Итак, сразу к делу… Что необходимо учесть при подготовке к сессии своими силами:
-
Четко обозначить цель и ожидаемый результат
Вы хотите подвести итоги? Обсудить проблемы? Или найти идеи новых проектов? Или Вы просто хотите единого четкого понимания планов и согласованной работы в будущих периодах? А, возможно, пришло время обсудить рыночную стратегию и маркетинговое позиционирование в целом? Выберите один самый главный вопрос и для него определите цель и формат результата. Не пытайтесь «впихнуть невпихуемое» и «объять необъятное». Лучше качественно и глубоко проработать один вопрос, чем пытаться решить все назревшие мелкие вопросы и проблемы, не погружаясь в их суть.
-
Определите место данной стратегической сессии относительно остальной планово-аналитической работы в компании
Я встречаю всё больше грамотных руководителей, которые понимают: стратегическая сессия – это не «волшебная таблетка» и не не «разовая заплатка». Сессия должна быть вплетена в системную деятельность по развитию компании: что-то должно происходить до, и что-то должно происходить после. Давайте разберемся, что именно, для примера.
До сессии желательно провести анализ внутренней среды и ситуации на рынке.
По внутренней среде самое простое, что можно сделать – это запустить анонимное исследование персонала с предложением выразить свое мнение о компании и своей работе. Это может быть балльная оценка удовлетворенности и один открытый вопрос, например такой «Выразите свое мнение, что можно изменить или оставить в компании, чтобы эффективность работы и Ваша личная удовлетворенность выросли».
Я видела много версий анкет внутренних исследований, иногда это целые многотомники, которые дочитать до конца сложно, не то что заполнить. Пожалуйста, не усложняйте, проявите сострадание к людям, включите здравый смысл. Я Вас уверяю, людям просто надо дать возможность высказаться в максимально простой форме, с гарантией полной анонимности. И тогда вы услышите больше, чем при использовании сложных многоступенчатых анкет. Лучше потратить время на обработку немного несистемных комментариев, чем потерять суть из-за лишней формальности и тяжести анкеты.
По внешней среде – соберите все имеющиеся готовые маркетинговые исследования, проведите анализ предложения и спроса на интересующих и смежных рынках, оцените свою позицию относительно конкурентов, в т.ч. косвенных. Получите обратную связь от клиентов, в т.ч. тех, что вас не выбрали или покинули. Выявите тенденции рынка. Это необходимо делать до сессии силами маркетологов или профессиональных аналитиков. У некоторых моих заказчиков всё еще в головах имеется иллюзия, что маркетинговый анализ – это задача для стратегической сессии. Нет, друзья. На стратсессии можно принимать решения, куда двигаться, выбирать стратегию на основе анализа. Заниматься кропотливым сбором рыночной информации и первичной обработкой данных в ходе одного-двух дней работы с полным составом ТОПов не целесообразно! Иногда на сессии оказываются команды, которые варятся «в собственном соку» и вообще не в курсе того, что происходит снаружи на рынке: что предлагают конкуренты, что думают клиенты и т.д.. Вся аналитическая подготовительная работа по анализу рынка должна проводиться заранее профессионалами.
После сессии кто-то должен взять на себя задачу курировать намеченные планы. Участники должны получить рассылку с принятыми решениями и план работ. Должна быть внедрена система контроля и поддержки реализации решений. Часто необходимо собрать еще 1-2 специальных сессии для проработки наиболее актуальных вопросов, которые не удалось полностью рассмотреть на первом мероприятии.
-
Составьте план сессии и будьте готовы от него отказаться
Я сейчас предлагаю то, за что меня осудит больше половины моих коллег: модераторов, фасититаторов, тренеров. Но, как показывает опыт, – лучшие сессии – это живые сессии, а не «по регламенту». Да, план нужен. Да, его желательно придерживаться. Но на практике необходимо двигаться от настроений людей, а не от плана. Живые (!) люди сомневаются и принимают решения. И иногда для того, чтобы понять что-то, договориться, принять решение, необходимо быть в моменте, забыть о том, какой конкретно шаг должен быть следующим. Не ставьте регламент во главу угла. Главные фокусы внимания – это конечная цель и настроения людей. Чтобы продвинуться к цели необходимо быть максимально гибкими и креативными. Еще раз – это живые люди. А всё живое развивается по более сложным траекториям, чем мы можем спланировать.
Конечно, нахождение баланса план-импровизация требует опыта или развитой интуиции. Но, как минимум, Вы можете использовать проверочный вопрос: «Для получения итогового желаемого результата что более целесообразно сейчас: жестко следовать плану или внести изменения?»
-
Приготовьте набор фасилитационных (модерационных) инструментов (технологий работы с группой)
Когда за дело берется любитель, сессия может превратиться в бесконечно долгое нудное совещание или в базар. Между тем, существует огромное количество способов, как организовать совместную работу, чтобы это было интересно и результативно.
Часть инструментов включите в план, часть держите про запас, если потребуется импровизация.
Найти информацию о фасилитационных инструментах можно в книгах и статьях на эту тему, или, еще проще, зайдите в специальный магазин для тренеров – там кроме методических пособий можно сразу купить карточки и другие материалы, которые сделают сессию более яркой, интересной. Даже если ничего покупать Вы не будете, просто пролистайте каталоги, там Вы найдете вдохновение и идеи, как выстроить работу (как минимум увидите разные способы организации обсуждения и визуализации). Или просто поговорите с тем, кто сессии проводит – попросите поделиться парой-тройкой рекомендаций по инструментам. Я ни разу не отказывала своим заказчикам и даже людям со стороны, если меня спрашивали рекомендации, как самим провести сессию. Думаю, другие мои коллеги, увлеченные своим делом, также не откажутся дать совет.
-
Не пытайтесь сами продумать всё. Вовлекайте других участников для обсуждения приоритетных целей, плана и ключевых вопросов сессии до и во время мероприятия.
Даже я ловлю себя иногда на том, что пытаюсь «придумать» сценарий заранее одна. Ничего не надо придумывать. Необходимо лишь фиксировать и упорядочивать ожидания, рационализировать появляющиеся мысли, грамотно задавать вопросы, требующие ответов. И в этом всегда помогает команда. Один в поле не воин. Особенно в отношении стратегических сессий.
-
Про само ведение. Пару слов скажу об участниках, не согласных с общим мнением в ходе обсуждений
Секрет успеха стратегической сессии заключается в том, чтобы не отрицать любое мнение, даже если оно идет вразрез со всеми другими. Я не раз сталкивалась с ситуацией, когда давая возможность высказаться всего одному человеку, не согласному со мнением окружающих, нам удавалось выявить важный риск или даже развернуть целый проект в другую сторону. Сессия нужна не для того, чтобы большинство согласилось. Согласиться должны ВСЕ. И за мнением каждого стоит какое-то основание, какой-то аргумент, который другие могут не замечать. Это принципиально. Иначе это не стратегическая сессия, а обычное совещание. В случае, если даже после длительных обсуждений один или два человека остаются против, необходимо принять решение, что делать с их несогласием. Вопрос должен быть закрыт до того, как все разойдутся. Самый крайний вариант – эти люди покидают команду. На моей практике я пока с таким кардинальным решением не сталкивалась, но теоретически это вполне возможно. Необходимо понимать, что противники идей будут вносить разброд и шатание уже после сессии в работу всей команды. Единство движения команды – критический фактор.
-
Часто возникает вопрос по количеству и уровню участников, а также длительности сессий. Как лучше?
Одного правильного решения здесь нет. По моему опыту, при правильной организации, наиболее эффективны сессии с участием 10-25 человек. Обычно это уровень ТОПов и руководителей. В группу участников я также рекомендую включать аналитиков, если они есть в Вашей компании. Рядовой аналитик на сессии иногда ценнее чем высокопоставленный ТОП, т.к. он знает детали, видит картинку целиком и мыслит системно (не все ТОП-менеджеры обладают навыками системного мышления, часто это просто хорошие администраторы, а для стратегической сессии нужен стратегический подход, этой компетенции должно быть достаточно). Конечно, сессию можно сделать камерной только для ТОПов на 4-9 человек, но тогда в будущем придется отдельно сталкиваться с вопросом сопротивления и недостаточной вовлеченностью персонала. Стратегическая сессия же как ничто другое обеспечивает вовлеченность персонала, Вы убиваете сразу двух зайцев – и решения принимаете и сопротивление возможное прорабатываете.
Никто не запрещает Вам сделать страт-сессию на 100 и более человек. Но в этой статье мы говорим о самостоятельной организации, поэтому я бы не рекомендовала без профессиональных ведущих запускать такие масштабные мероприятия.
Что касается длительности, то здесь тоже нет одного правильного решения. Я считаю наиболее оптимальными 1-2-дневные сессии. За меньшее время не удастся включить участников и проработать вопросы, а слишком длительный процесс может привести к ненужной усталости. Но, еще раз повторюсь – профессиональный ведущий может что-то сделать за час и может обеспечить вовлеченность даже на долгих дистанциях для больших сессий. Просто не стоит идти на риск, если Вы беретесь за дело без наличия достаточного уровня компетенции.
-
Место проведения
Крайне рекомендую выезжать за пределы офиса, даже если есть собственная хорошая аудитория. Здесь срабатывает психологический аспект: новое окружение, новая среда, невозможность быстро выбежать «на пару минут» порешать текущий срочный рабочий вопрос. От психологии в этом вы никуда не денетесь. И не экономьте на пространстве! От аудитории действительно зависит успех мероприятия. Участникам должно быть приятно находиться в новом пространстве.
Помещение должно быть светлым, проветриваемым (аудитории без открываемых окон, даже с самыми хорошими кондиционерами, не совсем подходят), без посторонних шумов, навязчивого дизайна (внимание не должно утекать). Хорошо, если для кофе-пауз вместо привычных всем плюшек будет шоколад, орехи, фрукты и нарезки овощей (способствует ясности ума, не вызывает тяжести). Кстати, если получится и обеды сделать легкими и здоровыми, это тоже приветствуется.
В аудитории должно быть достаточно свежей воды. Чтобы хорошо соображать необходимо достаточно пить! Кому-то может показаться странным, что я уделила столько внимания таким бытовым вопросам. Но, поверьте моему опыту, ленивые послеобеденные сытые и сонные участники на стратсессии – это не то, что Вам нужно.
Технически лучше работать без столов – использовать только стулья и стены. Ученые установили, что творческое мышление работает лучше, если люди стоят, а не сидят, обсуждая что-то вместе. Если столы всё же вам ближе и понятнее по духу, постарайтесь организовать мобильное пространство – чтобы была возможность иногда сидеть за столами в группах, а иногда всем вместе подковой или рядами. В идеале, чтобы и столы и стулья двигались (на колесиках).
-
Чередуйте типы активностей.
Например типировать все активности на сессии можно так:
- Общий процесс - малые группы – индивидуальная работа
- Стоя – сидя – на ходу
- Творчески без тормозов – критически трезво
- Молча – Шумно
- Готовые аналитические инструменты и шаблоны визуализации – Свобода творчества
- Смешанные группы – Группы по направлениям и подразделениям
- Большие промежутки времени для работы – Малые короткие сеты с промежуточными результатами.
И т.д..
Проверьте сценарий программы, не зависаете ли Вы на каком-то одном типе активности (например, когда участники все время вместе все обсуждают, сидя за столом и никогда не делают ничего самостоятельно). И не забывайте о разминках, эмоциональных и интеллектуальных зарядках. Нет ничего хуже, чем попытка разрабатывать стратегические решения с вытянутыми лицами утомленных участников.
В заключении хочу сказать, что для проведения сессии, как и для любого группового мероприятия, нужен прежде всего здравый смысл и способность эмоционально вовлекать людей. Если у Вас есть и то и другое, Вы сами, не зная того, скорее всего, изобретете немало модерационных и фасилитационных инструментов. И вполне может оказаться, что Ваши инструменты будут ничем не хуже чем то, что предложит профессиональный ведущий стратегических сессий. Удачи, коллеги!
Маргарита Иванова, профессиональный ведущий стратегических и проектных сессий, бизнес-тренер, консультант
Поделиться
