Любому руководителю рано или поздно придется столкнуться с проблемами в кадровых делах. Это не удивительно, ведь само занятие кадровым делопроизводством - задача не из простых. В этом материале разберемся с чего нужно начать, чтобы поставить эту работу на правильные рельсы.
Глобально кадровую работу можно начать с выполнения нескольких шагов:
- организация кадрового делопроизводства;
- формирование штатного расписания;
- определение необходимое количество локальных нормативных актов;
- создание проекта трудового договора;
- подготовка документов для ведения трудовых книжек новых работников.
В рамках первого шага необходимо определить ответственного работника за состояние кадрового делопроизводства. Обычно это работники отдела кадров, число которых зависит от количества штата, сферы деятельности организации, текучести кадров и т.д. Ответственный работник будет отвечать за выполнение последующих шагов.
Штатное расписание — один из первичных документов кадрового делопроизводства. Этот документ по сути показывает потребность работодателя в тех или иных кадрах. Носит он распорядительный характер, то есть утверждается приказом руководителя организации.
Очень важно никогда не оформлять ни одного работника вне штатного расписания по трудовому договору. Допускается привлечение к работам специалистов - внештатников только по договору ГПХ.
Кто должен разрабатывать штатное расписание? В соответствии с квалификационным справочником разработка штатного расписания - функция экономиста. Конечно такой специалист есть не на каждом предприятии, поэтому ответственным за разработку штатного расписания работник, которого назначит работодатель. Штатное расписание хранится постоянно, а изменения в него можно вносить без ограничений.
На пути к становлению кадровой работы очень важно определить количество необходимых локальных актов. Существует список ЛНА, которые обязательно должны быть в каждой организации, то есть независимо от специфики ее деятельности:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- положение по порядку обработки персональных данных;
- положение о системе управления охраной труда;
- положение по нормированию труда (может быть включено в ПВТР);
- кодекс корпоративной этики.
К слову, положение об оплате труда можно не разрабатывать, его требования могут быть прописаны в ПВТР или коллективном договоре.
Важным обязательным документом является график отпусков. Без него нельзя организовать процесс ухода работников в отпуск и выплаты им отпускных.
Со всеми ЛНА работников нужно ознакамливать под подпись, если не действует система электронного кадрового документооборота в отношении процедуры ознакомления с ЛНА.
Трудовой договор — один из самых главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Прежде чем, написать вышеуказанные локальные акты, в первую очередь нужно заняться создаем проформы ТД.
Утвержденной типовой формы трудового договора нет, точнее сказать она есть не для каждого работника. Существует только типовая форма договора разработана и для руководителей госучреждений и работодателей СМП, отнесенных к микропредприятиям. Остальные работодатели вправе разрабатывать проформу ТД по своему усмотрению .
В проформе обязательно нужно учитывать требования ст. 57 ТК РФ. К ним относятся:
- Ф.И.О. работника и наименование работодателя/Ф.И.О. работодателя — физического лица);
- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
- ИНН работодателя, кроме работодателей — физлиц, не являющихся ИП;
- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
- место и дата заключения трудового договора.
Если деятельность работника связана с обслуживанием материальных ценностей, нужно дополнительно подготовить образец договора о материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.
В окончании нужно наладить работу с трудовыми книжками. Для начала нужно назначить ответственного работника. Он должен отвечать за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
На этом этапе нужно проверять, чтобы бланки трудовых книжек и вкладыши в нее приобретены и учтены в специальной приходно-расходной книге. У работодатели должны быть постоянено в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в них.
Бланки трудовых книжек и вкладыши нужно хранить как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу обычно ведет бухгалтерия. А вот учет движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба. Оба действия должны фиксировать в специальных книгах, которые должны быть пронумерованы прошнурованы и заверены подписью руководителя организации.
Поделиться
