной или более категориям. Администратор каталога создает новый элемент в момент поступления книг, указывает название, прикрепляет изображение обложки, аннотацию и информацию об авторе.  Сотрудники могут просматривать книги по месяцу поступления, по категориям. Каждая категория работает как ссылка, нажав на нее сотрудник может перейти в интересующий его раздел и просмотреть все книги, которые к нему отнесены. Сами книги находятся на полке, в отделе по обучению и развитию. Сотрудник может «забронировать» себе заинтересовавшую его книгу по электронной почте, нажав на значок письма ниже аннотации.

Также сотрудник может оставлять свои заметки после прочтения, рекомендовать или не рекомендовать книгу. Данная опция позволяет сотрудникам дискутировать о книге.

Администратор ведет журнал выдачи книг там же на SharePoint, создавая новую запись, имена сотрудников связаны с общей базой и автоматически подбираются из списка. Администратор может выгружать все данные по движению книг в файл excel и анализировать данные – сколько было взято книг, из каких подразделений, какие категории самые популярные, какие книги самые «читаемые».

При просмотре поста про книгу сотрудник сразу видит, есть ли данная книга в библиотеке или она на руках - для этого мы используем визуальные значки:

Для того, чтобы узнать о новых поступлениях сотруднику не обязательно каждый раз заходить на страницу библиотеки, он один раз может настроить себе RSS Feed в Outlook и получать автоматическое оповещение о новых книгах сразу на свою рабочую почту в отдельно созданную для этого папку.

Наши сотрудники активно пользуются библиотекой в таком виде. За несколько месяцев существования библиотеки у нас накопилось более 150 бизнес-книг на русском и английском языках. Недавно мы подводили итоги года, определили самые читающие отделы, отметили ежедневниками по методам Стивена Кови и Глеба Архангельского самых читающих сотрудников, рассказали, какие книги и темы самые популярные в нашей компании сейчас.

А какие решения корпоративных библиотек у вас?

Яна Ковалева, Менеджер по обучению и развитию персонала, компания Кинросс, Россия

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1