Если ваша компания ликвидируется путем слияния с другой компанией, личные дела сотрудников, которые переводятся в новую организацию, передаются в отдел кадров (или административный отдел) этой новой компании.
Если же сотрудники увольняются без перевода, их личные дела нужно оформить в соответствии с архивным законодательством и передать на хранение в территориальный архивный отдел по месту регистрации ликвидируемой компании.
Основные требования к оформлению личных дел для архива:
- Полное оформление: для дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
- Частичное оформление: для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Полное оформление включает:
- Подшивку или переплет дела.
- Нумерацию листов.
- Составление листа-заверителя.
- Составление внутренней описи документов.
- Уточнение реквизитов на обложке дела (название организации, регистрационный индекс, крайние даты, заголовок).
Дополнительные требования:
- Документы подшиваются на 4 прокола в твердую обложку.
- Металлические скрепления удаляются.
- Дела постоянного хранения хранятся в закрытых папках или коробках.
- Невостребованные личные документы (трудовые книжки, военные билеты) вкладываются в конверт и подшиваются в дело.
- Листы нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу.
- Внутренняя опись документов составляется для учета особо ценных документов, личных дел, судебных дел и т.д.
Изменения в составе документов дела (изъятия, включения, замена копиями) отражаются в графе Примечания с ссылками на соответствующие акты.
Важно: соблюдение этих требований поможет обеспечить сохранность личных дел уволенных сотрудников и упростит их поиск в будущем.
Поделиться
