Строим систему вознаграждения. Анализ и описание должности

В наших статьях, посвященных построению систем вознаграждения, мы будем придерживаться логике компании Hay Group. Мы считаем, что это лидер рынка в данной тематике и уважаем профессионализм сотрудников этой компании, с которыми мы знакомы лично.

Общая логика в построении системы вознаграждения следующая:

• Анализ должностей;

• Оценка должностей;

• Грейды;

• Система заработной платы;

• Изменение заработной платы;

• Формирование структуры переменной части заработной платы;

• Предоставление компенсаций и льгот.

Но давайте обо всем по порядку.

Первым шагом на сложном и извилистом пути построения систем вознаграждения является анализ и описание должностей. Это не 100% обязательный шаг. Давайте не будет перфекционистами. Но он важен.

Анализ должности – это процесс собственного понимания должности и представление этой информации в такой форме, которая обеспечила бы понимание данной должности другими. Это важно, так как описание должностей достаточно трудоемкий процесс и один человек с ним не справиться. Поэтому важно создать такое описание должности, при прочтении которого читающий ясно мог представить, чем должность занимается.

Анализ должности состоит из трех основных этапов:

• Сбор информации о содержании должности, о контексте ее функционирования;

• Анализ и систематизация собранной информации;

• Представление информации в последовательной и логически связанной форме.

Принципы анализа должности:

• Описание содержания должности, а не должностного лица. Это очень важно! Мы постоянно сталкиваемся в своей практике с тем, что незаметно при сборе информации рассказ о должности смещается в сторону описания того, что выполняет сотрудник на этой должности. Поэтому здесь надо быть очень внимательным;

• Акцент на постоянные задачи, измеримые цели;

• Не переписываем задания, которые выполняет должность!

• Описываем должность, как она существует сегодня!

Основные разделы описания, которые мы используем в нашей работе вы сможете прочитать в разделе практического создания описания должности.

Важный аспект в работе по описанию и анализу должностей – это области анализа должности. Мы выделяем следующие области:

• Организация. Исходя из организационной структуры изучаем в какой области функционирует должность и какие «услуги» предоставляет внутри и вне организации, кому подчиняется.

• Основные виды деятельности. Изучаем управленческие, профессиональные, технические виды деятельности. Какой формат результата деятельности должности.

• Свобода действия и ограничения. Основные инструкции, прецеденты, правила, политика или стратегия, на основании которых функционирует должность. Мы изучаем также, какие у должности полномочия принимать решения и степень, в которой должностное лицо может самостоятельно принимать решения.

• Характеристика должностного лица. Квалификация, опыт, навыки и т.д.

Из областей анализа должности мы так же изучаем: окружение, деятельность подчиненных, наиболее проблематичные моменты работы, количественные и качественные показатели работы должности.

Кто описывает? Однозначного ответа на этот вопрос нет. В нашей практике мы использовали разные методы. Можно использовать интервьюирование. Но на этот метод необходимо большое количество ресурсов.

Чаще всего мы использовали следующую технологию: описание делается самим владельцем должности с последующей аналитикой с нашей стороны и согласованием этого описания с прямым руководителем. Этот вариант для нас наиболее предпочтителен (как в консалтинговой практике, так в in-house). Он позволяет включить в работу, как самого сотрудника, так и его руководителя. При этом на оценочном комитете никто не может обвинить, что данное описание просто выдумали. Работали все. Минусы в том, что требуется обучить сотрудника описанию должности. Но это решается в процессе индивидуального взаимодействия. Даем сотруднику примеры уже созданных описаний. Потом вместе обсуждаем уже представленные результаты работы (очно или заочно).

При составлении описания можно использовать два варианта логики работы:

• Сразу систематизировать области ответственности, а потом описывать виды деятельности, которые включаются в эту область ответственности;

• В режиме свободного размышления (он может длиться и несколько дней) сотрудник выписывается виды деятельности, а потом систематизирует их по областям ответственности.

Какой из способов наиболее эффективен? Не имеет значение. Главное, чтобы был результат. Окончание работы над описанием должности – это формирование цели должности.

Интересный опыт, когда на должности находится много сотрудников. В таком случае создаем рабочую группу, которая с высокой степенью вовлеченности работает и, как следствие, созданное описание должности (или должностей) без проблем принимаются в коллективе, так как писали сами. Конечно, в такую группу включается и руководители, которые также вовлечены в работу группы и являются в ней экспертами.

Работая внутри компании, мы проводим корректировку описаний должностей при перераспределении функционала внутри подразделения (компании), а аудит описания всех должностей проводим раз в год при подготовке бюджета по ФОТу на следующий год. Это необходимо для аналитики возможных изменений доходов сотрудников в следующих периодах.

Давайте теперь перейдем к более подробному описанию нашего опыта по описанию должности.

Одной из важных наших задач было создание единого стандартизованного описания, которое бы как отвечало требованиям, предъявляемым к должностной инструкции, так и служило основой для оценки должности.

Выработанная нами структура описания должности представляет собой следующее:

• Общая информация (подразделение, должность, подчинение);

• Дополнительная информация о сути должности;

• Цель должности;

• Органиграмма;

• Основные области ответственности;

• Показатели результативности деятельности;

• Знания и опыт;

• Измерители должности.

Описание должности в практике

В этой статье мы расскажем о том, как мы составляем описание должности в практике, а не теоретические основы описания должности.

Описание должности (должностей) очень полезный процесс. При описании руководитель систематизирует понимание функции должности и систематизирует свое представление об областях ответственности своего подразделения. Это порой дает эффект катализатора организационных изменений.

Итак, создаем описание должности.

Общая информация. В этом разделе мы описываем подразделение, должность и подчинение.

Дополнительная информация о сути должности. В данном разделе мы описываем кратко окружение должности (описываем функции подразделения, в котором работает должность). Описываем место должности в процессах подразделения и подчинение должности. Эта информация служит для общей ориентации.

Цель должности. Цель должности – это резюме зачем она нужна. Это резюме отражает ожидаемый вклад должности в достижении целей компании. Цель должности - чаще всего одна.

Для того, чтобы определиться с целью должности, можно задать простой вопрос: «Чего бы не было в компании, если бы этой должности не существовало?»

Как правило, цель должности у руководителя «сильнее» чем у подчиненного. ТОП менеджмент обеспечивает, руководство - руководит, все остальные глаголы – исполнители.

Цель должности мы формулируем, как правило, после описания областей ответственности. Важно помнить, что это не перечисление всех видов деятельности, а некоторое общее резюме, зачем должность существует в организации.

Органиграмма. Это графическое отображение места должности в структуре организации. Как правило, при построении органиграммы отображаем не только прямое подчинение, но параллельные структуры. Это позволяет получить более полную информацию о положении должности в структуре организации (на каком уровне стоит должность), о том, за какие процессы отвечает должность (одно название должности не определяет ее положение). Это помогает при балансировке матрицы должностей компании, позволяет понять уровень должности в общей структуре должностей компании.

Области ответственности. В зависимости от уровня, бывает различное количество областей ответственности. Хорошее описание должности – это 4-5 (до 7-8) областей ответственности. При описании нужно не забывать, что у должностей различного уровня области ответственности могут быть одни и те же, а роли у должностей разные. Давайте более подробней остановимся на этой важной теме.

Область ответственности есть результат видов деятельности. Это измеримое воздействие на конечный результат деятельности. Если дальше развивать эту концепцию, то деятельность должностное лицо осуществляет в определенных рамках. Рамками могут выступать: политики, законы, инструкции, стандарты, распоряжения руководства. Важно сформулировать результат или цель области ответственности. Редко, когда это не удается. Для определения вида деятельности нужно задать вопрос – ЧТО? то есть, что должность делает. К разделу «рамки» мы задаем вопрос – В КАКИХ РАМКАХ? Для формулирования формата результата – ДЛЯ ЧЕГО?

Основными характеристиками областей ответственности является следующее:

• Определить все ключевые результаты деятельности;

• Делать фокус на результатах: «что», а не «как».

Нужно помнить, что области ответственности постоянны во времени, подлежат измерению. При описании желательно отразить специфику для данной должности. Мы стараемся сохранить терминологию организации. Важно проверить, что основные виды деятельности не дублируются и являются неизменными в краткосрочном периоде.

Мы используем два подхода:

• По процессу деятельности. Как правило этот подход помогает описать простые должности. Мы идем по процессу (что делает должность). Основные шаги, как правило, складываются в области ответственности;

• По функциональным обязанностям. Как правило этим подходом хорошо пользоваться, когда у руководителя есть подчиненные подразделения и этот факт определяет основные области ответственности. Они, как правило, бывают основными областями ответственности.

При описании обратите внимание на следующее:

• Избегайте слишком большого количества деталей. Это в дальнейшем Вам будет мешать анализировать функции должности. Собирайте достаточно информации о деятельности должности;

• Проверяйте: действительно должность выполняет непосредственно самостоятельно описанные функции;

• Разграничивайте роли руководителей и подчиненных в видах деятельности;

• Руководство группой людей должно быть выделено как отдельная область ответственности;

• Разделите «консультирование» и принятие решений.

Главное. А теперь ключевая информация. Структура описания области ответственности представляет собой следующее:

• Глагол действия (что делает: рассчитывает);

• Объект (что или кому: себестоимость продукции);

• С целью (для того чтобы);

• Ожидаемый результат (для чего: определить цену реализации продукции).

И вот что у нас получилось:

Рассчитывает себестоимость продукции для того чтобы определить цену реализации продукции.

Часть 2

асскажем о том, как мы составляем описание должности в практике, а не теоретические основы описания должности.

Описание должности (должностей) очень полезный процесс. При описании руководитель систематизирует понимание функции должности и систематизирует свое представление об областях ответственности своего подразделения. Это порой дает эффект катализатора организационных изменений.

Итак, создаем описание должности.

Общая информация. В этом разделе мы описываем подразделение, должность и подчинение.

Дополнительная информация о сути должности. В данном разделе мы описываем кратко окружение должности (описываем функции подразделения, в котором работает должность). Описываем место должности в процессах подразделения и подчинение должности. Эта информация служит для общей ориентации.

Цель должности. Цель должности – это резюме зачем она нужна. Это резюме отражает ожидаемый вклад должности в достижении целей компании. Цель должности - чаще всего одна.

Для того, чтобы определиться с целью должности, можно задать простой вопрос: «Чего бы не было в компании, если бы этой должности не существовало?»

Как правило, цель должности у руководителя «сильнее» чем у подчиненного. ТОП менеджмент обеспечивает, руководство - руководит, все остальные глаголы – исполнители.

Цель должности мы формулируем, как правило, после описания областей ответственности. Важно помнить, что это не перечисление всех видов деятельности, а некоторое общее резюме, зачем должность существует в организации.

Органиграмма. Это графическое отображение места должности в структуре организации. Как правило, при построении органиграммы отображаем не только прямое подчинение, но параллельные структуры. Это позволяет получить более полную информацию о положении должности в структуре организации (на каком уровне стоит должность), о том, за какие процессы отвечает должность (одно название должности не определяет ее положение). Это помогает при балансировке матрицы должностей компании, позволяет понять уровень должности в общей структуре должностей компании.

Области ответственности. В зависимости от уровня, бывает различное количество областей ответственности. Хорошее описание должности – это 4-5 (до 7-8) областей ответственности. При описании нужно не забывать, что у должностей различного уровня области ответственности могут быть одни и те же, а роли у должностей разные. Давайте более подробней остановимся на этой важной теме.

Область ответственности есть результат видов деятельности. Это измеримое воздействие на конечный результат деятельности. Если дальше развивать эту концепцию, то деятельность должностное лицо осуществляет в определенных рамках. Рамками могут выступать: политики, законы, инструкции, стандарты, распоряжения руководства. Важно сформулировать результат или цель области ответственности. Редко, когда это не удается. Для определения вида деятельности нужно задать вопрос – ЧТО? то есть, что должность делает. К разделу «рамки» мы задаем вопрос – В КАКИХ РАМКАХ? Для формулирования формата результата – ДЛЯ ЧЕГО?

Основными характеристиками областей ответственности является следующее:

• Определить все ключевые результаты деятельности;

• Делать фокус на результатах: «что», а не «как».

Нужно помнить, что области ответственности постоянны во времени, подлежат измерению. При описании желательно отразить специфику для данной должности. Мы стараемся сохранить терминологию организации. Важно проверить, что основные виды деятельности не дублируются и являются неизменными в краткосрочном периоде.

Мы используем два подхода:

• По процессу деятельности. Как правило этот подход помогает описать простые должности. Мы идем по процессу (что делает должность). Основные шаги, как правило, складываются в области ответственности;

• По функциональным обязанностям. Как правило этим подходом хорошо пользоваться, когда у руководителя есть подчиненные подразделения и этот факт определяет основные области ответственности. Они, как правило, бывают основными областями ответственности.

При описании обратите внимание на следующее:

• Избегайте слишком большого количества деталей. Это в дальнейшем Вам будет мешать анализировать функции должности. Собирайте достаточно информации о деятельности должности;

• Проверяйте: действительно должность выполняет непосредственно самостоятельно описанные функции;

• Разграничивайте роли руководителей и подчиненных в видах деятельности;

• Руководство группой людей должно быть выделено как отдельная область ответственности;

• Разделите «консультирование» и принятие решений.

Главное. А теперь ключевая информация. Структура описания области ответственности представляет собой следующее:

• Глагол действия (что делает: рассчитывает);

• Объект (что или кому: себестоимость продукции);

• С целью (для того чтобы);

• Ожидаемый результат (для чего: определить цену реализации продукции).

И вот что у нас получилось:

Рассчитывает себестоимость продукции для того чтобы определить цену реализации продукции.

highadvance.org