Вопросы для собеседования с офис-менеджером (с примерами ответов)

Офис-менеджеры отвечают за надзор за работой офиса и выполнение широкого круга административных и канцелярских задач. При собеседовании на должность офис-менеджера полезно знать общие вопросы для собеседования и типы ответов, которые работодатели хотят услышать. Потенциальные работодатели хотят знать о различных аспектах вашей личности и ваших способностях в процессе найма, и они собирают эту информацию в ходе собеседований. В этой статье мы рассмотрим различные типы вопросов для собеседования с офисным менеджером и приведем список из 12 распространенных вопросов с образцами ответов.

Общие вопросы для интервью с офис-менеджером

Эти вопросы направлены на то, чтобы выяснить, подходите ли вы для работы в данной сфере и какова культура, а не на то, насколько вы способны. Общие вопросы могут показаться менее важными, чем вопросы, основанные на навыках и опыте, но они могут быть жизненно важными в процессе найма, особенно в небольших офисах, где сотрудники работают в более тесном контакте друг с другом. Вот 10 общих вопросов для собеседования с офис-менеджером:

• Что отличает вас от других кандидатов?

• Как вы справлялись с конфликтами на рабочем месте?

• Каковы ваши профессиональные мотивы?

• Где вы видите себя через пять лет?

• Что вам нравится делать вне работы?

• Почему вы покидаете свою нынешнюю должность?

• В чем заключается ваше самое большое достижение?

• Какие вещи раздражают вас на рабочем месте??

• Как бы вы описали свой стиль управления?

• Как бы вы описали хорошего менеджера?

Вопросы для собеседования с офисным менеджером об опыте и биографии

Вопросы об опыте и биографии позволяют получить более подробную информацию о вашей трудовой биографии. Эти вопросы дают вам возможность подчеркнуть свои навыки и соответствующий опыт, относящиеся к должности офис-менеджера. Вот 10 распространенных вопросов об опыте и биографии, которые могут задать работодатели офис-менеджеру:

• Работали ли вы раньше офис-менеджером?

• Сколько лет вы проработали в административной сфере?

• Какова была ваша первая должность в этой области?

• В каких отраслях работали ваши предыдущие работодатели?

• Каково наибольшее число сотрудников, которыми вы руководили?

• Какое оборудование и программное обеспечение вы использовали на предыдущей должности?

• Есть ли у вас опыт работы с клиентами?

• Какой у вас опыт составления расписания работы офиса?

• Можете ли вы описать случай, когда вы мотивировали других сотрудников?

• Какой у вас опыт управления фондами работодателей?

Углубленные вопросы для собеседования с офис-менеджером

Углубленные вопросы позволяют интервьюерам получить более подробное представление о вашем опыте и способностях. Эти вопросы предполагают обсуждение конкретных ситуаций и процессов, чтобы понять, как вы действуете на рабочем месте и насколько вы способны выполнять обязанности, предусмотренные должностью. Вот 10 подробных вопросов, которые могут быть заданы во время собеседования с офис-менеджером:

• Что является самой трудной частью управления офисом?

• Каким бухгалтерским программным обеспечением вы пользовались?

• Можете ли вы описать случай, когда у вас возникли проблемы с сотрудником?

• С какими поставщиками и клиентами вы работали??

• Есть ли у вас какие-либо знания, специфичные для нашей отрасли?

• Каким компьютерным программным обеспечением вы владеете?

• Каков был ваш наибольший вклад в работу на предыдущем месте?

• С какими проблемами в области информационных технологий вы сталкивались и как вы их решали?

• За закупку каких продуктов вы отвечали?

• Знакомы ли вы с услугами онлайн-видеоконференций??

Вопросы для собеседования с офисным менеджером с примерами ответов

Рассмотрите эти примеры вопросов и ответов, которые помогут вам подготовиться к собеседованию с офис-менеджером:

1. Каковы были ваши основные обязанности на предыдущем месте работы?

Этот вопрос предназначен для того, чтобы выяснить, подготовила ли вас ваша предыдущая работа к этой должности. Если вы переходите с другой должности офис-менеджера, они хотят знать, совпадают ли ваши предыдущие обязанности с ожиданиями от этой должности. Если вы переходите с должности более низкого уровня, вам нужно показать, как вы выходили за рамки своих должностных обязанностей, чтобы лучше координировать работу на рабочем месте.

Пример: Я отвечал за надзор за региональным офисом международной транспортной компании. Я закупала офисные товары, контролировала небольшой штат административных сотрудников и планировала встречи для наших региональных руководителей. Я отчитывалась перед региональным вице-президентом о потребностях рабочего места и консультировалась по вопросам финансирования отдела.

2. Руководили ли вы ранее сотрудниками?

Офис-менеджеры часто отвечают за других административных сотрудников. Отвечая на этот вопрос, полностью объясните, в каком качестве вы руководили своими непосредственными подчиненными. Если вы ранее не руководили другими сотрудниками, используйте свой ответ, чтобы показать, как вы использовали навыки общения, взяли на себя дополнительную ответственность и продемонстрировали управленческий потенциал.

Пример: На своей предыдущей должности я руководил командой из семи административных сотрудников, включая секретарей и клерков. Я отвечал за их наем, обучение, составление графиков и руководство.

3. Почему вы хотите стать офис-менеджером?

Интервьюеры хотят понять мотивы, побудившие вас подать заявку на эту работу. Хорошие ответы на этот вопрос подразумевают объяснение того, почему вы стремитесь к большей ответственности или почему вы считаете, что ваши навыки делают вас отличным кандидатом. Это позволит вам продемонстрировать положительные черты характера и подчеркнуть свои навыки.

Пример: Я хочу стать офис-менеджером в этой компании, потому что я пять лет проработала административным помощником и хочу перейти на следующий уровень . За это время я приобрел навыки и техническую подготовку, необходимые для выполнения управленческой роли, и я хочу использовать эти способности.

4. Почему вы хотите работать здесь на этой должности?

Этот вопрос проверяет ваши знания о компании, в которую вы претендуете на работу, а также ваше понимание должностной инструкции офис-менеджера. Чтобы правильно ответить на этот вопрос, проведите исследование компании и команды до собеседования.

Пример: Я заинтересован в этой должности в вашей компании из-за характера вашей отрасли. Ваше издание - уважаемый журнал о кулинарном искусстве, а я увлекаюсь кулинарией. Эта страсть наряду с моим обширным административным опытом послужили стимулом для подачи заявления на эту должность.

5. Каковы ваши самые сильные навыки на рабочем месте?

Менеджеры по найму задают этот вопрос, чтобы узнать о ваших пристрастиях на рабочем месте и степени развития различных навыков. Отвечая на этот вопрос, продемонстрируйте навыки, относящиеся к управлению офисом, чтобы подчеркнуть, почему вы являетесь лучшим кандидатом на эту должность.

Пример: Своими самыми сильными навыками я бы считал коммуникативные способности и обширные математические знания. На протяжении всего обучения в школе я преуспевал в математике, а на предыдущих должностях меня хвалили за способность эффективно и с сочувствием общаться с коллегами.

6. Каковы ваши самые слабые навыки на рабочем месте?

При ответе на вопрос о том, каковы ваши самые слабые навыки, полезно сосредоточиться на слабых сторонах, которые не будут негативно влиять на основные обязанности роли, на которую вы претендуете. Вы можете показать, как вы сейчас тренируетесь, чтобы стать более способным в этих областях. Хорошая стратегия - быть честным и показать, что вы работаете над преодолением этих недостатков.

Пример: Своими самыми слабыми навыками я бы считал владение информационными технологиями и исследовательские навыки. В настоящее время я прохожу несколько онлайн-курсов по сертификации в области информационных технологий, чтобы преодолеть это ограничение . Я также начал личный исследовательский проект в свободное время, чтобы расширить свои знания о сетевых исследовательских ресурсах.

7. Что отличает вас от других кандидатов?

Это распространенный вопрос, который интервьюеры используют, чтобы получить информацию, которой может не быть в вашем резюме или сопроводительном письме. Вы можете рассказать о своем опыте, имеющем большое значение, или подумать о тех аспектах ваших навыков, опыта или личности, которые, по вашему мнению, делают вас по-настоящему уникальным. Отвечая на этот вопрос, расскажите интервьюерам не только о том, в чем заключается эта уникальная черта, но и о том, как она применима к работе офис-менеджера.

Пример: Я думаю, что то, что действительно отличает меня от других кандидатов, - это мои обширные знания в области химического машиностроения . До того как стать офис-менеджером, я изучала химическое машиностроение в колледже. Я думаю, что эти знания помогут мне преуспеть в качестве офис-менеджера в вашем бизнесе по поставке химических добавок.

8. Почему вы ушли с предыдущего места работы?

Интервьюеры часто интересуются, почему вы ушли или планируете уйти с предыдущего места работы. Иногда люди уходят с работы из-за проблем на рабочем месте или личных проблем и других негативных аспектов. Даже в этом случае всегда отвечайте на вопрос в позитивном ключе. Подумайте, ищете ли вы стабильности в карьере, возможности роста или потенциал для освоения нового набора навыков.

Пример: Я покидаю свою нынешнюю должность, потому что в компании нет никаких возможностей для дальнейшего карьерного роста . Я надеюсь, что, придя в вашу компанию, я смогу улучшить свои навыки, которые я развивал в течение последних 10 лет, и в конечном итоге вырасти до руководящей должности.

9. Есть ли у вас опыт работы с поставщиками и клиентами?

Управление офисом часто требует закупки канцелярских товаров и оборудования через поставщиков, а также контактов с подрядчиками и клиентами. Ответ на этот вопрос может включать в себя демонстрацию вашей способности работать и общаться с такими типами людей. Вы также можете подчеркнуть свои способности к составлению расписания и логистике.

Пример: На своей предыдущей должности я отвечал за заказ канцелярских товаров через двух основных поставщиков: компанию по поставке бумажной продукции и поставщика сухих товаров . Я также занимался планированием встреч с клиентами для команды из пяти юристов. Из-за постоянно меняющихся пакетов программного обеспечения, которые мы использовали, я регулярно планировал ИТ-поддержку в рабочее и нерабочее время.

10. Приходилось ли вам когда-нибудь преодолевать ошибки в планировании?

Интервьюеры задают этот вопрос, чтобы оценить ваши способности к решению проблем и составлению расписания. Ответ на этот вопрос предполагает честность при описании того, как произошла ошибка. Что еще более важно, вы можете подробно описать, как вы исправили ошибку и какие новые правила вы внедрили для предотвращения дальнейших проблем. Ответ на этот вопрос может произвести положительное впечатление на интервьюеров, поскольку опыт обучения, который улучшил работу, может произвести впечатление на интервьюеров.

Пример: Я отвечал за контроль над командой из пяти административных специалистов и планирование встреч для трех руководителей компании. Как правило, все звонки о встречах проходили через мой стол, но один из административных специалистов получил звонок от клиента и по ошибке назначил встречу, в то время как к руководителю уже приходил клиент. Я лично извинился перед вторым клиентом, перенес встречу и разработал общекорпоративный календарь для предотвращения дальнейших проблем.

11. Каковы ваши цели на будущее?

= Отвечая на этот вопрос, расскажите о своих личных и профессиональных планах и о том, как они связаны с данной ролью. Хорошо ответить на этот вопрос таким образом, чтобы показать стремление и приверженность делу. Вы можете обсудить, как получение работы у этого работодателя может помочь вам реализовать ваши личные цели или продвинуться по карьерной лестнице.

Пример: Если меня возьмут на эту должность, я надеюсь получить дальнейший опыт работы в этой области, чтобы в конечном итоге перейти на руководящую должность . Мои долгосрочные цели - стать экспертом в данной области, а также наставлять людей на начальных должностях.

12. Какой у вас опыт в ведении бухгалтерского учета?

Бухгалтерские и канцелярские способности кандидатов важны для тех, кто нанимает на эту должность. Отвечая на этот вопрос, опишите обширный опыт работы, включающий такие аспекты бухгалтерского учета, как закупки, отслеживание заказов и платежей, а также владение необходимыми компьютерными программами.

Пример: В связи с моей последней ролью у меня большой опыт заказа и складирования канцелярских товаров через различных поставщиков . Я отвечала за управление и отслеживание средств, выделенных моему отделу, и контроль логистики для обеспечения своевременной доставки. Я лично расплачивался с нашими поставщиками как наличными, так и с помощью корпоративной карты. Благодаря моей оптимизированной системе отслеживания, наш рабочий процесс бухгалтерского учета позволил нашей команде делать все соответствующие записи на 12% быстрее, чем при использовании предыдущего рабочего процесса.