Эффективный стиль работы с документами позволяет обезопасить себя и своих коллег от ошибок.
Определить особенность работы с документами вам поможет данный опросник.
Прочитайте внимательно каждое из нижеприведенных суждений и оцените, насколько оно верно по отношению к вам и вашей работе. Над оценкой долго не задумывайтесь. В тесте не может быть правильных или неправильных ответов.
Оценки могут быть четырех видов:
- совершенно справедливо;
- пожалуй, справедливо;
- не совсем так;
- совершенно не так.
Содержание суждений
Группа 1
- Когда у меня полно неотложной работы, я часто откладываю новые бумаги в сторон
- Когда я не слишком загружен прочими делами, я обрабатываю большую часть бумаг сам
- Я сам разбираю корреспонденцию, потому что больше с ней никто не справится
Группа 2
- Мне приходится преодолевать внутреннее сопротивление, когда я поручаю подчиненному подготовить за себя важный документ
- Большую часть документации по менее важным вопросам готовят мои подчиненные
- Я обращаюсь за помощью к другим только тогда, когда возможность служебных неприятностей становится весьма реальной
Группа 3
- Меня раздражает, что приходится тратить время на бумажную рутину, и когда я занят, бумаги отодвигаю в сторону
- Я не считаю себя обязанным отвечать на каждую бумажку, адресованную мне
- Я не считаю, что объем и характер служебной переписки отражает успешность моей работы и мое положение в организации
Группа 4
- Когда я сталкиваюсь с кризисной ситуацией, мне не хватает времени, чтобы зафиксировать ее в документах
- Лишь мысль о возможных неприятностях может заставить меня дописать служебный доклад
- Пока у меня есть более важные дела, я откладываю рутинную документацию в сторону
Этим ответам соответствуют четыре колонки, расположенные с правой стороны данного блока (соответствуют указанным вариантам ответов- 1, 2, 3, 4). Свою оценку суждения отметьте в соответствующей колонке.
Обработка результатов тестирования
Подсчитайте набранные вами очки: за каждый ответ «совершенно верно» полагается 3 очка, за каждый ответ «пожалуй, верно» — 2 очка, за каждый ответ «не совсем верно» —1 очко, за каждый ответ «совершенно неверно» — 0 очков. Суммировать очки нужно по четырем группам ответов.
Если по первой группе вы набрали 7 и более очков, то вы, скорее всего, «суперисполнитель», а потому склонны делать сами большую, чем необходимо, долю бумажной работы, недогружая своих подчиненных. Если вы к тому же набрали немало очков (5 и более) по четвертой группе, значит, что ваша репутация и карьера — под угрозой. Правда, кое-кому из высшего начальства нравится ваша постоянная занятость, но ярлык «истого служаки» отнюдь не гарантирует продвижения по службе и уважения коллег и подчиненных.
Если по второй группе вы набрали 7 и более очков. Конечно, делегирование обязанностей — одно из важнейших правил современной науки управления. Оно может значительно облегчить вам работу, естественно, если делегировать правильно. Между тем многие подобные руководители, увлекаясь делегированием, забывают о необходимости постоянно учить и контролировать тех, кому они передают те или иные задания. Это нередко ставит под удар их самих. Ведь в конечном счете за все несет ответственность руководитель. Конечно, ошибаясь и ушибаясь, вы постепенно овладеете искусством делегирования, но лучше сократить болезненный путь, проштудировав литературу по вопросам управления.
Если по третьей группе вы набрали 7 и более очков, значит, вам присущи черты «антибюрократа» и вы склонны игнорировать важность бумажной работы. Такие привычки могут дорого обойтись, если в вашей организации объем бумажной работы велик и ей придается большое значение. Поэтому вам стоит либо пересмотреть свое отношение к «бумажкам», либо поискать себе место в организации, где бумажной работы меньше.
Наконец, если по четвертой группе вы набрали 3 очка и менее, то вы относитесь к бумажной работе слишком истово, забывая, что есть дела более важные, требующие вашего личного присутствия. Если же вы набрали по этой группе 7 и более очков, значит, вы обречены постоянно выслушивать упреки начальства за задержку различных документов. Выручить вас могут лишь более дифференцированный подход к входящей документации и более широкое использование делегирования.
Если количество очков, набранное вами по всем четырем группам вопросов, примерно одинаково и колеблется в границах 3-5, то это можно считать свидетельством разумного отношения к бумажной работе и отсутствия у вас ярко выраженных черт «бумажных неудачников»