Автоматические ответы, или как их еще называют, ответы вне офиса (OOO), могут стать настоящим спасением в различных рабочих ситуациях. Они позволяют оповестить всех, что вы временно недоступны, и избежать лишних ожиданий ответа.
Что такое ответ вне офиса?
Это автоматическое сообщение, отправляемое в ответ на входящие электронные письма. Оно может быть настроено для разных случаев: отпуск, болезнь, командировка, участие в конференции и т.д.
Как настроить ответ вне офиса в Outlook?
- Откройте меню Файл.
- Выберите Автоматические ответы.
- Укажите период времени, когда ответ должен быть активен.
- Составьте текст ответа.
- Определите, кому вы хотите отправлять ответ:
- Внутри моей организации - только коллегам.
- Вне моей организации - всем отправителям, в том числе клиентам.
- Только мои контакты - ограниченный круг лиц из вашего списка контактов.
- Сохраните настройки.
Когда использовать ответ вне офиса?
- Отпуск: Отправьте сообщение, что вы в отпуске, и укажите дату возвращения. Можно также указать контактную информацию для срочных дел.
- Болезнь: Уведомьте о том, что вы на больничном, и укажите, как связаться с вами в случае необходимости.
- Командировка: Сообщите, что вы в командировке, и укажите время вашего возвращения.
- Конференция: Сообщите, что вы на конференции, и укажите, как с вами связаться в случае необходимости.
Примеры ответов вне офиса:
Отпуск:
Я нахожусь в отпуске до [дата]. Пожалуйста, направляйте срочные вопросы [имя коллеги] по адресу [email].
Возвращаюсь [дата].
Болезнь:
Я нахожусь на больничном до [дата]. Пожалуйста, направляйте срочные вопросы [имя коллеги] по адресу [email].
Командировка:
Я нахожусь в командировке до [дата]. Пожалуйста, направляйте срочные вопросы [имя коллеги] по адресу [email].
Конференция:
Я нахожусь на конференции с [дата] по [дата]. Пожалуйста, направляйте срочные вопросы [имя коллеги] по адресу [email].
Важно!
- Используйте ясный и лаконичный язык.
- Указывайте конкретную информацию о времени вашего возвращения.
- Не забывайте отключить ответ вне офиса после возвращения.
Правильное использование ответов вне офиса позволит вам не отвлекаться на сообщения, а успешно сочетать работу с личной жизнью.
- indeed.com
Поделиться
