Как сделать встречи продуктивными: 3 лучших способа

Все не любят собраний. Когда люди получают возможность работать из дома, они в один голос твердят, что эффективность их труда намного выше, потому что они не должны ходить на совещания. Посетив тысячи рабочих встреч, я могу сказать, что все присутствующие в течение получаса настраиваются на тематику собрания, но, при этом, они временно теряют способность мыслить творчески.

Но все мы много работаем вместе. Нам нужна коллективная мудрость наших коллег, чтобы найти новые идеи и выработать свежие направления. Итак, как можно сделать эти встречи более продуктивными?

1. Встаньте

Рабочие собрания, как правила, занимают много времени. Многие знают, что они длятся около двух часов, поэтому никто не спешит думать и предлагать решения, чтобы двигаться дальше. Хотите избавиться от этой тенденции – не позволяйте людям садиться. Если вы стоите, то вы готовы в любую минуту, получив необходимые ответы на вопросы, сорваться с места и «ринуться в бой». Я сама проводила такие собрания. Мы встречались для координации действий внутри команды и решения всех остальных насущных вопросов. Эти встречи никогда не длились более 30 минут.

2. Сделайте свою домашнюю работу

Все мы рассчитываем на медленное течение собрания, чтобы получить время на подготовку материала (доклада) – то, что мы должны были сделать заранее. Если вы хотите искоренить такое поведение, дайте понять с самого начала, что вы не готовы тратить время зря, и все, что нужно сделать до встречи, должно быть сделано до встречи. Каждый должен приходить уже подготовленным, выполнив свою домашнюю работу. После первого такого собрания всем всё станет ясно.

3. Создавайте «живые» повестки дня

Вопросы повестки дня позволяют многим «поспать», когда начинается обсуждения того, что их не интересует. Чтобы предотвратить это, создавайте актуальные темы на ходу. Начинайте собрания с перечисления вопросов, которые должны быть рассмотрены, а затем приступайте к их решению в том порядке, который кажется наиболее актуальным. Когда никто из присутствующих не знает, что будет дальше, то все будут внимательно следить за всем происходящим.

Когда я присутствовала на собраниях в роли консультанта, я подсчитывала стоимость этих совещаний. Я умножала почасовую ставку каждого работника на часы, которые мы проводили вместе. Во многих компаниях каждый час обходился в тысячи долларов. Это научило меня ценить время и излагать свои мысли ясно и кратко.

Первая публикация: 2012-10-02