Оформляем альбом унифицированных форм

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2008, N 11

Оформляем альбом унифицированных форм

Чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм. В статье рассматриваются вопросы разработки альбома унифицированных форм по учету и сопровождению кадров и табеля документов организации в части кадрового документооборота.

Альбом унифицированных форм документов содержит формы документов (приказов, графиков, актов, договоров, представлений, писем и др.), создаваемых в деятельности организации.

Словарь кадрового делопроизводства. Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в той или иной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Альбом форм - сборник типовых форм действующих документов и указаний по их заполнению.

Разработка альбома унифицированных форм документов для конкретной организации должна включать несколько этапов:

1. Постановка задачи, которая включает в себя определение назначения альбома форм и состава документов, образующихся в деятельности организации.

2. Классификация форм документов с целью определения структуры альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.

3. Унификация форм документов:

- определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;

- установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;

- унификация текстов документов.

4. Формирование альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в альбом.

Словарь кадрового делопроизводства. Унификация документов (лат. uni - один и facere - делать) - процедура установления единообразия в оформлении и содержании текстов документов, приведение документов к единой форме.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Для удобства применения формы документы в альбоме могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности организации или функциональным задачам. Наряду с такими функциональными задачами, как учет типовых хозяйственных договоров или создание, реорганизация, ликвидация подразделений организации, представляется важным решение задач учета движения персонала и сопровождения кадров. В составе кадровой документации организации может быть выделено несколько групп в зависимости от ее функционального назначения:

- организационные документы: положение о службе управления персоналом, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание;

- распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;

- персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;

- учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;

- плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;

- отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.

Для унификации кадрового документооборота в организации может быть разработан отдельный альбом унифицированных форм документов по учету и сопровождению кадров. Он должен быть утвержден руководителем организации и является обязательным для работников организации. В данный альбом могут быть включены как унифицированные формы, утв. Госкомстатом России, так и унифицированные формы с изменениями и дополнениями, внесенными использующей их организацией. Однако такие изменения не должны касаться реквизитов (код, номер формы, наименование документа), так как удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения оформляются соответствующим организационно-распорядительным документом организации (Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 N 7).

Примерный образец

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ЗАО "Русский лен" │

│ │

│ Приказ │

│ Дата составления Номер документа│

│ 31.01.2008 13│

│ │

│ │

│ Об утверждении альбома форм документов │

│ │

│ В целях совершенствования организации кадрового делопроизводства,│

│улучшения качества оформления документов, а также сокращения времени на│

│их подготовку │

│ │

│ приказываю: │

│ 1. Утвердить альбом форм документов по учету и сопровождению кадров. │

│ 2. Ввести альбом в действие с 15 февраля 2008 г. │

│ 3. Разместить шаблоны форм документов, включенных в альбом, в│

│соответствующих каталогах на сервере локальной сети; обеспечить защиту│

│шаблонов от внесения в них изменений. │

│ Срок - 15 февраля 2008 г. │

│ Ответственный - специалист отдела ИТ Степанов И.С. │

│ 4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела│

│управления персоналом Ивановскую Л.В. │

│ │

│ Генеральный директор Желнин Н.В. Желнин │

│ │

│ Ознакомлены: │

│ │

│ Ивановская Л.В. Ивановская "31" января 2008 г.│

│ │

│ Степанов И.С. Степанов "01" февраля 2008 г.│

│ фамилии, инициалы подписи (разборчиво) месяц прописью │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

При использовании электронного варианта альбома (например, в структурных подразделениях организации, в филиалах) и электронных шаблонов унифицированных форм документов должна быть обеспечена невозможность произвольно менять форму документа работниками организации по их желанию. Все изменения в альбоме форм документов должны вноситься централизованно разработчиками альбома или работником, отвечающим за его использование. В унифицированные формы допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом количества знаков показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Дополнения в унифицированные формы документов, включение в альбом форм новых документов, исключение форм из альбома оформляются приказом (распоряжением) руководителя организации.

Примерный образец

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ЗАО "Русский лен" │

│ │

│ Приказ │

│ │

│ Дата составления Номер документа│

│ 07.04.2008 33│

│ │

│ О внесении дополнений в форму N Т-5а │

│ │

│ В унифицированной форме N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе│

│работника на другую работу" предусмотрена графа "Причина перевода".│

│В унифицированной форме N Т-5а такая графа отсутствует. │

│ В связи с необходимостью отражения причины перевода во всех приказах│

│о переводе работников │

│ │

│ приказываю: │

│ 1. Ввести в унифицированную форму N Т-5а "Приказ (распоряжение) о│

│переводе работников на другую работу" дополнительную графу "Причина│

│перевода". │

│ Форма N Т-5а с учетом дополнительной графы прилагается. │

│ Основание: докладная записка начальника отдела управления персоналом│

│от 05.04.2008 N 45-д. │

│ 2. Системному администратору Фархатову З.Г. до 09.04.2008 разместить│

│усовершенствованную форму N Т-5а в каталоге "Бланки приказов по личному│

│составу" на сервере локальной сети. │

│ │

│ Генеральный директор Желнин Н.В. Желнин │

│ │

│ Ознакомлен(а): Фархатов "07" апреля 2008 г.│

│ │

│ фамилии, инициалы подписи (разборчиво) месяц прописью │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Для того чтобы обеспечить соблюдение технологии разработки, издания и применения унифицированных форм документов, включенных в альбом, целесообразно разработать Табель форм документов в виде отдельного документа или приложения к инструкции по кадровому делопроизводству. В части учета и сопровождения кадров такой Табель содержит:

- формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти;

- формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами органов власти и управления субъектов РФ;

- формы внутренних документов, применяемые в организации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации;

- формы внутренних документов, утвержденные локальными нормативными правовыми актами данной организации;

- формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях.

Словарь кадрового делопроизводства. Табель унифицированных форм документов - перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.

Внутренний документ - документ, который составляется и обращается внутри организации.

При наличии вышестоящей организации в форму Табеля может быть включена графа "Внешнее согласование".

Разделы Табеля форм документов, в составлении которых принимает участие кадровая служба организации, могут быть следующие (примерный перечень):

- локальные нормативные акты;

- планирование деятельности;

- подбор и расстановка персонала;

- учет личного состава;

- аттестация работников;

- повышение квалификации работников;

- командирование сотрудников;

- нормирование труда;

- режим и учет рабочего времени;

- охрана труда;

- учет документов;

- хранение документов;

- статистическая отчетность;

- ведомственная отчетность;

- внутренняя отчетность.

В разделах и подразделах Табеля формы документов рекомендуется располагать в порядке их значимости: об общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым.

Табель форм документов организации утверждается руководителем организации и является нормативным документом. Гриф утверждения оформляют на первой странице Табеля (на титульном листе) в верхней части титульного листа справа, ниже наименования организации. Образец оформления титульного листа Табеля форм документов по учету и сопровождению кадров и пример заполнения одного из тематических разделов такого Табеля предложен ниже.

Примерный образец

Закрытое акционерное общество "Русский лен"

-------------------------------------------

(наименование организации)

Утверждаю

Генеральный директор

должность руководителя организации

Желнин Н.В. Желнин

----------- -------------------

подпись расшифровка подписи

15.02.2008

----------

дата

Табель форм документов по учету и сопровождению кадров

--------------------------------

<1> Печатью заверяются исходящие документы, имеющие доказательственную силу, в том числе справки, а также копии документов (выписки из них), выдаваемые по просьбе работника.

Образцы документов и методические рекомендации по разработке альбома унифицированных форм и Табеля форм документов разработаны по материалам И.В. Журавлевой, М В. Журавлевой.

А.Савченко

Заслуженный экономист России

Подписано в печать

12.10.2008

унифицированные формы приказовунифицированная форма т 5