Средства коммуникации: 5 типов (плюс выбор правильного)

Описание изображения

Человек, окруженный исследовательскими материалами, сидит на диване у себя дома, изучая экран своего ноутбука.

Общение необходимо на рабочем месте. Знание правильного канала для выражения своего сообщения отдельным людям или группам может помочь вам общаться более эффективно. Использование правильного средства для передачи вашего сообщения позволяет вам связаться с нужными людьми и тем способом, который наилучшим образом отвечает вашим целям.

В этой статье мы определим, что такое средство коммуникации, обсудим, почему они важны, и предоставим обзор пяти различных средств коммуникации, а также советы о том, как выбрать правильное средство для вашего сообщения.

Что такое средство коммуникации?

Средство коммуникации - это система или канал, через который оратор или писатель обращается к своей аудитории. Это средство, которое отправитель использует для выражения смысла своей аудитории, и оно может включать письменные, вербальные или невербальные элементы.

Средство коммуникации может быть как виртуальным, так и физическим. Она может содержать более одного элемента или типа коммуникации, и может быть адресована как отдельному человеку, так и группе людей. Некоторые средства коммуникации могут подчеркивать прямоту, в то время как другие могут быть более гибкими и позволять аудитории самостоятельно интерпретировать сообщение оратора.

Выбор правильного типа носителя

Выбор правильного средства коммуникации важен для того, чтобы ваше сообщение дошло до целевой аудитории и чтобы аудитория точно поняла цель и смысл вашего сообщения. Когда вы выбираете правильное средство, получатель с большей вероятностью прочитает, услышит или увидит ваше заявление и поймет, что вы хотите сказать.

Например, встреча с человеком для личной беседы может гарантировать, что он получит ваше сообщение и сможет задать вопросы для прояснения ситуации. Для сравнения, отправка электронного письма может быть лучше для менее срочного общения или если вы общаетесь с кем-то удаленно.

Типы средств коммуникации

Вот несколько распространенных типов средств коммуникации с учетом того, как использовать их на рабочем месте:

1. Общение лицом к лицу

Одним из наиболее распространенных видов общения на рабочем месте является общение лицом к лицу. Это предполагает непосредственное общение между двумя или более людьми, обычно в разговоре друг с другом. Оно также может включать в себя не разговорное, личное общение, например, выступление докладчика на конференции с аудиторией профессионалов.

При личном общении лицом к лицу для передачи сообщения обычно используются как вербальные, так и невербальные средства выражения. Ораторы излагают свое сообщение и могут использовать жесты и другие невербальные сигналы, чтобы подчеркнуть смысл и намерения. Слушатели получают и обрабатывают сообщение в тот момент, когда его передает говорящий, и могут немедленно ответить на него своими мыслями и вопросами.

Преимуществом этого стиля общения является его оперативность. В разговоре могут участвовать все стороны. Это позволяет на равных обмениваться идеями без необходимости ждать ответа.

При личном общении можно больше использовать невербальные сигналы, чем при других видах общения. Например, может быть легче увидеть и интерпретировать невербальные сигналы собеседника, когда он говорит лицом к лицу в физической обстановке, а не через виртуальный канал, например, видеоконференцию.

2. Виртуальная удаленная связь

Удаленное общение обычно подразумевает использование технологии для отправки сообщения человеку, находящемуся в другом месте. Существует несколько типов методов удаленного общения, включая письменные, устные и визуальные.

Например, одним из распространенных видов удаленного общения на рабочем месте является электронная почта. Отправка электронного письма клиенту или другому сотруднику вашей организации - это простой и быстрый способ связаться с кем-то удаленно. Другие варианты удаленного общения включают проведение видеоконференции или телефонный звонок, отправку текстового или мгновенного сообщения, использование пейджера или переговорного устройства.

Удаленное общение - это отличный способ связаться с теми, кто работает не там, где вы находитесь. Эта форма общения часто менее формальна, чем личная встреча, хотя некоторые могут использовать видеоконференции вместо личных встреч для более формальных разговоров, требующих удаленного общения.

Например, работодатель может организовать видеоконференцию с кандидатом на работу, чтобы провести дистанционное собеседование вместо очного.

3. Письменная коммуникация

Хотя письменное общение менее распространено в связи с развитием технологий, оно все еще может играть важную роль на рабочем месте. Эта форма коммуникации предполагает физическое написание записок, писем и служебных записок. Письменное общение может быть формальным или неформальным, в зависимости от контекста.

Например, записка, написанная от руки в качестве напоминания коллеге, может быть неформальным стилем общения. Примером формальной письменной переписки может быть рукописная открытка, написанная от руки, чтобы поблагодарить коллегу за поддержку. Подобно виртуальному удаленному общению, письменное общение предполагает меньшую непосредственность, чем общение лицом к лицу.

4. Общение в социальных сетях

Общение в социальных сетях на рабочем месте чаще всего используется для продвижения сообщений внешним потребителям, а не внутренним сотрудникам. Многие компании используют социальные сети для связи со своими целевыми потребителями посредством рекламы и промо-акций.

Социальные сети могут быть отличным способом для компаний привлечь внимание клиентов, и они могут сочетать в себе различные средства коммуникации. Например, некоторые платформы поддерживают визуальный контент, такой как фотографии, в то время как другие делают акцент на видеосвязи. Большинство платформ позволяют пользователям взаимодействовать в личных или публичных чатах, что может обеспечить общение между двумя или более участниками.

Некоторые компании или рабочие группы могут использовать социальные сети для внутренних целей. Например, ваша рабочая команда может использовать платформу мгновенного обмена сообщениями, чтобы быстро отправлять сообщения коллегам.

Другие могут использовать профессиональные платформы социальных сетей для общения с потенциальными деловыми партнерами. Хотя сообщения в социальных сетях обычно менее формальны, чем другие виды сообщений, они могут быть удобным способом общения с аудиторией.

5. Невербальная коммуникация

Помимо устного и письменного общения, невербальные сигналы могут помочь вам донести свою мысль до аудитории. Осознание того, как невербальные сигналы, такие как тон и жесты, влияют на ваше общение, может помочь вам использовать эти элементы для лучшего самовыражения слушателей.

Часто люди подают невербальные сигналы подсознательно, когда разговаривают с другим человеком, но изучение этих сигналов и того, как они выражают ваши идеи и чувства, может помочь вам использовать их для улучшения вашего общения.

Поскольку невербальные сигналы зависят от жестов и мимики, например, улыбки, их бывает трудно передать с помощью некоторых средств коммуникации. При разговоре по телефону или отправке письменной корреспонденции вам может понадобиться учесть отсутствие невербальных сигналов, чтобы убедиться, что ваша аудитория четко понимает ваше сообщение.

При личном общении с кем-либо, будьте внимательны к невербальным сигналам и используйте их, чтобы улучшить ясность вашего общения или произвести правильное впечатление на аудиторию.

Советы по выбору средства коммуникации

Вот некоторые моменты, которые следует учитывать при выборе подходящего средства коммуникации:

Срочность

Учитывайте срочность вашего сообщения и вероятность того, что аудитория получит и отреагирует на ваше сообщение в зависимости от средства коммуникации. Например, если вы пытаетесь связаться с членом команды в нерабочее время, он, скорее всего, ответит на телефонный звонок, чем на электронное письмо.

Письменные формы общения обладают меньшей непосредственностью, чем личные беседы. Аудитория может не сразу реагировать на письменные формы общения, в то время как в разговоре реагировать сразу более естественно.

Формальность

Некоторые виды общения могут быть более формальными, чем другие. В то время как электронные письма обычно носят неформальный или полуформальный характер, письмо, написанное от руки, обычно очень формально. Когда вы тратите время на написание письма, это свидетельствует о дополнительных усилиях и внимании, которых не требуют другие средства коммуникации.

Для сравнения, отправка текстового сообщения или мгновенного сообщения через социальную медиа-платформу компании является весьма неформальной. Некоторые личные встречи более формальны, чем другие. Если разговор с коллегой в комнате отдыха является неформальным, то назначение личной встречи, как правило, более формально, поскольку требует планирования.

Цель

Знание цели вашего сообщения также поможет вам выбрать правильное средство коммуникации. При общении с аудиторией вы можете захотеть проинформировать, выразить, повлиять, направить или обратиться с просьбой. В других ситуациях вы можете задавать вопросы или ожидать ответа от вашей аудитории.

В зависимости от ваших намерений, вы можете выбрать другое средство коммуникации. Например, вы можете выбрать очную презентацию для обучения группы новых сотрудников, чтобы охватить большую аудиторию и одновременно предоставить участникам возможность задать вопросы.

Отношения

Ваши отношения с аудиторией могут повлиять на то, какой тип средства коммуникации будет наиболее эффективным. Метод коммуникации, который вы используете для общения с работодателем, может отличаться от метода, используемого для общения с коллегами по работе.

Поскольку у этих аудиторий разные отношения с вами, адаптация средств коммуникации в соответствии с их потребностями и ожиданиями позволит вам общаться эффективно. Задавая вопрос своему работодателю, вы можете отправить полуформальное электронное письмо, в то время как для связи с коллегой вы можете использовать неформальное сообщение в чате.

Доступность

Рассмотрите, насколько легко ваша целевая аудитория сможет получить доступ к вашему сообщению, исходя из выбранного вами средства коммуникации. Некоторые аудитории могут легче воспринять ваше сообщение при удаленном общении, в то время как другие могут предпочесть личное общение. Если вы работаете в компании с большим количеством удаленных сотрудников и клиентов, проведение личных встреч может оказаться невозможным.

Для сравнения, если вы работаете с небольшой командой, возможно, будет быстрее провести импровизированную личную встречу, чем отправлять сообщения по электронной почте или назначать видеоконференцию. Если вы учитываете потребности вашей аудитории в доступности, вы можете повысить вероятность того, что ваша аудитория получит ваше сообщение.

Тип информации

Некоторые виды информации легче выразить с помощью определенных средств коммуникации. Например, когда вы делитесь данными со своей аудиторией, наличие визуальных ссылок может поддержать вашу коммуникацию.

Диаграммы и графики облегчают восприятие данных вашей аудиторией, поэтому при обсуждении закономерностей данных вы можете выбрать средство коммуникации, позволяющее включать визуальные образы.

Для информации, которая может понадобиться позже, наличие письменного отчета может помочь вам сохранить эту информацию. Вы можете предпочесть использовать электронную почту или письменную памятку для разговоров, которые вы хотите задокументировать.