Деловые связи менеджера: формирование и управление

"Кадровик. Кадровый менеджмент (управление персоналом)", 2012, N 11

ДЕЛОВЫЕ СВЯЗИ МЕНЕДЖЕРА: ФОРМИРОВАНИЕ И УПРАВЛЕНИЕ

Единственная и главная черта,

которая объединяет всех преуспевающих людей, -

это умение заводить и использовать деловые связи.

Хелен Хэйс, американский предприниматель

В статье рассматриваются технологии управления личными деловыми связями, особое внимание уделено контролю за результатами деятельности по их формированию. Использование приведенных рекомендаций не только поможет завязывать, поддерживать, развивать и эффективно использовать собственную систему деловых связей, растущих с каждым годом в "цене", но и позволит сделать жизнедеятельность менеджера более успешной.

Деятельность успешного делового человека сложно представить без постоянной отработки навыков делового общения и установления эффективных и долговременных деловых связей. Деловые связи с окружающими нас людьми позволяют пользоваться обширным багажом их ресурсов: деловыми связями, информацией, знаниями, деловой репутацией, финансовыми возможностями, помощью в решении самых различных проблем, их навыками, умениями, возможностью получения новой работы и решением многих других задач. Поэтому формирование и поддерживание долговременных деловых связей - актуальнейшая задача.

Многие проведенные на Западе исследования подчеркивают значимость деловых связей. Более 40% уволенных по сокращению штатов управленцев нашли новую работу именно благодаря личным связям. Вряд ли положение в нашей стране будет сильно отличаться. Бытует замечательное выражение: "Когда приглашают на работу тебя, приглашают и весь блокнот твоих связей". Именно поэтому к связям надо относиться очень бережно, их надо "растить, пестовать, холить и лелеять". Очень важно уметь выстраивать систему взаимоотношений с теми людьми, которые могут помочь в построении карьеры. При налаживании деловых контактов необходимо учитывать, что важен не только и даже не столько объем связей, сколько их качественные характеристики.

Не секрет, что в условиях мирового экономического кризиса достаточно легко потерять работу и довольно сложно ее найти. Наличие связей и деловых контактов в значительной мере помогает менеджеру удержаться в желаемой должности, а также при необходимости устроиться на новую работу. Связи помогают продвигаться по служебной лестнице. Квалифицированному менеджеру необходимо обладать большим и прочным набором связей для уверенного построения своей карьеры.

В данной статье предлагается система управления долговременными деловыми связями, основанная на следующих факторах:

1. Проблема формирования долгосрочных связей менеджера изучена недостаточно. В организациях не существует четкой системы, направленной на повышение эффективности формирования деловых контактов менеджеров.

2. При помощи приведенных рекомендаций и методов формирования долгосрочных деловых контактов менеджер может не только расширить свой круг полезных контактов, но и научиться управлять им.

Теоретико-методологические основы исследования составили концептуальные идеи ученых и предпринимателей России и Запада - Дарси Резака, Карла Сьюэлла, Пола Брауна, Глеба Архангельского и других.

Общение и деловые связи: определение понятий

Дейл Карнеги еще в 30-е гг. XX в. заметил, что успехи того или иного человека в его финансовых делах даже в технической сфере или инженерном деле процентов на 15 зависят от его профессиональных знаний и процентов на 85 - от его умения общаться с людьми. В этом контексте легко объяснимы попытки многих исследователей сформулировать и обосновать основные принципы этики делового общения или, как их чаще называют на Западе, заповеди personal public relation (весьма приближенно можно перевести как "деловой этикет") [4, с. 154]. Чем были сильны Наполеон Бонапарт, Генри Форд, Чарльз Шваб, Эндрю Карнеги, Джон Рокфеллер и другие преуспевающие бизнесмены? Тем, что они сумели создать команды преуспевающих людей и воспользовались их связями между собой. Джон Рокфеллер ценил умение общаться и заводить деловые связи. Он говорил, что ценит умение общаться с другими людьми и заводить связи, так же как и любой другой товар, и что за это умение он готов платить больше, чем за любой другой товар.

Целенаправленно созданные отношения - это отношения, которые деловой человек сознательно и заранее формирует, понимая, что в дальнейшем такие контакты могут пригодиться и принести пользу. Например, посещение различных выставок и конференций всегда предоставляет большое количество различных возможностей для общения, новые знакомства, которые совершенно необязательно пригодятся сразу же. Чаще всего часть этих знакомств так и останется первичными знакомствами без продолжения контактов, часть из них может пригодиться в ближайшем будущем, а какая-то часть может сыграть важную роль в настоящий момент времени. Если человек подумывает о поисках новой работы, то на подобном мероприятии он может познакомиться с представителями руководства других компаний и в перспективе предложить им свою кандидатуру.

Понятие networking как искусство налаживания связей и деловых контактов прочно вошло в лексикон успешных деловых людей Европы и Америки, в то время как в России лишь немногие правильно понимают его суть и умеют им пользоваться.

Основателем данного направления является американский психолог Дарси Резак. Именно он начал учить искусству networking - налаживанию контактов.

Прежде чем говорить о деловых связях, необходимо отметить, что в их основе лежит процесс общения. Обойтись без общения невозможно. Только общаясь, мы можем влиять на кого-то, находить друзей, деловых партнеров.

Общение - сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий обмен информацией, выработку единой стратегии и взаимодействия, восприятия и понимания другого человека.

Разберемся теперь, что собой представляют деловые контакты и непосредственно связи. В реальности это все очень просто. Связи - это все те люди, с которыми мы общаемся. В понятие "связи" можно включить родственников, друзей, работодателей, партнеров. Любые контакты, в основе которых лежит общий интерес или совместная деятельность, которые позволяют людям общаться друг с другом достаточно продолжительное время. Безусловно, связи нарабатываются годами. У каждого человека постепенно формируется свой круг связей. В итоге получаются целые цепи профессиональных контактов.

В Оксфордском словаре английского языка network - это группа людей, обменивающихся информацией, контактными данными и опытом в профессиональных и общественных целях.

В любой индустрии и на любой должности networking - установление связей в профессиональной среде - помогает выстраивать отношения, основанные на поддержке и уважении, выявлять и создавать взаимные выгоды. При этом общение в профессиональной среде требует целого набора навыков, без которых не может обойтись ни один современный специалист.

Направления и методы исследования

В Пензенском ГУАС проведено исследование по изучению поведения современных менеджеров, формирования связей и их использования. В исследовании приняли участие 60 руководителей и собственников бизнеса г. Пензы в возрасте от 25 до 38 лет.

88% респондентов стараются при любом удобном случае завести новое знакомство. Однако только 48% респондентов отметили, что регулярно поддерживают новые знакомства, объясняя такую ситуацию различными факторами, среди которых: нехватка времени, нежелание быть навязчивыми, отсутствие повода для общения и др. К сожалению, 68% опрошенных отметили, что никак не систематизируют свои деловые связи.

При анализе поведения современных руководителей выявлены технологии, которые пользуются у них наибольшей популярностью: 48% считают, что эффективно управляют сетью деловых контактов; 60% постоянно анализируют свои деловые контакты, выявляя нехватку связей в интересующих отраслях; только 30% анализируют ситуации по преодолению проблем по установке требующихся деловых контактов.

В век информационных технологий поддерживать контакты со своими знакомыми гораздо проще, чем когда-либо. Благодаря сети Интернет можно найти человека, с которым давно потеряна связь и который может находиться в другой стране. Несмотря на то что анализ результатов показал, что достаточно высокий процент опрошенных (60%) предпочитают личные встречи, так как они наиболее эффективны, 80% респондентов поддерживают связи с помощью информационных технологий.

Сферы формирования долгосрочных деловых связей

Можно привести следующие сферы формирования и развития долговременных деловых связей (рис. 1).

Места формирования долговременных деловых связей

┌──────────┐ ┌─────────┐ ┌────────────────────┐ ┌───────────────────┐

│ Коллеги, │ │ Клиенты │ │ Внутрирегиональный │ │ Межрегиональный и │

│ партнеры │ │ │ │ │ │ заграничный │

└────────┬─┘ └─┬───────┘ └────────────────────┘ └───────────────────┘

│ │

\│/ \│/

┌───────────┐ ┌──────────────────────┐ ┌─────────┐

│ Работа ├────>│ │<────┤ Отдых │

└───────────┘ │ │ └─────────┘

│ Старые связи │

┌────────────┐ │ │

│Родственники│ │ ┌────────────────┐ │ ┌────────────────┐

│ и друзья ├──────>│ │ Долговременные │ │<────┤ Интернет (ICQ, │

└──────┬─────┘ ┌─>│ │ деловые связи │ │ │ Mailagent) │

│ │ │ └────────────────┘ │ └────────────────┘

\│/ │ │ │

┌────────────────────┐│ │ Новые знакомства │ ┌──────────────┐

│ Друзья и знакомые ├┘ │ │<────┤ Уличные │

│свои и родственников│ │ │ │ знакомства │

└────────────────────┘ └──────────────────────┘ └──────────────┘

│ │

┌─────────┐ │ │

│ Учеба │ │ │

└─────────┘ │ │

/│\ │ │ ┌────────────────────────┐

│ │ └──┤ Путешествия и отдых │

┌─────────┐ ┌─┴───────┐ │ └────────────────────────┘

│ Школа │──│ Вуз │ │

└────┬────┘ └─────────┘ │

│ /│\ │

\│/ │ │

┌─────────┐ ┌───────┴──────┐ ├─────────────────────────────────┐

│ Детсад │ │ Конференции, │ │ Служебные командировки и поездки│

└─────────┘ │ семинары │ └─────────────────────────────────┘

└──────────────┘

Рис. 1

В соответствии с предлагаемой моделью сформировать долговременные деловые связи можно в следующих направлениях:

- первый блок - старые связи, учеба (детский сад, школа, университет), родственники, друзья, работа (коллеги, партнеры, клиенты);

- второй блок - новые знакомства, которые можно завязывать в транспорте, библиотеке, в сети Интернет, с помощью специальных социальных программ (ICQ, Mailagent и пр.), позволяющих знакомиться с людьми независимо от места их проживания и вести с ними постоянное общение, на отдыхе, среди соседей по дому, в магазинах и т. д.

Налаживание деловых контактов нужно начинать как можно раньше. Уже в детском саду следует учить своих детей искусству налаживать связи - дружить. В нашем распоряжении уже имеются: домашние и семейные связи; возможно, связи, установившиеся в процессе занятий спортом и хобби; многочисленные контакты, которые в перспективе могут стать основой наших профессиональных связей (контакты с преподавателями вуза, людьми, с которыми и на которых мы работали в процессе учебы, на каникулах, и т. д.).

Входящие в круг контактов родственники знакомы нам с самого раннего детства. То же относится к школьным, университетским друзьям. В последнее время четко прослеживается тенденция ко все более широкому внедрению профессионального обучения и профориентации в систему среднего и высшего образования, а потому люди, посещавшие одну школу, колледж или вуз, нередко работают в одной отрасли или занимаются смежными видами профессиональной деятельности. Открытость для общения с бывшими одноклассниками, сокурсниками становится, таким образом, хорошей основой для создания сплоченного круга взаимопомощи и взаимной поддержки.

Деловые связи можно классифицировать по таким критериям, как степень эффективности, направленность, сфера применения и использования и другим самым разнообразным критериям в зависимости от целей их использования.

Люди, составляющие круг наших контактов, - это те, с кем мы вместе когда-то ходили в детский сад, учились в школе, отдыхали, работали, и те, с кем учимся и работаем сейчас. Это наши преподаватели, начальники, подчиненные, равные по положению коллеги, т. е. все те, с кем мы контактируем по работе, встречаемся в рамках, связанных с учебой, отдыхом, работой или иными видами активности.

Модель ресурсов для налаживания деловых связей

Представим модель ресурсов для налаживания деловых связей (рис. 2) и план действий по формированию деловых связей, что поможет завязывать, поддерживать, развивать и эффективно использовать собственную систему деловых связей.

Модель ресурсов для налаживания деловых связей

┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┐ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┐ │

┌─> Внутренние ресурсы ├─────┐ ┌─────┤ Внешние источники <─┤

│ │ (личные качества) │ │ │ │

│ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┘ │ │ └─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘ │

│ │ │ │

│ ┌───────────────────────┐ │ │ ┌───────────────────────┐ │

├─┤ Общительность │ │ │ │ Выстраивайте сеть │ │

│ └───────────────────────┘ │ │ │ всегда и везде ├─┤

│ ┌───────────────────────┐ │ │ └───────────────────────┘ │

│ │ Персональный │ │ │ ┌───────────────────────┐ │

│ │ менеджмент и его │ \│/ \│/ │ Вступайте в ряды │ │

├─┤ механизмы: визитки, │ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ │ сообществ, ассоциаций,│ │

│ │ бейдж │ Система │ клубы по интересам и ├─┤

│ └───────────────────────┘ │ деловых │ │ т. д. │ │

│ ┌───────────────────────┐ связей └───────────────────────┘ │

│ │ Инициативность и │ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘ ┌───────────────────────┐ │

├─┤ активность │ │ Оказывайте БЕСПЛАТНО │ │

│ └───────────────────────┘ │услуги: давайте советы,│ │

│ ┌───────────────────────┐ │ пишите статьи, ├─┘

│ │ Умение помогать и быть│ │ консультируйте │

├─┤ полезным │ └───────────────────────┘

│ └───────────────────────┘

│ ┌───────────────────────┐

│ │ Доброжелательность, │

├─┤ приветливость, │

│ │ открытость │

│ └───────────────────────┘

│ ┌───────────────────────┐

│ │ Умение владеть │

│ │визуальными контактами:│

└─┤ умение │

│ концентрироваться │

└───────────────────────┘

┌───────────────────────┐

│ Расширение кругозора: │

│ умение быть в курсе │

│ последних новостей │

└───────────────────────┘

┌───────────────────────┐

│ Обязательность: умение│

│ выполнять обещания │

└───────────────────────┘

┌───────────────────────┐

│ Стрессоустойчивость │

└───────────────────────┘

Рис. 2

С годами возможны самые разные перемены не без выгоды для нас:

1. Наши ближайшие коллеги могут получить повышение. Это означает, что наши внутренние связи начинают распространяться вверх.

2. Коллеги могут оставить компанию, а наши связи, соответственно, приобрести внешние ответвления, распространяющиеся на другие фирмы и организации.

3. Мы сами можем пойти на повышение, начать разделять свои будни и заботы с новыми коллегами на более высоком уровне, а значит, расширится и сфера наших контактов.

4. Наконец, мы можем перейти в другую компанию и начать формировать новые внутренние связи, притом что прежние контакты станут для нас внешними.

Наша работа может предполагать общение с внешним миром, например, в лице клиентов и поставщиков. Что еще более интересно, так это контакты с конкурентами в рамках профессиональных ассоциаций и групп по общим интересам. Там вы сможете поближе узнать своих коллег из других компаний. Итак, как видим, мы располагаем огромными возможностями по формированию полезных связей, и от того, насколько активно мы будем использовать эти возможности, зависит успех нашей профессиональной деятельности.

Можно предложить следующий план действий по формированию деловых связей:

1. Инвентаризация связей. Первое, что необходимо сделать, - это собрать всю имеющуюся у вас информацию о знакомых, с которыми вы поддерживаете или поддерживали добрые отношения, а затем упорядочить ее, приведя в систему. Создайте как можно более подробный список со следующими данными: фамилия, имя, отчество, номера телефонов, почтовый и электронный адреса. База данных деловых связей - это источник полезнейшей информации. Проведите ревизию своих личных связей.

2. Включение в базу первой очереди дополнительных данных. После того как инвентаризация проведена, целесообразно добавить в базу дополнительные сведения, указывающие, когда, где и при каких обстоятельствах вы познакомились с данным человеком.

Разработайте схему составления базы данных своих деловых партнеров. Например, фамилия человека, место работы, должность, его возможности и круг общения, проблемы, которые он способен решить (табл.).

Таблица

Пример формирования базы данных

3. Пополнение и расширение базы деловых связей. Деловые связи можно расширять несколькими способами. Например, одна из новых форм деловых связей, эффективно используемых сегодня в Интернете, - сдача в аренду адресов деловых партнеров. Конечно, в обмен на базу деловых связей своих компаньонов. В пользование можно предоставить полную базу данных или только ее часть.

Определите перечень мест, где вы можете заводить полезные знакомства. Это могут быть места отдыха, беседы в транспорте, конференции, выставки, презентации, семинары, заседания ассоциаций и клубов.

4. Создание альянсов как форма расширения деловых связей. В настоящее время все более популярной становится такая форма деловых связей, как создание различных объединений. Цель - объединение усилий, интеллектуального потенциала и деловых связей участников для решения общей задачи или реализации интересов.

5. Сегментация деловых связей. На этом этапе целесообразно включить в составленную базу сведения, необходимые для последующей разбивки данных по сегментам. Напротив каждой фамилии указывается место работы: банк, страховая компания, строительная организация, охранное агентство, суд и т. п. Чем детальнее координаты, тем легче в дальнейшем сортировать данные и искать в общей информационной базе специалиста или партнера по нужному направлению.

6. Организация работы с деловыми связями. С помощью полученной базы данных можно готовить и рассылать рекламные предложения, факсы, поздравительные открытки, вести телефонные переговоры, использовать директ-мейлы - целевую почтовую рассылку, оперативно обмениваться с партнерами письмами по почте, то есть оживить деятельность в нужных вам направлениях.

На основе полученных результатов исследования нами разработаны памятки менеджерам "Как формировать долговременные деловые личные связи" и "Как общаться с новыми людьми".

Деловые связи - те же деньги. Если оценивать вклад человека в бизнес в виде деловых связей, то их эффективность можно было бы сравнивать с деньгами, имуществом, знаниями, деловой репутацией, навыками, умениями. Необходимые знакомства нужно искать и поддерживать. "Нужные люди", в крайнем случае, дадут вам денег под небольшие проценты или вовсе без них, защитят вас от законных и незаконных посягательств. К вашим активам можно отнести ваш бизнес, акции, облигации, векселя, интеллектуальную собственность и многое другое. Но активы - это не только ваш бизнес. Активы - это вы сами и ваши связи. И, как говорит американский предприниматель Харви Маккей: "Условие успеха - это толстая записная книжка с адресами ваших друзей и знакомых".

Библиографический список

1. Карнеги Д. Как завоевывать друзей и оказывать на людей влияние / Пер. с англ. М.: Альт-ПРЕСС, 2005.

2. Резак Д. Связи решают все: Бизнес-сказка о Царевне-лягушке / Д. Резак при участии Джуди Томсон и Гейл Холгрен-Резак. Пер. с англ. А. В. Каменко. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010. 208 с.

3. Резник С. Д., Сочилова А. А. Конкурентоспособность выпускника российского вуза: системы и механизмы формирования: Моногр. Пенза: ПГУАС, 2011. 284 с.

4. Резник С. Д. Студент вуза. М.: ИНФРА-М, 2010.

5. Якокка Ли. Карьера менеджера. Пер. с англ. Под общ. ред. С. Ю. Медведева. М.: Прогресс, 2012.

С. Резник

Д. э. н.,

профессор,

декан

Института экономики и менеджмента

Пензенского государственного университета

архитектуры и строительства

А. Сочилова

К. э. н.,

ассистент

кафедры "Менеджмент"

Пензенского ГУАС

Подписано в печать

10.10.2012