Мы уже много лет обучаем ассистентов правильно управлять эффективностью руководителя, распределять задачи в течение дня, вести календарь, назначать встречи, а также помогать руководителю делегировать его задачи. Простой ассистент-исполнитель ставит задачи исходящие от руководителя, автоматически набивая в календарь. Грамотный бизнес-ассистент, будет эффективно управлять временем своего руководителя учитывая множество факторов, чтобы сэкономить время и силы шефа.
Эффективность руководителей – это ключевой момент в бизнес процессах, в противном случае управленец может чувствовать себя все время усталым. А усталость сказывается на креативности для принятия решений и развития бизнеса, а также на понимании стратегий. Матрица, о которой я хочу рассказать, это личная разработка, которую я протестировала на себе, как владелице своего бизнеса.
Я сама учу ассистентов методике управления временем, классический тайм-менеджмент, матрица Эйзенха́уэра, мы изучаем и другие лайфхаки по тайм-менеджменту. Однако эти методики работают не со всеми типами личности, в управлении временем нужно учитывать индивидуальность человека и создавать соответствующий график. Например, приезжая в офис в 9.00 утра к обеду можно обнаружить, что ничего толком не сделано. Правильного ответа, который будет в тайм-менеджменте работать на всех, просто нет.
Для того, чтобы вы правильно смогли организовать свое время – нужно просто понаблюдать за собой неделю. Взять неделю, и понаблюдать, что вы делаете с утра, как вы себя ощущаете, какие у вас где импульсы. Я наблюдала это, когда работала с топовыми руководителями, и сейчас уже с ними работаю с точки зрения менторства. Есть люди сверхпродуктивные с утра, другие же к вечеру только разгоняются и это важно учитывать. Проанализировав свой день, можно прийти к выводу, что утром эффективно проводить встречи и переговоры, а умственную деятельность, построение стратегий, креативы и обучение оставить на вторую половину дня. Время в середине дня можно выделить для решения срочных задач, после чего выделить пару часов на запросы сотрудников, ответы на вопросы, какие-то текущие рутинные дела. А с 17 до 21 вечера – это время креатива, я например, в это время продумываю различные корпоративные тренинги, новые курсы, мероприятия для ассистентов, тренинги для руководителей, новые фишки или получаю новые знания. И у каждого руководителя этот распорядок дня будет выглядеть по-разному.
Главная задача – наблюдать за собой неделю, сформулировать 4-5 ключевых блоков в работе и далее собирать из этих блоков свой рабочий день, как конструктор. В зависимости от того, как вы ощущаете себя в течение дня выставлять соответствующие своей активности задачи так, как это будет комфортно именно для вас. Исходя из этих блоков, Вы будете четко понимать, на какое время лучше формировать график. Например, поставить деловую встречу нужно утром, когда вы наиболее открыты к общению. Также и встречи с сотрудниками, креативы, обучение. По этой матрице уже будет выстроена четкая структура.
Если еще более глубоко зайти в эту тему, то можно еще распределять задачи, которые желательно вам делать самостоятельно, потому что они дают вам энергию и задачи, которые нужно делегировать, для экономии сил. Но эти моменты прорабатываются на личном ментростве, когда мы уходим глубоко в работу с руководителем и полностью выстраиваем его график, смотрим, что ему нужно делегировать, для того, чтобы высвободилась энергия для развития бизнеса.
Поделиться
