Для обеспечения единства правил оформления кадровых документов, сокращения их количества и объема, ускорения изготовления и размножения, организации разрабатывают альбомы унифицированных форм. В статье рассматривается разработка такого альбома по учету и сопровождению кадров, а также табеля документов в части кадрового документооборота.
Что такое унифицированная форма документа?
Это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Альбом форм - это сборник типовых форм документов и указаний по их заполнению.
Разработка альбома включает несколько этапов:
- Постановка задачи: определение назначения альбома и состава документов, образующихся в организации.
- Классификация форм документов: определение структуры альбома, разделение документов на унифицированные и нуждающиеся в унификации.
- Унификация форм документов:
- определение необходимого набора реквизитов;
- установление последовательности их расположения;
- унификация текстов документов.
- Формирование альбома и подготовка инструктивных материалов по применению форм.
Структура кадровой документации:
- Организационные документы: положение о службе управления персоналом, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание.
- Распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания по вопросам работы с персоналом.
- Персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии.
- Учетные документы: личные карточки Т-2, личные листки по учету.
- Плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на специалистов, расчеты по численности, оплате труда.
- Отчетно-статистические документы: по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда.
Разработка альбома унифицированных форм для кадрового документооборота:
- Альбом должен быть утвержден руководителем организации и является обязательным для работников.
- В него могут быть включены как унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России, так и формы с изменениями и дополнениями, внесенными организацией.
- Изменения не должны касаться реквизитов (код, номер формы, наименование документа).
- Изменения оформляются соответствующим организационно-распорядительным документом.
Пример приказа об утверждении альбома форм документов по учету и сопровождению кадров:
[Вставить пример приказа, приведенный в тексте статьи]
Обеспечение неизменности форм в электронном варианте:
- Необходимо обеспечить невозможность произвольного изменения формы документа работниками.
- Все изменения должны вноситься централизованно разработчиками или работником, отвечающим за использование альбома.
- Допускается расширение и сужение граф и строк, включение дополнительных строк и вкладных листов.
- Дополнения, включение новых форм, исключение форм оформляются приказом руководителя организации.
Пример приказа о внесении дополнений в форму N Т-5а:
[Вставить пример приказа, приведенный в тексте статьи]
Разработка Табеля форм документов:
- Табель форм документов - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.
- Он может быть отдельным документом или приложением к инструкции по кадровому делопроизводству.
- Табель содержит:
- формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти;
- формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами органов власти субъектов РФ;
- формы внутренних документов, применяемые в организации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации;
- формы внутренних документов, утвержденные локальными нормативными правовыми актами организации;
- формы документов, отражающие устойчивую практику документирования.
- При наличии вышестоящей организации в Табель может быть включена графа Внешнее согласование.
Разделы Табеля форм документов по учету и сопровождению кадров (примерный перечень):
- Локальные нормативные акты;
- Планирование деятельности;
- Подбор и расстановка персонала;
- Учет личного состава;
- Аттестация работников;
- Повышение квалификации работников;
- Командирование сотрудников;
- Нормирование труда;
- Режим и учет рабочего времени;
- Охрана труда;
- Учет документов;
- Хранение документов;
- Статистическая отчетность;
- Ведомственная отчетность;
- Внутренняя отчетность.
Пример оформления Табеля форм документов:
[Вставить пример оформления Табеля форм документов, приведенный в тексте статьи]
Заключение:
Разработка альбома унифицированных форм и Табеля форм документов - это важный шаг в оптимизации кадрового документооборота. Это позволяет обеспечить единство правил оформления документов, сократить количество и объем документации, ускорить ее изготовление и размножение, а также повысить эффективность работы кадровой службы.
Поделиться
