Да, это управленческое действие многие менеджеры небезосновательно считают секретом успеха. Кто умеет делегировать, тот достигает вершин в бизнесе быстрее, а работа его сотрудников становится эффективнее. Менеджер, который им владеет, имеет все основания называться хорошим организатором: он не просит должностей — их ему предлагают. Управленческое действие, о котором идет речь, называется делегированием.
Делегирование — это такая организация работы, при которой руководитель распределяет между подчиненными конкретные задания. Можно сказать и иначе: делегирование есть передача подчиненному задачи или действия, которое должен осуществить руководитель, вместе с необходимыми для этого полномочиями.
Каким образом делегировать задачи так, чтобы у вас самих возникало это желание, и вы не говорили себе, мол, лучше самому сделать, чем 10 раз переделывать? В этой мысли есть что-то верное, однако, как говорят, всех денег не заработаешь, как, впрочем, и все дела сам не переделаешь.
Есть 3 вида задач, которые настоятельно рекомендуется делегировать другим:
-
Рутинные дела. Мое мнение, что для эффективного развития бизнеса руководитель должен концентрировать все свое внимание на основных деталях проектов, не влезая в подробности. Педантичный подход к контролю, желание управлять всем и знать все ведет к чрезмерной потере времени. За всем уследить невозможно. Ни один менеджер не сможет выполнять всю работу в одиночестве.
-
Специализированная деятельность, которую могут выполнять, профессионалы узкого профиля. Да, пусть программист занимается программированием, технический администратор следит за состоянием техники, а офис-менеджер контролирует документооборот и почту. Выстраивайте рабочий процесс так, чтобы каждый понимал и выполнял свои должностные обязанности так, чтобы вам не пришлось их контролировать.
-
Дела, которые вам не нравятся. Да, именно так. Если вам не по душе то, что вы делаете в данный момент, у вас два варианта: молчать и делать или же делегировать тому человеку, который, поверьте, вполне возможно, именно от этой работы будет получать удовольствие. А если нет, тогда предложите ему деньги или какую-то альтернативу из серии «ты мне – я тебе».
Делегирование состоит из нескольких частей. Если взять формулу, как в математике, то
делегирование = поручение + полномочия + доверие.
Возможно, вы сталкивались с такими внутренними фразами, которые сами себе произносили или озвучивали вслух: «если хочешь делать работу хорошо, сделай ее сам», или «я – единственный человек, которому могу действительно доверить выполнение этого дела, иначе я рискую потерять авторитет», или «никто не будет работать лучше, чем я», или, в конце концов, «я незаменим».
Однако в основном это классические заблуждения, которые выражаются короткими определениями:
«себялюбие» (никто не может сделать эту работу лучше, чем я),
«своенравие» (сделать работу самому проще, чем объяснять другому),
«самообман» (я так давно и так хорошо выполняю свою работу, что не допускаю ошибок),
«боязнь недооценки» (если кто-то сделает работу лучше меня, я буду невыгодно выглядеть),
«простодушие» (всю работу я могу сделать сам, мне не нужна помощь),
«характер» (работать с другими для меня слишком сложно).
Задумайтесь над этим и все-таки начните делать выбор в плане делегирования, потому что делегировать действительно выгоднее.
Делегирование – это не сбрасывание срочных и неприятных заданий, а отказ от своих обязательств. Заметьте: отказываться от своих обязательств не означает, что вы передаете ответственность. Ответственность может быть делегирована, но не может быть передана, ведь контроль остается за вами.
Чтобы подойти к деталям того, каким образом нужно делегировать, введем формулу, которая называется 5W1H. По-другому этот метод еще называют методом Киплинга. В одном из своих стихотворений «Есть у меня шестерка слуг…» он обозначил 6 простых вопросов. Хоть и звучат они на английском в виде заголовков What, When, Why, Who, Where and How.
Вопросная техника 5W1H предполагает вытаскивание новой информации путем ответов на некоторое количество наводящих вопросов. Вместо последовательных ответов на 5 «почему» из одноименного метода, этот набор намного шире.
Все вопросы необходимы для того, чтобы вы могли их озвучить перед делегированием. Они звучат таким образом: What – что надо сделать? Why – почему эта работа важна? Where – где это должно быть сделано? When – когда эта работа должна быть выполнена? Who – кто несет ответственность? How – как надо выполнять эту работу?
Вопросная техника 5W1H предложена в той последовательности, в которой она должна быть в идеале. Ответив на все эти вопросы для себя или своего подчиненного/ товарища/коллеги, вы сможете с максимальным успехом делегировать ту или иную задачу. Умение ставить разумные вопросы – признак ума и проницательности. Если упростить, то перед делегированием вы должны для себя ответить на три главных вопроса:
-
Какая цель у этой задачи, для чего ее нужно выполнить? Самое главное, вы как руководитель должны четко поставить цель и указать конкретный конечный результат. Результат, при котором работу можно считать успешно выполненной.
Обсудите с работником поставленную задачу, узнайте его отношение к ней. Пусть расскажет, как он представляет себя в роли исполнителя этой задачи и какие видит пути ее решения. Из своего опыта могу сказать, что делегирование полномочий будет эффективней, если это будут партнерские отношения, а не отношения в иерархии начальник-подчиненный.
2. Почему именно вы или тот человек, которому вы доверяете, должны это делать? Далеко не каждый сотрудник может выполнить поставленную задачу так, как бы вам это хотелось. Поэтому советую обратить особое внимание на выбор исполнителя. Для начала, необходимо учитывать уровень квалификации сотрудника и его опыт работы в подобной деятельности. Обратите внимание на загруженность сотрудника работой. Ведь если работника и так уже не видно в кипе отчетов, то еще одно поручение он может и не потянуть. Необходимо помнить, что при чрезмерной нагрузке неизбежно теряется и качество работы. И, наконец, учитывайте личностные качества сотрудника. Ведь хорошо выполнит работу тот сотрудник, который хочет ее выполнить. Поставленная задача не должна вгонять работника в стресс, иначе задача так и не будет решена качественно.
3. Каким именно способом можно решить поставленную задачу? Обозначьте сотруднику степень его свободы в действиях. Например, это будет четкое выполнение требований по списку, или же выполнение задачи с вашими комментариями, но достаточной свободой в действиях и решениях самого работника, или же полная свобода действий, главное – чтобы результат соответствовал вашим ожиданиям и требованиям.
Еще скажу о том, что работнику нужно дать равно столько полномочий, сколько необходимо для решения задачи. Если дать их слишком много – то это приведет к злоупотреблению служебным положением, а слишком мало помешает в достижении цели.
Таким образом, делегирование можно осуществить с помощью простой и удачной формулы. Помните, в основе любого успешного бизнеса лежит грамотное делегирование полномочий. Вы можете быть гением и неутомимым трудоголиком, но, если не распределять задачи между подчиненными можно потерять все то, над чем так усердно трудились. Делегируя, вы покупаете время.