Welcome book: цель, структура и содержание

Что такое «welcome book»?

Это несложный и довольно эффективный инструмент, который еще называют «справочник сотрудника» или «книга сотрудника». По сути, это комплексный справочник-инструкция, который позволяет сотруднику не делать типовые ошибки и не тратить время на сбор информации по таким же типовым поводам. Всё уже сделано за него и до него.

Например, справочник может ответить на вопросы вроде:

  • где находится кофе-машина и буфет?
  • как заказать канцелярские принадлежности?
  • где найти сисадмина?
  • как выглядит и где обычно находится Главный Босс?
  • как выглядит структура компании?
  • к кому обращаться по поводу…<рабочий вопрос>?
  • и даже принято ли отмечать дни рождения на работе и как это происходит?

«Welcome book» — cтруктура и содержание

Структура и содержание «welcome book», как обычно, зависят от целей его создания, поэтому он может содержать какие угодно разделы в соответствии с особенностями бизнеса и персонала.

Для начала WB можно сделать в виде перечня вопросов и ответов на наиболее частые вопросы, которые возникают у новых сотрудников. Такой формат давно известен в IT-сфере и называется F.A.Q. или просто FAQ (Frequently Asked Question — часто задаваемые вопросы). Если вопросов накапливается достаточно много, то имеет смысл разбить их по рубрикам.

Другой вариант — сразу сделать все основательно и структурировать информацию. Тогда структура может выглядеть, например, так, как на рисунке. Так как welcome book можно отнести к разновидности регламентов SOP (Standard Operating Procedures), то разумно учесть их содержание и логику построения.

Исполнение «книги сотрудника» может быть любым. Ее можно напечатать небольшим тиражом в типографии, можно распечатывать и сшивать для каждого сотрудника в самой компании, можно вести в электронном виде, в формате pdf, или, что еще удобнее, на платформе, аналогичной знаменитой «Википедии», когда правки в статьи может вносить любой сотрудник, а модератор может их принимать или отклонять. В бумажной версии полезно оставить место для заметок и правок, которые каждый сотрудник сможет внести для себя. Формат бумажного варианта предпочтителен небольшой, например, А5.

Что еще можно сделать?

  1. Сама идея – заменить одинаковые объяснения разным людям выдачей письменной инструкции – применима и в других случаях и соответствует духу «бережливого производства». Например, имеет смысл напечатать маршрут следования на обратной стороне пропуска, чтобы посетитель не блуждал по офису, а также по умолчанию сбрасывать ему картинку с маршрутом в электронном письме. То же самое можно сделать для автомобилей, которые заезжают на территорию под погрузку или разгрузку.
  2. Руководствуясь правилами визуального менеджмента по максимуму заменить текст инструкций графическими элементами – рисунками, фото, схемами.

Андрей Осадчий

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Аватар пользователя Valeratal