Как создать шаблон заказа на поставку в Microsoft Excel

Заказы на поставку - это деловые документы, в которых говорится о намерении приобрести определенное количество продукции, товаров или услуг. Использование шаблонов может помочь вам написать эти документы быстро и эффективно. Если вы отвечаете за создание заказов на поставку для компании, знание того, как их составлять с помощью распространенного программного обеспечения, также может помочь вам успешно выполнить свои обязанности. В этой статье мы объясним, что такое заказ на поставку, рассмотрим типы, которые вы можете сделать, опишем, как создать шаблон заказа на поставку в Excel, и перечислим советы по их эффективному использованию.

Что такое заказ на поставку?

Заказ на поставку (PO) - это документ, который компания отправляет другому предприятию, предоставляющему ей услуги, программы или товары. Счет-фактура служит подтверждением того, что другая компания планирует совершить покупку. Этот документ становится юридически обязывающим, как только продавец принимает ДО, то есть покупатель обещает приобрести товар, а продавец - выполнить заказ. Существует несколько различных типов заказов на поставку, которые может создавать компания, включая стандартные заказы на поставку (PO), плановые заказы на поставку (PPO), заказы на поставку по контракту (CPO) и бланкетные заказы на поставку (BPO).

ДО позволяют компаниям регистрировать различные деловые соглашения и сделки. Как правило, счет-фактура включает в себя подробную информацию о заказе, чтобы сделка была максимально четко детализирована. Для этого заказы на поставку обычно включают следующие компоненты и информацию:

• Дата покупки

• Название продукта

• Количество каждого необходимого продукта или товара

• Код SKU продукта

• Номера моделей продуктов

• Условия оплаты товара, предложенные продавцом или покупателем

• Адрес выставления счета для компании, приобретающей продукт

• адрес доставки для компании, приобретающей товар

• Адрес выставления счета для продавца

• Адрес доставки продавца

• Номер заказа на поставку для записей продавца

Какие типы шаблонов заказов на поставку можно создать в Excel?

Вы можете составить различные шаблоны заказов на поставку, чтобы наилучшим образом удовлетворить потребности компании, в которой вы работаете, включая следующие:

Стандартные шаблоны заказов на поставку

Стандартный заказ на поставку - это обычный, общий заказ на поставку, для которого можно создать шаблон с помощью Excel. Когда в сделке участвует множество установленных, жестких требований, компания обычно использует стандартный заказ на покупку для его регистрации. Этот тип заказа на покупку часто включает в себя подробную информацию о разовых покупках. Компания может также использовать его в ситуациях, когда в сделку вовлечено много данных. Этот тип PO включает все компоненты, такие как дата покупки и название продукта.

Шаблоны плановых заказов на поставку

Вы можете создать шаблон планового заказа на покупку, когда нет установленной даты, когда покупатель может ожидать получения приобретенных товаров или услуг от продавца. Этот тип PO включает все компоненты стандартного заказа на поставку, за исключением информации о доставке, такой как адрес доставки и дата, когда покупатель может ожидать получения товаров или услуг.

Компания может использовать этот тип PO, когда она не уверена в том, когда или где ей потребуется товар или услуга, но знает, что покупка необходима для будущего использования. Как только компания подтверждает информацию о поставке, она может создать документ, называемый релизом, который включает необходимые детали поставки.

Шаблоны бланкетных заказов на поставку

Шаблон бланкетного заказа на покупку - это тип шаблона заказа на покупку, который компания может использовать, когда у нее есть постоянные заказы. Как и PPO, BPO включает в себя всю типичную информацию PO, за исключением деталей поставки. БПО также исключает любую информацию о точном количестве товаров, услуг или продуктов, которые компания намерена заказать. В некоторых случаях компания также опускает цены товаров в заказе на покупку, хотя может включить названия типов товаров, которые она планирует приобрести.

Как только компания определяет количество необходимых ей товаров, услуг или продуктов, она создает второй документ, называемый бланкетным релизом, в котором подробно описываются места, время, качество и предметы поставки.

Шаблоны заказов на покупку по контракту

Шаблон контрактного заказа на покупку - это простая ссылка на юридически обязательные условия для некоторых покупок товаров, продуктов или услуг. Как и BPO, CPO исключает детали доставки и количество товаров или услуг, которые покупатель приобретает. В нем также отсутствует перечень наименований товаров, услуг или продуктов, которые компания намерена приобрести.

Единственная подтвержденная часть информации, которую включает CPO, - это набор условий, требований и сроков, связанных с будущими заказами на поставку, которые компания планирует сделать. Как правило, компания использует этот тип шаблона PO, когда она ожидает возникновения долгосрочных соглашений о закупках.

Как создать шаблон заказа на поставку в Excel

Вот пошаговое руководство по созданию шаблона заказа на поставку в Excel:

1. Перейдите к приложению Excel на вашем компьютере или воспользуйтесь онлайн-версией.

2. Откройте пустую таблицу Excel.

3. Нажмите на кнопку Новый вкладка в левом верхнем углу программного обеспечения.

4. Выберите Заказы на поставку выберите вариант из появившегося списка.

5. Нажмите на шаблон, соответствующий типу PO, который вы планируете создать.

Если вы хотите создать новый шаблон, вы также можете выбрать шаблон бланка опция и добавление деталей, которые соответствуют типу PO, который вы составляете. Вы можете использовать этот метод, чтобы создать шаблон для PO, CPO, BPO или PPO.

Советы по использованию шаблонов заказов на поставку в Excel

Рассмотрим эти полезные советы при использовании шаблонов заказов на поставку в Excel:

• Используйте основные элементы дизайна: Чтобы обеспечить четкое представление всей информации о заказе на поставку, важно сохранить базовый дизайн шаблона, используя один шрифт и один цвет, например, черный.

• Стремитесь к повторному использованию шаблонов: Возможность повторного использования шаблонов ДО, сделав их как можно более общими, поможет вам сэкономить время и усилия в будущем, когда потребуется заполнить новые ДО.

• Будьте проще: Максимально простые шаблоны заказов на поставку помогут вам обеспечить простоту их заполнения и чтения.

Обратите внимание, что ни одна из организаций, упомянутых в этой статье, не связана с Indeed.